Zo organiseer je een foodtruckfestival zonder planningsgaten

Begin niet met het programma, maar met datum, locatie, vergunningen en de technische mogelijkheden van het terrein. Daarna leg je foodtruckafspraken vast, bepaal je de bezoekerscapaciteit en maak je een plattegrond met eetplekken, stroompunten en looproutes. Verzamel dieetwensen op tijd en zet alle afspraken in één draaiboek. De laatste week draait vooral om bevestigen: controleer het weer, deel bezoekersinformatie en bespreek de ontvangst van elke foodtruck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Foodtrucks selecteren
2 personen
4
Foodtruckafspraken vastleggen
2 personen
5
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
6
Plattegrond maken
2 personen
7
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Evenement online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Leveranciers informeren
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Taken verdelen
2 personen
17
Draaiboek afronden
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Foodtrucks bevestigen
2 personen
20
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
21
Dieetoverzicht delen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Materialen sorteren
3 personen

Event

25
Foodtrucks ontvangen
3 personen
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Afzettingen plaatsen
3 personen
28
Foodtruckplaatsen markeren
3 personen
29
Stroompunten controleren
2 personen
30
Tenten opbouwen
5 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Buffertafels opstellen
2 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Lichtverlichting ophangen
3 personen
35
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
36
Welkomstbalie inrichten
2 personen
37
Menuborden plaatsen
3 personen
38
Koelboxen vullen
2 personen
39
Koffiehoek inrichten
2 personen
40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
41
Eetplekken schoonmaken
2 personen
42
Foodtrucks laten proefdraaien
3 personen
43
Allergeneninformatie controleren
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen
45
Aanmeldingen controleren
2 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Informatie verstrekken
2 personen
48
Eetplekken schoonhouden
3 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Voorraad controleren
2 personen
55
Foodtruckvragen beantwoorden
2 personen
56
Verlichting inschakelen
57
Laatste bestelronde aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Tenten afbreken
5 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
5 personen
65
Materialen drogen
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Koelboxen legen
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Verloren voorwerpen verzamelen
72
Locatie vrijgeven
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Picknicktafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 6
Balietafelsaantal 2
Kleedjesaantal 12

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Batterijlampenaantal 12
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 2
Voorraadbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Servettenhoudersaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Menubordstandaardsaantal 10
Krijtbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Thermosbekersaantal 80
Voorraadkrattenaantal 20
Allergenenkaartenaantal 20
Prijskaartjesaantal 40
Menubordhoezenaantal 12
Servettenbakkenaantal 12

Inrichting

Dranghekkenaantal 20
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Kabelbruggenaantal 8
Grondankersaantal 24
Haringenaantal 40
Spanbandenaantal 12
Touwaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Handkarrenaantal 3
Paraplubakkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Polsbandjesaantal 600
Bezoekersstickersaantal 600
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Contantgeldkistjesaantal 4
Wisselgeldbakkenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Sleutelhangersaantal 8

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 6
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 8

Gereedschap

Hameraantal 4
Schroevendraaiersaantal 4
Steeksleutelsaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 2

Tips

Inventariseer de stroombehoefte per foodtruck voordat je de plattegrond definitief maakt. Plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels zo dat kabels geen looproutes kruisen; wijs per aansluiting een verantwoordelijke aan.
Leg foodtruckafspraken uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf schriftelijk vast. Noteer aankomsttijd, standplaats, benodigde stroom, betaalwijze, dieetopties en wat de foodtruck zelf meeneemt.
Maak de bezoekerscapaciteit concreet voordat je tafels en stoelen huurt. Reserveer per eetzone voldoende ruimte voor statafels, picknicktafels en een wachtrij zonder dat die de route naar andere trucks blokkeert.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en deel één overzicht met alle foodtrucks. Doe dat uiterlijk 7 dagen vooraf; losse berichten op de evenementdag raken snel kwijt.
Plan de ontvangst van foodtrucks minstens 60 minuten vóór de opening. Controleer dan standplaats, stroom, betaalterminals, verlichting en eventuele koelboxen, zodat problemen niet tussen de eerste bezoekers worden opgelost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunningen, foodtrucks, stroom, inrichting, vrijwilligers en communicatie; controleer de definitieve afspraken opnieuw in de laatste 7 dagen.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Dat hangt af van het bezoekersaantal en de verwachte wachtrij, maar plan voor een klein festival meestal 3 tot 6 foodtrucks met verschillende soorten eten. Vraag elke truck vooraf naar de maximale capaciteit per uur en vergelijk die met je bezoekerspiek.
Wanneer moet je een vergunning voor een foodtruckfestival aanvragen?: Controleer de vergunningseisen direct zodra datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente en terrein, dus wacht niet tot de foodtrucks al zijn geboekt.
Hoe regel je stroom voor foodtrucks op een festival?: Vraag per foodtruck uiterlijk 4 weken vooraf het benodigde vermogen en type aansluiting op. Maak daarna één stroomplan met kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen en test alle aansluitingen vóór opening, liefst 60 minuten voordat bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.