Checklist para organizar un mercado navideño con paseos en barco

Organizar un mercado navideño con paseos en barco exige coordinar dos eventos a la vez: el recinto del mercado y cada salida desde el embarcadero. Empieza fijando la fecha, las rutas y los horarios antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que cerrar reservas, puestos, seguros, catering, tripulación y normas de embarque. Esta checklist reúne 68 tareas y 62 materiales para que el montaje, la atención a los expositores y el control de pasajeros queden preparados a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las rutas del recorrido
2 personas
Reservar el recinto y el embarcadero
Reservar barcos turísticos
Fijar los puestos de mercado y los puestos de los vendedores
2 personas
Revisar los seguros y los acuerdos de seguridad
2 personas
Hacer el plano del recinto
2 personas
Informar a los expositores sobre la distribución
Publicar los horarios de los recorridos en barco y las normas de embarque
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el evento en línea
Gestionar las inscripciones para paseos en barco
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones y lista de espera
2 personas
Coordinar las entregas con los expositores
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Inventariar existencias y materiales
2 personas
Informar a la tripulación del paseo en barco
3 personas
Preparar las instrucciones de seguridad para embarcar
2 personas
Preparar entradas y pulseras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Descargar los puestos del mercado
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Conectar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la decoración navideña
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador del paseo en barco
2 personas
Cerrar el recorrido de embarque
2 personas
Colocar señales de seguridad
2 personas
Comprobar las embarcaciones de paseo
3 personas
Preparar los chalecos salvavidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
2 personas
Preparar el stock refrigerado
2 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar la revisión final del recinto
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas y las pulseras
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Guiar el primer paseo en barco
3 personas
Acompañar los paseos en barco
3 personas
Asegurar la zona de acceso
2 personas
Contar los pasajeros del paseo en barco
Poner música navideña
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer vajilla y vasos
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar si hay hielo en el punto de embarque
2 personas
Anunciar el último paseo en barco
Cerrar la venta y la entrada
2 personas
Hacer que los visitantes se vayan tranquilamente
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Dejar las embarcaciones de paseo vacías y limpias
3 personas
Retirar la decoración y la iluminación
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Contar y guardar el inventario
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Cerrar la caja registradora y el material de pago
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 16
Sillas plegablescant. 80
Mesa de cajacant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Pesos para carpa plegablecant. 16

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 200
Vasos reutilizablescant. 200
Platoscant. 200
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 200
Cucharascant. 200
Cucharonescant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Manteles runnerscant. 16
Carteles del menúcant. 12
Tablón de anuncioscant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 20
Faroles LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Lámparas con bateríacant. 8
Juegos de llaves manualescant. 2
Bidonescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 16
Termoscant. 8
Ollas para sopacant. 4
Pinzascant. 12
Jarras medidorascant. 4
Guantes de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Paseos en barco

Chalecos salvavidas para adultoscant. 80
Chalecos salvavidas para niñoscant. 20
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 4
Alfombrillas de accesocant. 4
Linternascant. 6
Fundas impermeables para walkie-talkiescant. 6

Comunicación

Señales direccionalescant. 12
Señales de seguridadcant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Portamenúscant. 16

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, las rutas y el embarcadero antes de anunciar nada: deja al menos 8 semanas para reservas, seguros y acuerdos de seguridad.
Publica los horarios de los paseos y las normas de embarque junto con el formulario de inscripción. Define una hora límite de llegada, por ejemplo 15 minutos antes de la salida.
Calcula por separado las plazas de cada barco y la capacidad del recinto. Mantén una lista de espera y confirma las preferencias dietéticas antes de encargar el catering.
Entrega a los expositores el plano con sus puestos al menos 7 días antes. Indica también la franja de descarga para evitar que las entregas coincidan con el embarque.
Prepara el montaje por zonas: carpas y pesos, puestos, mesas, sillas, iluminación y caja. Comprueba terminales de pago, cables, regletas, máquinas de café y productos frescos el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con paseos en barco?: Reserva recinto, embarcadero y barcos como mínimo 8 semanas antes. Los seguros, la distribución de puestos y la comunicación a los expositores deberían quedar cerrados al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo deben abrirse las inscripciones para los paseos en barco?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes del evento, cuando ya estén confirmados los horarios y las normas de embarque. Cierra cada salida 24 horas antes para preparar la lista de pasajeros y la tripulación.
¿Cuánto tiempo antes deben llegar los pasajeros al embarcadero?: Pide que lleguen 15 minutos antes de la salida. Reserva otros 10 minutos para comprobar entradas o pulseras, explicar las instrucciones de seguridad y organizar el embarque sin retrasar el siguiente recorrido.
¿Cuándo se informa a los vendedores de la ubicación de sus puestos?: Envía el plano y las instrucciones de descarga al menos 7 días antes. Confirma las entregas de productos y materiales entre 24 y 48 horas antes, especialmente si hay carpas, mesas o equipos compartidos.

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