Checklist kerstmarkt op een landgoed organiseren

Een kerstmarkt op een landgoed vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstverlichting. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over vergunningen, terreindelen, parkeren, stroom en de tijden waarop leveranciers kunnen komen. Daarna volgen de kraamhouders, het programma, de vrijwilligers en de catering. Gebruik deze checklist als werkvolgorde, zodat je niet op de laatste dag ontdekt dat een stroompunt ontbreekt of dat de kraamindeling niet past.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreindelen bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekering controleren
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Verkeers- en parkeerplan maken
2 personen
Vrijwilligers werven
Vrijwilligersrooster maken
Leveringstijden afspreken
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Decoratie en bewegwijzering maken
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen bestellen
Materialen verzamelen
3 personen
Kraamindeling markeren
3 personen
Terrein en paden controleren
2 personen
Kerstdecoratie klaarzetten
3 personen
Verse producten ontvangen
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en kabels aanleggen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kassa- en informatiepunt inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
5 personen
Warme dranken bereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamhouders naar plaatsen begeleiden
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Paden en zitplaatsen controleren
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Verlichting tussentijds controleren
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Kraamhouders informeren over afhandeling
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Partytentenaantal 4
Krukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Paraplubakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 220
Mokkenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Gasbrandersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Kabelbruggenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
Buitenlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstkransenaantal 8
Kersttakkenaantal 20
Kerststerrenaantal 12
Tafellopersaantal 20
Kerstservettenhoudersaantal 20
Sfeerlantaarnsaantal 16
Krijtbordenaantal 12
Naambordjesaantal 20
Routebordenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Aluminium schalenaantal 30

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalcontainersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de terreindelen vast: teken waar de marktkramen, partytenten, horeca, toiletten, parkeerroute en eventuele activiteiten komen. Markeer de kraamindeling vóór de opbouw, zodat kramen en verlengkabels niet ter plekke verplaatst hoeven te worden.
Regel vergunningen, meldingen en verzekering ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of het landgoed voorwaarden stelt aan open vuur, gasbranders, geluidsniveau, parkeren en het gebruik van tijdelijke tenten.
Plan leveranciers met concrete tijdvakken op de dag zelf. Spreek apart af wanneer verse boodschappen, marktkramen, drank, koelingen en andere materialen worden geleverd; zo voorkom je dat één smalle toegangsroute vastloopt.
Test stroom en verlichting vóór de markt opent. Tel het verbruik van koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudketels, koelkasten en lichtsnoeren bij elkaar op en leg stekkerdozen, verlengkabels en brandblussers op vaste punten klaar.
Maak het vrijwilligersrooster per blok van minimaal twee uur en wijs één coördinator aan voor kraamhouders, parkeren en techniek. Verzamel dieetwensen vooraf en controleer de boodschappenlijst voordat je houdbare én verse producten bestelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt op een landgoed organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel vergunningen, datum, terreinindeling en kraamhouders eerst; plan de definitieve levering, opbouw en vrijwilligersindeling in de laatste 2 tot 4 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt op een landgoed?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en kraamhouders, 2 voor parkeren en 2 voor catering en techniek per openingsblok. Bij meer dan 20 kramen of meerdere terreindelen heb je extra aanspreekpunten nodig.
Wanneer moet ik de kraamhouders voor een kerstmarkt benaderen?: Benader kraamhouders ongeveer 8 tot 12 weken vooraf en sluit de registratie uiterlijk 3 weken voor de markt. Dan kun je de kraamindeling, plattegrond, stroombehoefte en communicatie nog aanpassen.
Hoe plan ik de opbouw van een kerstmarkt op een landgoed?: Plan de opbouw minimaal 4 uur vóór opening en geef leveranciers afzonderlijke leveringstijden. Zet eerst kramen, tenten en stroomvoorziening neer, test daarna de verlichting en apparatuur en plaats pas als laatste decoratie, verse boodschappen en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.