Zo organiseer je een kerstmarkt met muziek

Begin met de datum, locatie en gewenste marktindeling voordat je kraamhouders of muzikanten vastlegt. Controleer daarna vergunningen, stroompunten en toiletten, want die bepalen vaak wat er technisch mogelijk is. Werk met een duidelijk muziekprogramma en wijs iedere marktkraam vooraf toe. In de laatste week regel je leveringen, drukwerk, voorraad, hapjes en verlichting. Zo voorkom je dat kabels, dieetwensen of warme en koude dranken pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Muzikanten bevestigen
6
Vergunningen controleren
7
Stroompunten controleren
2 personen
8
Toiletten reserveren
9
Kraamhouders indelen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Evenement online publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Promotieposters verspreiden
3 personen
15
Plattegrond afdrukken
16
Programma afdrukken
17
Marktkramen toewijzen
2 personen
18
Leveringen bevestigen
19
Voorraadlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Verse producten inkopen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Cadeautasjes vullen
3 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Kraamhouders informeren
28
Locatie vrijmaken
4 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Marktkramen plaatsen
5 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Statafels plaatsen
2 personen
33
Podiumzone vrijhouden
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Kerstboom versieren
3 personen
36
Verlichting ophangen
4 personen
37
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
38
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Muziek afspeellijst testen
41
Kraamlabels ophangen
2 personen
42
Infopunt inrichten
2 personen
43
Cateringbuffet inrichten
4 personen
44
Hapjes opmaken
3 personen
45
Koffiepunt inrichten
2 personen
46
Glühweinpunt inrichten
2 personen
47
Afvalpunten plaatsen
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Veilige looproutes controleren
2 personen
50
Kraamhouders ontvangen
3 personen
51
Muzikanten ontvangen
2 personen

Event

52
Openingsmuziek starten
53
Bezoekers verwelkomen
3 personen
54
Programma uitdelen
2 personen
55
Infopunt bemannen
2 personen
56
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
57
Warme dranken serveren
3 personen
58
Glühwein serveren
2 personen
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Buffet aanvullen
2 personen
62
Servies verzamelen
2 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Eerste muziekoptreden begeleiden
2 personen
65
Tweede muziekoptreden begeleiden
2 personen
66
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
67
Kerstmanmoment begeleiden
2 personen
68
Lichtshow bedienen
69
Aankondigingen verzorgen
70
Laatste muziekoptreden begeleiden
2 personen
71
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
72
Eindmuziek afspelen
73
Kraamhouders laten vertrekken
2 personen

Nazorg

74
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
75
Catering opruimen
4 personen
76
Afval verzamelen
4 personen
77
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
78
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
79
Verlichting afbreken
3 personen
80
Partytenten afbreken
6 personen
81
Marktkramen afbreken
5 personen
82
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
83
Servies afwassen
3 personen
84
Locatie schoonmaken
4 personen
85
Overgebleven eten koelen
2 personen
86
Voorraad tellen
2 personen
87
Materialen controleren
2 personen
88
Geleende spullen retourneren
2 personen
89
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
90
Afval afvoeren
2 personen
91
Leveranciers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kraamrokkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-schijnwerpersaantal 6
Lantaarnsaantal 12
Batterijlampjesaantal 20
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 50
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Kraambordjesaantal 12
Infobordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Kerstmanstoel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Glühweinbekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Dienbladenaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Elektrische waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Glühweinverhittersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 4
Afvalcontainersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je kramen toewijst. Plan ruimte voor partytenten, bezoekersroutes, statafels, toiletten en kabelmatten; houd ook een duidelijke doorgang naar de muziekplek vrij.
Leg het muziekprogramma vast zodra de muzikanten bevestigd zijn. Noteer per optreden de opbouwtijd, benodigde actieve speakers, microfoons en aansluitingen, zodat je geen wissels tijdens het drukste moment hoeft te improviseren.
Controleer stroom per zone en test alle verlengkabels, kabelhaspels en stekkerdozen vooraf. Reserveer extra aansluitcapaciteit voor lichtsnoeren en LED-schijnwerpers; decoratieverlichting wordt vaak vergeten in de stroomplanning.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de markt en koppel die aan de hapjes en dranken. Koop houdbare voorraad eerder in, maar plan verse producten en het koelen van dranken zo laat mogelijk zonder je voorbereiding te belasten.
Maak op de dag zelf een tijdschema met aparte momenten voor kraamopbouw, geluidscheck, het plaatsen van pijlborden en het vullen van cadeautasjes. Leg plattegrond en programma niet alleen digitaal klaar, maar druk ze vooraf af voor kraamhouders en bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met muziek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en marktindeling. Benader kraamhouders en muzikanten uiterlijk 6 weken van tevoren, zodat je het programma en de plattegrond tijdig kunt afronden.
Wanneer moet ik muzikanten vastleggen voor een kerstmarkt?: Leg muzikanten ongeveer 6 weken voor de markt vast. Vraag direct naar de benodigde apparatuur, opbouwtijd en stroomaansluiting; plan de definitieve geluidscheck uiterlijk 1 uur voor opening.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstmarkt?: Reken op minimaal 3 uur voor marktkramen, partytenten, verlichting, decoratie en bewegwijzering. Plan daarnaast ongeveer 1 uur voor de geluidsopbouw en test microfoons, muziekspeler en speakers voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik hapjes en dranken voor een kerstmarkt inkopen?: Koop houdbare voorraad 1 tot 2 weken vooraf en controleer die opnieuw in de laatste week. Koop verse producten bij voorkeur 1 dag vooraf, bereid hapjes volgens je planning en koel dranken enkele uren voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.