Checkliste für einen Weihnachtsmarkt auf dem Landgut
Ein Weihnachtsmarkt auf einem Landgut braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnliches Fest: Gelände, Stände, Genehmigungen, Strom und Besucherführung müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zum Aufbau durch die wichtigsten Schritte. Plane Lieferzeiten, Helferschichten und Anmeldungen früh ein, damit am Veranstaltungstag keine Kabel, Tassen oder Feuerlöscher fehlen. Besonders bei Außenflächen solltest du Wetter, Beleuchtung und Parkwege nicht erst in der letzten Woche klären.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Geländebereiche festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Versicherung prüfen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber registrieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
Verkehrs- und Parkkonzept erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
Freiwilligenplan erstellen
Lieferzeiten abstimmen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Dekoration und Beschilderung herstellen
3 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Frische Einkäufe bestellen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Standaufteilung markieren
3 Personen
Gelände und Wege kontrollieren
2 Personen
Weihnachtsdekoration aufstellen
3 Personen
Frische Produkte entgegennehmen
2 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom und Kabel verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kassen- und Infopunkt einrichten
2 Personen
Catering vorbereiten
5 Personen
Heiße Getränke zubereiten
3 Personen
Snacks bereitstellen
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Event
Standbetreiber empfangen
2 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Geschirr einsammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Wege und Sitzplätze kontrollieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Beleuchtung zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Stände abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Standbetreiber über den Ablauf informieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 14
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- PartyzelteAnz. 4
- HockerAnz. 16
- KleiderständerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- RegenschirmbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- GläserAnz. 220
- TassenAnz. 180
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- MesserAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- LöffelAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 30
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SuppenkesselAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- GasbrennerAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KartenterminalsAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- WerkzeugkistenAnz. 2
- KabelbinderAnz. 200
- KabelbrückenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LaternenAnz. 20
- AußenlampenAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 40
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 6
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- WeihnachtszweigeAnz. 20
- WeihnachtssterneAnz. 12
- TischläuferAnz. 20
- WeihnachtsserviettenhalterAnz. 20
- StimmungslaternenAnz. 16
- KreidetafelnAnz. 12
- NamensschilderAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierschalenAnz. 20
- Servierplatten mit DeckelAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- OfenhandschuheAnz. 6
- AluminiumschalenAnz. 30
Reinigung
- PutzeimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- BesenAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- Papier-SpenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Standbetreiber und Lieferanten kontaktierst. Rechne für Genehmigungen und Meldungen mit mehreren Wochen Vorlauf und prüfe außerdem den Versicherungsschutz.
- Teile das Landgut früh in Markt-, Gastronomie-, Programm-, Park- und Sanitärbereiche ein. Markiere die Standplätze spätestens am Vortag, damit Marktstände, Klapptische, Biertische und Partyzelte ohne Rückfragen aufgestellt werden können.
- Plane Strom nicht nur für Beleuchtung ein: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Kühlschränke und Kartenterminals brauchen eigene Anschlüsse. Teste alle Verlängerungskabel und Lichterketten vor der Öffnung und halte Feuerlöscher bei Gasbrennern bereit.
- Bestätige Lieferzeiten und frische Einkäufe mindestens 48 Stunden vorher. Haltbare Lebensmittel kannst du früher beschaffen; empfindliche Ware, Kühlboxen und Kühlschränke müssen am Aufbautag kontrolliert werden.
- Erstelle den Freiwilligenplan mit festen Schichten und Zuständigkeiten. Besetze Aufbau, Einlass, Besucherinformation, Nachschub und Abbau jeweils mit mindestens einer verantwortlichen Person und erfasse Ernährungswünsche vor der Bestellung.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt auf einem Landgut planen?
- Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher. Genehmigungen, Versicherungsprüfung, Reservierungen und die Suche nach Standbetreibern brauchen meist mehr Zeit als der eigentliche Aufbau.
- Wie viele Marktstände braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?
- Eine feste Zahl gibt es nicht; entscheidend sind Fläche und Besucherzahl. Plane die Standaufteilung mindestens zwei bis vier Wochen vorher und lasse zwischen den Ständen ausreichend breite Wege für Besucher und Lieferungen.
- Wann sollte man Strom und Beleuchtung für den Weihnachtsmarkt testen?
- Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch. Prüfe dabei Anschlüsse, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Warmhaltebehälter, Kühleinrichtungen und alle Lichterketten unter realistischen Bedingungen.
- Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt erledigen?
- Markiere die Standflächen, kontrolliere Mobiliar und Ausstattung, stelle Beschilderung und Lageplan bereit und bestätige die Lieferzeiten. Außerdem sollten Helferschichten, Parkkonzept, Beleuchtung und die Verfügbarkeit von Feuerlöschern geprüft sein.
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