Checklist pour organiser un marché de Noël au domaine

Un marché de Noël au domaine demande une préparation coordonnée entre le site, les exposants, les fournisseurs et les bénévoles. Commencez par fixer la date, les horaires et les zones, puis avancez vers les autorisations, les inscriptions et le plan d’installation. Les points souvent oubliés sont l’alimentation électrique, l’éclairage, le stationnement et les horaires de livraison. Cette checklist réunit 74 tâches et 74 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir l’emplacement et les zones du site
2 personnes
Faire les réservations
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier l’assurance
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Créer le programme et le plan
2 personnes
Établir le plan de circulation et de stationnement
2 personnes
Recruter des bénévoles
Établir le planning des bénévoles
Convenir des horaires de livraison
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Créer la décoration et la signalétique
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Commander des produits frais
Rassembler le matériel
3 personnes
Marquer l’agencement des stands
3 personnes
Vérifier le terrain et les chemins
2 personnes
Installer la décoration de Noël
3 personnes
Réceptionner les produits frais
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’alimentation et les câbles
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place la caisse et le point d'information
2 personnes
Préparer le service traiteur
5 personnes
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les allées et les places assises
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier l'éclairage en cours de route
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les stands du règlement
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tabouretsqté 16
Portants à vêtementsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Porte-parapluiesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Tassesqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 30

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Brûleurs à gazqté 2
Extincteursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Passages de câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Lampes d'extérieurqté 8
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Couronnes de Noëlqté 8
Branches de sapinqté 20
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 20
Porte-serviettes de Noëlqté 20
Lanternes d’ambianceqté 16
Panneaux en ardoiseqté 12
Badges nominatifsqté 20
Panneaux de directionqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 10
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 6
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines à l’avance, puis réservez rapidement les tentes, les stands et le mobilier nécessaires au domaine.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Prévoyez une liste consolidée avant de confirmer les fournisseurs et les horaires de livraison.
Testez les points d’alimentation et les guirlandes lumineuses avant le jour J. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises et extincteurs avant l’ouverture au public.
Marquez l’emplacement de chaque stand sur le sol avant l’arrivée des exposants. Le plan doit également indiquer les zones de circulation, le stationnement et les accès de livraison.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux d’au moins 2 à 3 heures. Gardez une personne disponible pour les imprévus pendant l’installation et les premières heures d’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au domaine ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les réservations de matériel et la confirmation des exposants peuvent prendre plusieurs semaines.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 6 à 10 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le plan des stands et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël au domaine ?: Vérifiez les livraisons, l’électricité, l’éclairage, le mobilier, la signalétique et les extincteurs dans les 24 heures précédant l’ouverture. Contrôlez aussi que les zones de circulation et de stationnement sont clairement matérialisées.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour la coordination toutes les 2 à 3 heures, puis ajoutez des personnes pour l’installation, le stationnement et le service. Le nombre exact dépend du nombre d’exposants et des zones du domaine.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.