Cómo organizar un mercado navideño con música

Un mercado navideño con música necesita una secuencia clara: primero se fijan la fecha, el lugar y el plano; después se coordinan los puestos, los músicos y los permisos. La electricidad, los aseos y la distribución del público suelen causar problemas cuando se dejan para el final. También conviene cerrar pronto las entregas, la comida y la señalización. Este plan reúne 91 tareas y 62 elementos para pasar de la idea al montaje y controlar el evento durante el día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Contactar a los puestos
2 personas
4
Preparar el programa musical
2 personas
5
Confirmar músicos
6
Comprobar permisos
7
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
8
Reservar los aseos
9
Asignar a los puestos
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar el evento en línea
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Distribuir carteles promocionales
3 personas
15
Imprimir el plano
16
Imprimir el programa
17
Asignar los puestos del mercado
2 personas
18
Confirmar entregas
19
Comprobar la lista de inventario
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
22
Comprar productos frescos
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Llenar las bolsas de regalo
3 personas
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Informar a los expositores
28
Despejar el lugar
4 personas
29
Montar las carpas
6 personas
30
Colocar los puestos del mercado
5 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Colocar mesas altas
2 personas
33
Mantener libre la zona del escenario
2 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
36
Colgar la iluminación
4 personas
37
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
38
Montar el equipo de sonido
3 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Probar la lista de reproducción de música
41
Colgar etiquetas de puesto
2 personas
42
Montar el punto de información
2 personas
43
Montar el buffet de catering
4 personas
44
Disponer los aperitivos
3 personas
45
Montar el punto de café
2 personas
46
Montar el puesto de vino caliente
2 personas
47
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
48
Comprobar los baños
2 personas
49
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas
50
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
51
Recibir a los músicos
2 personas

Evento

52
Poner la música de apertura
53
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
54
Repartir el programa
2 personas
55
Atender el punto de información
2 personas
56
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
57
Servir bebidas calientes
3 personas
58
Servir vino caliente
2 personas
59
Servir aperitivos
3 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Reponer el bufé
2 personas
62
Recoger la vajilla
2 personas
63
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
64
Coordinar la primera actuación musical
2 personas
65
Acompañar la segunda actuación musical
2 personas
66
Acompañar la actividad infantil
2 personas
67
Acompañar el momento de Papá Noel
2 personas
68
Operar el espectáculo de luces
69
Realizar los anuncios
70
Acompañar la última actuación musical
2 personas
71
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
72
Poner la música final
73
Hacer que los puestos se retiren
2 personas

Seguimiento

74
Apagar el equipo de sonido
2 personas
75
Recoger el catering
4 personas
76
Recoger la basura
4 personas
77
Recoger mesas y sillas
4 personas
78
Retirar la decoración con seguridad
3 personas
79
Desmontar la iluminación
3 personas
80
Desmontar las carpas
6 personas
81
Desmontar los puestos del mercado
5 personas
82
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
83
Lavar la vajilla
3 personas
84
Limpiar el lugar
4 personas
85
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
86
Contar el inventario
2 personas
87
Comprobar los materiales
2 personas
88
Devolver los objetos prestados
2 personas
89
Devolver el material alquilado
2 personas
90
Retirar los residuos
2 personas
91
Informar a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Faldas para puestocant. 10
Percheroscant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Focos LEDcant. 6
Farolescant. 12
Lámparas de bateríacant. 20
Baterías de repuestocant. 40

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 50
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 8
Manteles runnerscant. 12
Carteles para puestoscant. 12
Carteles informativoscant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Atriles para programascant. 4
Silla para Papá Noel

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas para vino calientecant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejascant. 8

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Hervidores eléctricoscant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Calentadores de vino calientecant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 4
Contenedores de basuracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el espacio y el plano del mercado. Dibuja la circulación entre puestos, escenario, aseos y entradas antes de asignar mesas o carpas.
Contacta con los puestos antes de publicar el evento y confirma qué necesita cada uno. Reserva espacio para mesas, sillas, percheros o mesas altas, en lugar de improvisar el día del montaje.
Cierra el programa musical y los permisos con antelación. Comprueba cuántos puntos de electricidad hay y calcula dónde irán altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables alargadores.
Haz una comprobación técnica antes de abrir: prueba el sonido, las guirnaldas, los focos LED y las lámparas de batería. Protege los cables con alfombrillas y guarda baterías de repuesto en un punto accesible.
No dejes la parte de hospitalidad para la última hora. Confirma las entregas, recoge las preferencias dietéticas, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y llena las bolsas de regalo antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con música?: Empieza al menos 8 semanas antes. Los permisos, los músicos, los puestos y los aseos suelen requerir confirmaciones separadas, y las últimas 2 semanas deberían reservarse para publicidad, compras y montaje.
¿Qué hay que comprobar antes de montar la música?: Comprueba los puntos de electricidad, la potencia disponible y la longitud de los cables alargadores. Haz una prueba completa de altavoces, mesa de mezclas y micrófonos como mínimo 2 horas antes de la apertura.
¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercado?: Asigna los puestos entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya conozcas las necesidades de cada participante. Envía entonces el plano y las instrucciones de entrega para evitar cambios durante el montaje.
¿Cuándo se prepara la comida y la bebida?: Compra los productos no perecederos con varios días de margen y los productos frescos entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, dejando tiempo para revisar las preferencias dietéticas.

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