Zo organiseer je een kerstmarkt met rondvaarten

Begin met de datum, vaarroutes en aanlegplaats; die bepalen hoeveel boten, opstapmomenten en bezoekers je aankunt. Reserveer daarna de rondvaartboten, marktstands en locatie en leg veiligheidsafspraken vast. Pas als de route en capaciteit duidelijk zijn, publiceer je tijden, opstapregels en aanmeldingen. Op de dag zelf draait alles om een strakke briefing, duidelijke wachtrijen en een opbouw waarbij tenten, kramen en verlichting veilig staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en vaarroutes vastleggen
2 personen
2
Locatie en aanlegplaats reserveren
3
Rondvaartboten reserveren
4
Marktstands en kraamhouders vastleggen
2 personen
5
Verzekeringen en veiligheidsafspraken controleren
2 personen
6
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
7
Standhouders informeren over indeling
8
Rondvaarttijden en opstapregels publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Evenement online aankondigen
11
Aanmeldingen voor rondvaarten verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Aanmeldingen en wachtrij bijhouden
2 personen
14
Leveringen met standhouders afspreken
15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
16
Voorraad en materialen inventariseren
2 personen
17
Rondvaartbemanning briefen
3 personen
18
Veiligheidsinstructies voor opstappen maken
2 personen
19
Tickets en polsbandjes voorbereiden
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Verse producten controleren
2 personen
23
Marktkramen uitladen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
6 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Verlichting ophangen
4 personen
27
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
28
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
29
Infobalie inrichten
2 personen
30
Rondvaartbalie inrichten
2 personen
31
Opstaproute afzetten
2 personen
32
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
33
Rondvaartboten controleren
3 personen
34
Reddingsvesten klaarleggen
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Warme dranken voorbereiden
2 personen
37
Koelvoorraad klaarzetten
2 personen
38
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Tickets en polsbandjes controleren
2 personen
43
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
44
Eerste rondvaart begeleiden
3 personen
45
Rondvaarten begeleiden
3 personen
46
Opstapplaats beveiligen
2 personen
47
Rondvaartpassagiers tellen
48
Kerstmuziek afspelen
49
Warme dranken serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Servies en glazen aanvullen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Gladheid bij opstapplaats controleren
2 personen
56
Laatste rondvaart aankondigen
57
Verkoop en entree afsluiten
2 personen
58
Bezoekers rustig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

59
Standhouders laten afbouwen
4 personen
60
Rondvaartboten leeg en schoon opleveren
3 personen
61
Decoratie en verlichting verwijderen
4 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
66
Voorraad tellen en opslaan
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Kassa en betaalmaterialen afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Kassatafelaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Partytentgewichtenaantal 16

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 200
Herbruikbare glazenaantal 200
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Tafellopersaantal 16
Menubordenaantal 12
Prikbordaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 20
Ledlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Acculampenaantal 8
Handsleutelsetsaantal 2
Jerrycansaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 8
Soeppannenaantal 4
Tangetjesaantal 12
Maatbekersaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Rondvaarten

Reddingsvesten volwassenenaantal 80
Reddingsvesten kinderenaantal 20
Waterdichte opbergboxenaantal 4
Instapmattenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Waterdichte portofoonhoezenaantal 6

Communicatie

Richtingsbordenaantal 12
Veiligheidsbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Menukaarthoudersaantal 16

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rondvaarten in vaste tijdsloten en houd per boot een actuele deelnemerslijst bij. Reserveer ruimte voor een wachtrij en werk met tickets of polsbandjes, zodat opstappen niet ophoudt bij losse toezeggingen.
Maak de plattegrond minstens één week vooraf en stuur die direct naar standhouders. Zet kramen, afzethekken, opstapplaats, kassatafel en looproutes erop; zo voorkom je dat leveringen de bootpassagiers kruisen.
Brief de rondvaartbemanning vóór de opening over opstapregels, veiligheidsinstructies en de volgorde van de tijdsloten. Controleer daarnaast of verzekeringen en veiligheidsafspraken uiterlijk vóór de opbouw zijn bevestigd.
Bereken catering per tijdsblok in plaats van alleen per totaal aantal bezoekers. Controleer verse producten op de dag zelf en zet houdbare voorraad, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudketels al klaar voordat de eerste marktstand opent.
Bouw partytenten en marktkramen eerst op en plaats daarna tafels, stoelen, kerstdecoratie en ledverlichting. Gebruik tentgewichten, controleer verlengkabels en stekkerdozen en houd kabels uit de opstap- en looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een kerstmarkt met rondvaarten organiseren?: Leg datum, vaarroutes, aanlegplaats en boten bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Marktstands, verzekeringen en veiligheidsafspraken regel je daarna uiterlijk 6 tot 8 weken voor de markt.
Hoe plan je rondvaarten tijdens een kerstmarkt?: Werk met vaste tijdsloten en publiceer de opstaptijd, duur, opstapplaats en regels minimaal 4 weken vooraf. Houd per tijdslot een deelnemerslijst en wachtrij bij, zodat uitval of te late aankomst beheersbaar blijft.
Wanneer informeer je standhouders over de indeling?: Stuur de plattegrond en leveringsafspraken minstens 2 weken voor het evenement. Vermeld daarop hun plek, lostijd, looproute, stroompunten en de afstand tot de aanlegplaats.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstmarkt met rondvaarten?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor het uitladen, opbouwen van partytenten en marktkramen, plaatsen van tafels en stoelen en testen van verlichting. Laat de bemanning en veiligheidsverantwoordelijke minstens 1 uur voor de eerste rondvaart briefen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.