Checkliste für einen Weihnachtsmarkt mit Rundfahrten

Ein Weihnachtsmarkt mit Rundfahrten braucht zwei getrennte Abläufe: den Markt an Land und die Fahrten auf dem Wasser. Lege zuerst Datum, Route, Anlegestelle und Boote fest, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen annimmst. Danach folgen Standplanung, Sicherheitsabsprachen, Verpflegung und die Einsatzplanung für den Aufbautag. Plane außerdem feste Zeitfenster für Einsteigen, Warteschlange, Lieferungen und den Aufbau von Zelten, Tischen und Ständen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Routen festlegen
2 Personen
Ort und Anlegestelle reservieren
Rundfahrtboote reservieren
Marktstände und Standbetreiber festlegen
2 Personen
Versicherungen und Sicherheitsabsprachen prüfen
2 Personen
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
Standbetreiber über die Aufteilung informieren
Rundfahrtszeiten und Einstiegsregeln veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online ankündigen
Anmeldungen für Rundfahrten bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen und Warteschlange verwalten
2 Personen
Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Vorräte und Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausflugsboot-Crew briefen
3 Personen
Sicherheitsanweisungen für das Einsteigen erstellen
2 Personen
Tickets und Armbänder vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Marktstände ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Stromanschlüsse sicher verbinden
2 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Ausflugsboot-Schalter einrichten
2 Personen
Einstiegsroute absperren
2 Personen
Sicherheitszeichen aufstellen
2 Personen
Ausflugsboote prüfen
3 Personen
Rettungswesten bereitlegen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Kühlvorräte bereitstellen
2 Personen
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Letzte Geländekontrolle durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Tickets und Armbänder kontrollieren
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Erste Rundfahrt begleiten
3 Personen
Bootstouren begleiten
3 Personen
Einstiegsbereich absichern
2 Personen
Rundfahrtpassagiere zählen
Weihnachtsmusik abspielen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Gläser auffüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Rutschgefahr an der Einstiegsstelle prüfen
2 Personen
Letzte Rundfahrt ankündigen
Verkauf und Einlass abschließen
2 Personen
Besucher ruhig abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
Ausflugsboote leer und sauber übergeben
3 Personen
Dekoration und Beleuchtung entfernen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Bestand zählen und einlagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kasse und Zahlungsmaterial abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 80
KassatischAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
PartyzeltgewichteAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
Wiederverwendbare GläserAnz. 200
TellerAnz. 200
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
TischläuferAnz. 16
MenükartenAnz. 12
PinnwandAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
Akku-LampenAnz. 8
Handschlüssel-SetsAnz. 2
KanisterAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ThermoskannenAnz. 8
SuppentöpfeAnz. 4
ZangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KüchenhandschuheAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Rundfahrten

Schwimmwesten für ErwachseneAnz. 80
Schwimmwesten für KinderAnz. 20
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 4
EinstiegsmattenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
Wasserdichte FunkgeräthüllenAnz. 6

Kommunikation

WegweiserAnz. 12
SicherheitsschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 10
MenükartenhalterAnz. 16

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Anlegestelle und Rundfahrtboote, bevor du Fahrzeiten veröffentlichst. Lege für jede Fahrt eine klare Einstiegszeit sowie eine Regel für verspätete Gäste fest.
Erstelle den Lageplan frühzeitig und informiere Standbetreiber über ihre Position, Anlieferung und Aufbauzeit. So bleiben Wege zu Anlegestelle, Marktständen und Warteschlange frei.
Bereite Tickets und Armbänder nach Fahrt oder Zeitfenster getrennt vor. Eine Pinnwand mit aktuellem Plan hilft dem Team, Anmeldungen und Warteschlange vor Ort schneller zu verwalten.
Berechne Cateringmengen getrennt nach Marktbesuchern und Bootsfahrten. Prüfe frische Produkte am Veranstaltungstag und stelle haltbare Vorräte, Kühlboxen sowie Warmhaltebehälter rechtzeitig bereit.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zuerst Zelte und Gewichte sichern, dann Tische, Stühle, Marktstände und Kassenplatz aufstellen. Die Crew des Ausflugsboots sollte vor dem ersten Einsteigen eine kurze Sicherheitsunterweisung erhalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Weihnachtsmarkt mit Rundfahrten planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Anlegestelle und Bootsreservierung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Standbetreiber, Rundfahrtszeiten und Sicherheitsabsprachen feststehen.
Wie organisiere ich die Anmeldungen für die Rundfahrten?: Vergib pro Fahrt ein festes Zeitfenster und erfasse zusätzlich Ernährungswünsche sowie Kontaktangaben. Führe eine Warteschlange mit Ersatzgästen und schließe die endgültige Teilnehmerliste spätestens 24 Stunden vor Beginn.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst aufgebaut werden?: Sichere zuerst Partyzelte mit Gewichten und richte danach Marktstände, Tische, Klappstühle und den Kassatisch ein. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein, abhängig von Gelände und Lieferungen.
Wie viele wiederverwendbare Becher und Gläser brauche ich?: Plane mindestens einen nutzbaren Becher oder ein Glas pro erwarteter Ausgabe und zusätzlich 20 Prozent Reserve ein. Bei mehreren Ausschankstellen solltest du das Geschirr gleichmäßig verteilen und vor dem Einlass zählen.

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