Kerstmarkt met rondvaarten organiseren: checklist

Een kerstmarkt met rondvaarten vraagt om twee planningen die precies op elkaar aansluiten: de markt op de wal en de vertrektijden op het water. Leg eerst datum, vaarroute, aanlegplaats, boten en standhouders vast. Werk daarna de plattegrond, opstapregels, aanmeldingen en wachtrij uit. In de laatste week controleer je voorraad, tickets, dieetwensen en techniek; op de dag zelf moeten boten, kramen en catering volgens een vast tijdschema klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en vaarroutes vastleggen
2 personen
Locatie en aanlegplaats reserveren
Rondvaartboten reserveren
Marktstands en kraamhouders vastleggen
2 personen
Verzekeringen en veiligheidsafspraken controleren
2 personen
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Standhouders informeren over indeling
Rondvaarttijden en opstapregels publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aankondigen
Aanmeldingen voor rondvaarten verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen en wachtrij bijhouden
2 personen
Leveringen met standhouders afspreken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Voorraad en materialen inventariseren
2 personen
Rondvaartbemanning briefen
3 personen
Veiligheidsinstructies voor opstappen maken
2 personen
Tickets en polsbandjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Marktkramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Rondvaartbalie inrichten
2 personen
Opstaproute afzetten
2 personen
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Rondvaartboten controleren
3 personen
Reddingsvesten klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Koelvoorraad klaarzetten
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets en polsbandjes controleren
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Eerste rondvaart begeleiden
3 personen
Rondvaarten begeleiden
3 personen
Opstapplaats beveiligen
2 personen
Rondvaartpassagiers tellen
Kerstmuziek afspelen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en glazen aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Gladheid bij opstapplaats controleren
2 personen
Laatste rondvaart aankondigen
Verkoop en entree afsluiten
2 personen
Bezoekers rustig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Rondvaartboten leeg en schoon opleveren
3 personen
Decoratie en verlichting verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Voorraad tellen en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Kassa en betaalmaterialen afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Kassatafelaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Partytentgewichtenaantal 16

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 200
Herbruikbare glazenaantal 200
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Tafellopersaantal 16
Menubordenaantal 12
Prikbordaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 20
Ledlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Acculampenaantal 8
Handsleutelsetsaantal 2
Jerrycansaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 8
Soeppannenaantal 4
Tangetjesaantal 12
Maatbekersaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Rondvaarten

Reddingsvesten volwassenenaantal 80
Reddingsvesten kinderenaantal 20
Waterdichte opbergboxenaantal 4
Instapmattenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Waterdichte portofoonhoezenaantal 6

Communicatie

Richtingsbordenaantal 12
Veiligheidsbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Menukaarthoudersaantal 16

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rondvaarten in vaste tijdsloten en houd per afvaart een actuele lijst met aanmeldingen en wachters bij. Reserveer daarnaast tijd voor opstappen, uitstappen en eventuele vertraging.
Stuur standhouders uiterlijk 1 week vooraf de plattegrond, aanlevertijd, marktplaats en regels voor stroom en afzethekken. Zo voorkom je dat kramen op de opbouwdag nog moeten worden verschoven.
Bereken catering apart voor bezoekers op de wal en passagiers op de boot. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en houd verse producten gescheiden van de houdbare voorraad.
Maak veiligheidsinstructies voor het opstappen en brief de rondvaartbemanning vóór de eerste afvaart. Controleer afzethekken, tentgewichten, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen voordat publiek arriveert.
Zet tickets, polsbandjes, menuborden en betaalterminals per verkoop- of opstappunt klaar. Test alle betaalterminals en koffiezetapparaten minstens 1 uur voor opening, niet pas tijdens de eerste drukte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met rondvaarten organiseren?: Leg datum, vaarroute, aanlegplaats en boten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Marktstands, verzekeringen en veiligheidsafspraken regel je daarna uiterlijk 6 weken voor het evenement.
Wanneer moet ik de rondvaarttijden en opstapregels publiceren?: Publiceer vertrektijden, opstaplocatie, ticketinformatie en regels uiterlijk 3 weken vooraf. Stuur deelnemers daarnaast 48 uur voor hun afvaart een korte herinnering met tijd en verzamelpunt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstmarkt met boten?: Reken minimaal 4 uur voor het uitladen en plaatsen van marktkramen, partytenten, tafels en stoelen. Plan de veiligheidscontrole, verlichting en briefing van de bemanning in het laatste uur vóór opening.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstmarkt met rondvaarten inkopen?: Bestel houdbare producten ongeveer 1 week vooraf en controleer verse producten op de dag vóór het evenement. Maak de definitieve berekening nadat aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.