Organiser un marché de Noël avec croisières

Un marché de Noël avec des croisières demande une coordination précise entre le quai, les bateaux et les stands à terre. Commencez par fixer les itinéraires et les horaires, puis réservez le lieu, les embarcations et les exposants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les consignes d’embarquement doivent être suivis jusqu’au jour J. Cette checklist rassemble les 68 tâches et les 62 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les itinéraires de navigation
2 personnes
Réserver le lieu et le quai d'embarquement
Réserver des bateaux de croisière
Définir les stands de marché et les exposants
2 personnes
Vérifier les assurances et les consignes de sécurité
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Informer les exposants sur la répartition
Publier les horaires des croisières et les consignes d’embarquement
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Traiter les inscriptions aux croisières
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Suivre les inscriptions et la file d’attente
2 personnes
Convenir des livraisons avec les exposants
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Inventorier les stocks et le matériel
2 personnes
Briefer l’équipage de la croisière
3 personnes
Préparer les consignes de sécurité pour l’embarquement
2 personnes
Préparer les billets et les bracelets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Décharger les stands de marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Raccorder les points d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
Accrocher les décorations de Noël
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le comptoir de croisière
2 personnes
Balisage du parcours d’accès
2 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Vérifier les bateaux de croisière
3 personnes
Préparer les gilets de sauvetage
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Préparer les provisions au frais
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets et les bracelets
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Accompagner la première croisière
3 personnes
Accompagner les croisières
3 personnes
Sécuriser la zone d'embarquement
2 personnes
Compter les passagers de la croisière
Diffuser de la musique de Noël
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier le verglas au point d’embarquement
2 personnes
Annoncer la dernière croisière
Clôturer la vente et l’entrée
2 personnes
Laisser les visiteurs partir tranquillement
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Rendre les bateaux de croisière vides et propres
3 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Compter et ranger les stocks
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Fermer la caisse et le matériel de paiement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Table de caisseqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Poids pour tente de réceptionqté 16

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 200
Verres réutilisablesqté 200
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Louchesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 16
Panneaux de menuqté 12
Panneau d’affichageqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lanternes LEDqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes sur batterieqté 8
Jeux de clés à mainqté 2
Jerricansqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Thermosqté 8
Casseroles à soupeqté 4
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Gants de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Croisières

Gilets de sauvetage adultesqté 80
Gilets de sauvetage pour enfantsqté 20
Boîtes de rangement étanchesqté 4
Tapis d'embarquementqté 4
Lampes de pocheqté 6
Housses étanches pour talkies-walkiesqté 6

Communication

Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de sécuritéqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Porte-menusqté 16

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les itinéraires et les créneaux d’embarquement avant de communiquer l’événement. Prévoyez un temps tampon entre deux départs pour gérer les retards et le contrôle des billets.
Dimensionnez les croisières selon les réservations confirmées et la liste d’attente. Envoyez les horaires, le quai et les consignes d’embarquement au plus tard 7 jours avant l’événement.
Dessinez le plan du site avant l’arrivée des exposants : stands, tentes, tables, barrières et file d’attente doivent être identifiables dès l’entrée. Gardez un passage libre vers le quai et les issues de sécurité.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis calculez le catering sur la base des participants confirmés. Contrôlez les produits frais le jour même et prévoyez les boissons chaudes avec les machines à café et les bouilloires.
Briefez l’équipage et l’équipe d’accueil avant l’ouverture, avec une procédure claire pour les billets, les bracelets et les retards. Installez les poids des tentes, les rallonges et les multiprises avant de brancher l’éclairage ou le matériel de restauration.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver les bateaux pour un marché de Noël ?: Réservez les bateaux dès que la date et les itinéraires sont fixés, idéalement plusieurs mois avant l’événement. Vous pourrez ensuite publier les horaires et ouvrir les inscriptions sans modifier le programme.
Quand envoyer les consignes d’embarquement aux visiteurs ?: Envoyez-les au moins 7 jours avant la première croisière, puis rappelez le quai, l’heure d’arrivée et les documents nécessaires 24 à 48 heures avant. Indiquez aussi la procédure en cas de retard ou de réservation en liste d’attente.
Comment organiser la file d’attente pour les croisières ?: Séparez les visiteurs inscrits, les personnes avec billet et la liste d’attente à l’aide de barrières et de panneaux visibles. Demandez aux participants d’arriver 15 à 20 minutes avant le départ pour contrôler les billets et les bracelets.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour décharger les stands, monter les tentes, installer les tables et les chaises, puis vérifier l’éclairage et la sécurité. Ajoutez du temps si les exposants organisent eux-mêmes leurs livraisons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.