So organisierst du einen Weihnachtsmarkt
Ein Weihnachtsmarkt braucht zuerst einen belastbaren Ablaufplan: Termin und Ort festlegen, Genehmigungen prüfen und die Stromversorgung klären. Danach folgen Standbetreiber, Standplätze, Anmeldungen und Lieferungen. Plane früh genug, damit Marktstände, Zelte, Beleuchtung und Geschirr nicht erst kurz vor dem Aufbau gesucht werden. In den letzten Tagen geht es um haltbare Vorräte, gekühlte Getränke, Heißgetränke, Snacks und einen klaren Helferplan für den Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Standbetreiber registrieren
- 6
Standplätze einteilen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbeplakate erstellen
- 9
Plakate verteilen
3 Personen
- 10
Veranstaltung online veröffentlichen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen
- 14
Elektrogeräte inventarisieren
- 15
Materialreservierungen erstellen
- 16
Drehbuch ausdrucken
- 17
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 18
Kontaktliste der Freiwilligen teilen
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Heißgetränk vorbereiten
3 Personen
- 26
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
- 27
Gelände absperren
3 Personen
- 28
Marktstände aufbauen
6 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 34
Standbetreiber empfangen
2 Personen
- 35
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
- 36
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
- 37
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 38
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 39
Infotisch einrichten
2 Personen
- 40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 41
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 42
Besucher begrüßen
3 Personen
- 43
Informationen bereitstellen
2 Personen
- 44
Kasse bedienen
2 Personen
- 45
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 52
Weihnachtsmusik abspielen
- 53
Lichtdekoration kontrollieren
- 54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 55
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 56
Verkauf und Bar abschließen
3 Personen
- 57
Kasse sicher verstauen
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Standbetreiber beim Abbau unterstützen
6 Personen
- 59
Geschirr sammeln
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
4 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 62
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Materialien reinigen
3 Personen
- 66
Gelände fegen
3 Personen
- 67
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 68
Bestände zählen
2 Personen
- 69
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 71
Locationschlüssel zurückgeben
- 72
Fundsachen sammeln
- 73
Foto- und Werbematerial archivieren
- 74
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- DeckenAnz. 12
- StandgewichteAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- TablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- SuppenschalenAnz. 80
- ServiettenhalterAnz. 12
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 20
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtssterneAnz. 12
- TischdekorationAnz. 12
- Krippe
- Weihnachtsmannkostüm
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 20
- BatterielaternenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SuppenkesselAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- KassenboxenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- SackkarrenAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 12
- KegelAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- InfotafelnAnz. 4
- PreisschilderAnz. 60
- KlemmbretterAnz. 6
- StiftesetsAnz. 6
- KlebebandAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- SeilAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- ZangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesenAnz. 4
- BlechdosenAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsspenderAnz. 4
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen und Stromanschlüsse mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Besonders Heizgeräte, Kaffeemaschinen und andere Elektrogeräte können mehr Anschlüsse benötigen, als der Veranstaltungsort bereitstellt.
- Teile die Standplätze erst ein, nachdem du die Standbetreiber und ihre benötigten Geräte erfasst hast. Plane zusätzlich Wege für Lieferungen sowie ausreichend Abstand zwischen Marktständen, Zelten und Stehtischen ein.
- Sammle Ernährungswünsche und Verkaufsangebote spätestens 2 Wochen vorher. So kannst du Snacks, Suppenschalen, Teller und passende Servierutensilien gezielt einplanen, statt am Vortag nachzukaufen.
- Erstelle den Freiwilligenplan mit Schichten von 2 bis 3 Stunden und teile die Kontaktliste spätestens 3 Tage vorher. Weise dabei nicht nur Aufbau und Verkauf, sondern auch Nachfüllen, Müll und den Abbau zu.
- Bereite Heißgetränke erst am Veranstaltungstag vor, kühle Getränke jedoch mindestens einige Stunden vorher. Sortiere Weihnachtsdekoration, Lichterketten, LED-Lampen und Batterielaternen nach Einsatzort, damit der Aufbau nicht mit der Suche nach Material beginnt.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Stromprüfung. Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Plane pro gleichzeitig besetztem Stand mindestens 2 Personen ein und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Nachschub und Abbau. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden bleibt die Belastung überschaubar.
- Wann sollte man die Weihnachtsmarkt-Stände einteilen?
- Teile die Standplätze ungefähr 3 bis 4 Wochen vorher ein, sobald Angebote, Maße und Elektrogeräte der Betreiber bekannt sind. Die endgültige Einteilung solltest du 7 Tage vorher an alle Beteiligten schicken.
- Wie viel Geschirr und Getränke braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Rechne beim Geschirr mit etwa 1,5 bis 2 Teilen pro erwarteter Person, wenn du nicht durchgehend spülen kannst. Für das erste Veranstaltungsstunde sind 2 bis 3 Getränke pro Person ein sinnvoller Startwert; danach füllst du anhand des tatsächlichen Verbrauchs nach.
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