Organiser un marché de Noël : la méthode complète

Un marché de Noël se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une fête. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants. Ensuite, verrouillez les emplacements, les besoins électriques, les livraisons et le matériel. Les dernières semaines servent à communiquer, inscrire les visiteurs et organiser les bénévoles ; les derniers jours sont réservés aux achats, aux stocks, aux boissons et au montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Enregistrer les exposants
6
Répartir les emplacements
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Créer des affiches publicitaires
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Publier l’événement en ligne
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Coordonner les livraisons avec les exposants
14
Inventorier les appareils électriques
15
Faire les réservations de matériel
16
Imprimer le déroulé
17
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
18
Partager la liste de contacts des bénévoles
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Trier les décorations de Noël
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer une boisson chaude
3 personnes
26
Tester les lumières de Noël
2 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Monter les stands de marché
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
32
Installer l'éclairage
4 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
35
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
36
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
39
Aménager le stand d’information
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Fournir les informations
2 personnes
44
Tenir la caisse
2 personnes
45
Servir des boissons chaudes
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
51
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
52
Diffuser de la musique de Noël
53
Vérifier la décoration lumineuse
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Clôturer la vente et le bar
3 personnes
57
Ranger la caisse en lieu sûr
2 personnes

Suivi

58
Faire démonter les stands
6 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Éteindre l’éclairage
2 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le matériel
3 personnes
66
Balayer le site
3 personnes
67
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
68
Compter le stock
2 personnes
69
Rendre le matériel loué
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Restituer les clés du lieu
72
Rassembler les objets trouvés
73
Archiver les photos et le matériel promotionnel
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Couverturesqté 12
Poids de standqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateauxqté 8
Thermosqté 8
Bol à soupeqté 80
Porte-serviettesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 12
Décoration de tableqté 12
Crèche de Noël
Costume de Père Noël

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Chauffes-platqté 4
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Diablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Aménagement

Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Étiquettes de prixqté 60
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Cordeqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez aussi le nombre de points d’alimentation électrique avant de confirmer les stands qui utilisent des appareils.
Contactez les exposants dès que la date est fixée et demandez leurs besoins alimentaires, électriques et de livraison dans un même formulaire. Gardez une liste à jour : les changements de dernière minute concernent souvent les horaires d’arrivée et l’espace nécessaire.
Attribuez les emplacements avant d’imprimer les affiches et le déroulé. Prévoyez les stands, tentes, tables et poids de stand selon le plan réel du site, plutôt que selon une estimation générale.
Établissez le planning des bénévoles au moins 10 jours avant le marché, avec des créneaux d’installation, d’accueil et de rangement. Partagez une liste de contacts unique afin que chacun sache qui appeler en cas de retard ou de problème électrique.
Faites les courses 1 à 2 jours avant l’événement, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille. La boisson chaude, les tasses, les thermos et les louches sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de recruter les exposants, de réserver le matériel et de communiquer l’événement.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription, puis confirmez les emplacements et les horaires de livraison 10 à 14 jours avant.
Quel matériel faut-il vérifier avant l’installation ?: Contrôlez le mobilier, les tentes, les poids de stand, les tables, les chaises et l’éclairage au moins 7 jours avant. Faites aussi l’inventaire des appareils électriques et des prises disponibles, puis notez les éléments manquants avant toute réservation.
Quand préparer les boissons et les stocks ?: Installez les stocks non périssables quelques jours avant et faites les achats frais 1 à 2 jours avant. Refroidissez les boissons la veille et préparez la boisson chaude juste avant l’ouverture pour la servir à bonne température.

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