Checklist para tu mercadillo navideño en la finca

Organizar un mercadillo navideño en una finca requiere coordinar puestos, proveedores, visitantes y servicios en un espacio que no siempre está preparado para recibir público. Empieza por fijar fecha, horario y distribución del terreno; después cierra permisos, seguros, expositores y reservas. En los días previos tendrás que comprobar electricidad, iluminación, aparcamiento, señalización y entregas. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Determinar el recinto y las áreas del terreno
2 personas
Hacer reservas
Gestionar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar a los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Crear el programa y el plano
2 personas
Hacer el plan de tráfico y aparcamiento
2 personas
Reclutar voluntarios
Crear el horario de voluntarios
Acordar los horarios de entrega
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar la decoración y la señalización
3 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Pedir compras frescas
Reunir los materiales
3 personas
Marcar la distribución de los puestos
3 personas
Comprobar el recinto y los caminos
2 personas
Preparar la decoración navideña
3 personas
Recibir productos frescos
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender la electricidad y los cables
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar la caja y el punto de información
2 personas
Preparar el catering
5 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Preparar los aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas

Evento

Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Guiar a los puestos hasta su lugar
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar los pasillos y los asientos
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Comprobar la iluminación periódicamente
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sin usar
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los puestos sobre el cierre
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 14
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Taburetescant. 16
Percheroscant. 6
Percheroscant. 4
Paragüeroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 220
Tazascant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 180
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 30

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Quemadores de gascant. 2
Extintorescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Terminales de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Puentes de cablecant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 20
Lámparas de exteriorcant. 8
Baterías de repuestocant. 40

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 120
Coronas navideñascant. 8
Ramas de Navidadcant. 20
Flores de Pascuacant. 12
Manteles runnerscant. 20
Porta servilletas navideñoscant. 20
Faroles de ambientecant. 16
Pizarrascant. 12
Pancartas con nombrescant. 20
Señales de rutacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 10
Termoscant. 8
Abrebotellascant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Guantes de hornocant. 6
Bandejas de aluminiocant. 30

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 6
Recogedor y escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de basuracant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de los puestos antes de confirmar mesas, carpas y sillas. Deja pasillos claros y reserva una zona para carga y descarga, porque los expositores necesitarán entrar y salir sin cruzarse con los visitantes.
Comprueba la electricidad al menos 7 días antes. Cuenta las máquinas de café, teteras, equipos para mantener caliente y guirnaldas de luces, y prueba los alargadores y regletas en los puntos donde realmente se instalarán.
Define el tráfico y el aparcamiento con antelación y coloca señales visibles desde la entrada de la finca. Indica también dónde deben aparcar los expositores y acuerda sus horarios de entrega por escrito.
Confirma a cada puesto sus necesidades y su hora de llegada entre 3 y 5 días antes. Así puedes detectar a tiempo si faltan mesas, carpas, taburetes, percheros, vajilla o terminales de pago.
Haz la compra de productos no perecederos con varios días de margen y pide los productos frescos 24-48 horas antes. Separa las tazas, vasos, platos y cubiertos por zonas para que los voluntarios no tengan que buscarlos durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño en una finca?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la finca, tramitar permisos, comprobar el seguro y contactar con los puestos. Deja la confirmación de proveedores, voluntarios y entregas para las últimas 2 o 3 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores del mercadillo?: Registra y confirma a los expositores al menos 3 semanas antes. Entre 3 y 5 días antes, envíales de nuevo el plano, el horario de llegada, las instrucciones de aparcamiento y sus necesidades de electricidad o mobiliario.
¿Cuándo se debe probar la iluminación y la electricidad?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba completa el día anterior. Enciende las guirnaldas, conecta los equipos de café y calor y verifica que los cables no crucen los pasillos ni las zonas húmedas.
¿Cuánta vajilla hace falta para un mercadillo navideño?: Calcula entre 1,5 y 2 piezas por visitante previsto para vasos y platos si no habrá lavado continuo; añade un margen del 10 %. Para una previsión de 100 visitantes, prepara al menos 150-200 unidades de cada pieza que se use durante todo el evento.

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