Checklist voor een kerstmarkt met schaatsen organiseren

Een kerstmarkt met schaatsen vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: de markt met kramen en catering, en de schaatsbaan met materiaal en toezicht. Leg eerst datum, locatie, baan, kramen, stroom en vergunningen vast. Daarna regel je aanmeldingen, leveranciers, vrijwilligers en schaatsmaten. In de laatste week draait alles om controle: schaatsen, beschermingsmiddelen, koeling, warme dranken en de indeling van het terrein. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Schaatsbaan reserveren
Kramen reserveren
Stroomvoorziening vastleggen
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Leveranciers bevestigen
2 personen
Kerstmarktplattegrond maken
2 personen
Schaatsregels opstellen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leverancierslijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Schaatsmaten inventariseren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Promotieposter verspreiden
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Schaatsen controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Schaatsbaan laten plaatsen
4 personen
Dranghekken plaatsen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Schaatsuitgifte inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Warme gerechten bereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Schaatsbaan inspecteren
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Prijslijsten ophangen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Laatste veiligheidscontrole
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Schaatsen uitgeven
3 personen
Schaatsen innemen
3 personen
Toegang en kassa beheren
2 personen
Kramen bemannen
6 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Schaatsvloer controleren
2 personen
Schaatsregels handhaven
2 personen
Toiletten controleren
Muziek verzorgen
Eindsignaal aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Bederfelijke etenswaren koelen
2 personen
Catering afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Schaatsbaan laten afbouwen
4 personen
Kramen laten ophalen
2 personen
Schaatsen reinigen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Leenmaterialen controleren
2 personen
Leenmaterialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Schoenenbankenaantal 8
Schaatsrekkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Kassa-tafelsaantal 2

Sportmateriaal

Schaatsenaantal 100
Schaatshulpenaantal 8
Helmenaantal 30
Polsbeschermersaantal 20
Kniebeschermersaantal 20
Pionnenaantal 20
Schaatsmattenaantal 12
Schaatsbaanbarriersaantal 24

Apparatuur

Schaatsbaan
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Haspelsaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Kassa
Contantgeldkist

Verlichting

Lichtkettingenaantal 12
Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Kabelgotenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 12
Menubordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Schaatsregelbordenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Glühweinbekersaantal 120
Frisdrankglazenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Soeplepelsaantal 100
Tangenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 4
Pollepelsaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Etikettenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalzakkenaantal 150
Toiletpapieraantal 24
Handzeepdispensersaantal 4
Handdesinfectieaantal 6
Afwasbakkenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de schaatsbaan en marktkramen zo vroeg mogelijk en bevestig uiterlijk 4 weken vooraf de afmetingen, opbouwtijd, stroombehoefte en levertijd. Zo maak je de plattegrond op basis van echte maten.
Maak aparte looproutes voor bezoekers met schaatsen, bezoekers met schoenen en leveranciers. Zet schaatsbaanbarriers, afzetpalen en schaatsmatten klaar bij de overgang tussen ijs en markt.
Verzamel schaatsmaten en dieetwensen tijdens de aanmelding, niet pas op de dag zelf. Houd daarnaast een aparte lijst bij voor helmen, schaatshulpen en beschermers, zodat vrijwilligers gericht kunnen uitgeven.
Plan per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger: ontvangst, schaatsuitgifte, toezicht, kassa, catering en leveranciers. Geef iedereen vóór opening een korte briefing van 15 minuten over regels, calamiteiten en communicatie.
Controleer 1 dag vooraf alle koeling, warmhoudbakken, soepketels, koffiezetapparaten, waterkokers, luidsprekers en verlengkabels. Zet houdbare voorraad eerder klaar, maar haal verse producten pas op de afgesproken dag op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met schaatsen organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie, schaatsbaan, kramen, vergunningen en stroomvoorziening; leveranciers en vrijwilligers bevestig je uiterlijk 4 weken voor het evenement.
Hoeveel schaatsen moet ik regelen voor een kerstmarkt?: Inventariseer de schaatsmaten bij de aanmelding en bestel of reserveer per maat een kleine reserve. Reken daarnaast op extra materiaal voor piekmomenten en controleer alle schaatsen uiterlijk 1 dag vooraf.
Welke veiligheidsmaatregelen heb ik nodig bij een kerstmarkt met schaatsen?: Stel vooraf schaatsregels en een veiligheidsplan op en gebruik barriers, pionnen en afzetpalen. Zorg bij opening voor toezicht, passende helmen en beschermers, en houd minimaal één vrijwilliger vrij voor incidenten of eerste hulp.
Wanneer moet ik eten en drinken voor de kerstmarkt voorbereiden?: Zet houdbare voorraad en materialen 1 dag vooraf klaar en koel dranken tijdig. Haal verse producten op de afgesproken dag op; controleer vóór opening of warmhoudbakken, soepketels, koffiezetapparaten en waterkokers werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.