Weihnachtsmarkt mit Musik organisieren: der praktische Ablauf

Ein Weihnachtsmarkt mit Musik braucht zwei getrennte Abläufe: den Markt mit Ständen und Versorgung sowie das Musikprogramm mit Technik und Strom. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Standbetreiber oder Musiker verbindlich zusagst. Danach planst du Wege, Standplätze, Toiletten, Anschlüsse und Lieferzeiten. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, frische Produkte, Getränke, Beleuchtung und gedruckte Informationen rechtzeitig vor Ort zu haben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
4
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
5
Musiker bestätigen
6
Genehmigungen prüfen
7
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
8
Toiletten reservieren
9
Standbetreiber einteilen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Veranstaltung online veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
15
Lageplan drucken
16
Programm drucken
17
Marktstände zuweisen
2 Personen
18
Lieferungen bestätigen
19
Bestandsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
22
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Geschenktaschen füllen
3 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Standbetreiber informieren
28
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Marktstände aufstellen
5 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Stehtische aufstellen
2 Personen
33
Bühnenbereich freihalten
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
37
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
38
Tonanlage aufbauen
3 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Musikwiedergabeliste testen
41
Standetiketten aufhängen
2 Personen
42
Infopunkt einrichten
2 Personen
43
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
44
Snacks anrichten
3 Personen
45
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
46
Glühweinstand einrichten
2 Personen
47
Müllstationen aufstellen
2 Personen
48
Toiletten kontrollieren
2 Personen
49
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen
50
Standbetreiber empfangen
3 Personen
51
Musiker empfangen
2 Personen

Event

52
Eröffnungsmusik starten
53
Besucher begrüßen
3 Personen
54
Programm verteilen
2 Personen
55
Infostand besetzen
2 Personen
56
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
57
Heiße Getränke servieren
3 Personen
58
Glühwein ausschenken
2 Personen
59
Snacks servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Buffet auffüllen
2 Personen
62
Geschirr sammeln
2 Personen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Ersten Musikauftritt betreuen
2 Personen
65
Zweiten Musikauftritt begleiten
2 Personen
66
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
67
Weihnachtsmann-Moment begleiten
2 Personen
68
Lichtshow steuern
69
Ankündigungen organisieren
70
Letzten Musikauftritt betreuen
2 Personen
71
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
72
Abschlussmusik abspielen
73
Standbetreiber verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

74
Tonanlage ausschalten
2 Personen
75
Catering aufräumen
4 Personen
76
Abfall sammeln
4 Personen
77
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
78
Dekoration sicher entfernen
3 Personen
79
Beleuchtung abbauen
3 Personen
80
Partyzelte abbauen
6 Personen
81
Marktstände abbauen
5 Personen
82
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
83
Geschirr abwaschen
3 Personen
84
Location reinigen
4 Personen
85
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
86
Bestände zählen
2 Personen
87
Materialien prüfen
2 Personen
88
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
89
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
90
Abfall entsorgen
2 Personen
91
Lieferanten informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
StandröckeAnz. 10
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-FlutlichterAnz. 6
LaternenAnz. 12
BatterielampenAnz. 20
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 50
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 8
TischläuferAnz. 12
StandschilderAnz. 12
InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4
Weihnachtsmannstuhl

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
GlühweintassenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
TablettsAnz. 8

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 4
Elektrische WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
GlühweinerhitzerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
HandfegerAnz. 4
AbfallcontainerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Marktaufteilung fest, bevor du Stände zuweist. Plane breite Wege, einen gut sichtbaren Eingang und freie Flächen vor den Lautsprechern; drucke den Lageplan spätestens am Vortag.
Kläre Genehmigungen, Stromanschlüsse und Toiletten frühzeitig. Für Musiker, aktive Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone sollten die Anschlüsse und Kabelwege mindestens eine Woche vorher geprüft sein.
Bestätige Standbetreiber, Musiker und Lieferungen schriftlich. Eine finale Rückmeldung 7 Tage vor dem Markt verhindert Lücken im Programm und fehlende Waren am Aufbautag.
Plane Beleuchtung nicht nur dekorativ. Lichterketten, LED-Flutlichter, Laternen und Batterielampen müssen Wege, Stände und Kabel sichtbar machen; Ersatzbatterien gehören spätestens am Vortag in die Einsatzkisten.
Trenne haltbare Vorräte von frischen Produkten. Getränke kannst du frühzeitig kühlen, Snacks vorbereiten und Geschenktaschen füllen; frische Waren kaufst du möglichst am Tag vor der Veranstaltung ein und lagerst sie gekühlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt mit Musik organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Marktaufteilung. Musiker, Standbetreiber, Toiletten und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.
Wie plant man die Stromversorgung für einen Weihnachtsmarkt?: Erstelle mindestens 2 Wochen vorher eine Liste aller Anschlüsse für Musik, Beleuchtung und Stände. Prüfe am Vortag Kabeltrommeln, Verlängerungskabel und Kabelmatten und lege die Kabel so, dass keine Laufwege ungesichert gekreuzt werden.
Wann sollte man die Musiker für den Weihnachtsmarkt buchen?: Bestätige das Musikprogramm idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Die genaue Spielreihenfolge, Aufbauzeit, benötigte Mikrofone und der Soundcheck sollten spätestens 7 Tage vorher schriftlich feststehen.
Wann kauft man Getränke und frische Produkte für einen Weihnachtsmarkt ein?: Haltbare Vorräte kannst du 1 bis 2 Wochen vorher prüfen und einkaufen. Getränke werden am Vortag gekühlt; frische Produkte kaufst du möglichst am Tag vorher und bereitest Snacks erst kurz vor dem Markt vor.

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