Organiser un marché de Noël en musique, étape par étape

Un marché de Noël en musique combine des stands, des exposants, des animations et une installation technique qui doit rester discrète pour le public. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le plan du marché avant de confirmer les exposants et les musiciens. Les autorisations, l’alimentation électrique et les toilettes sont à régler plusieurs semaines à l’avance. Les derniers jours servent surtout aux livraisons, aux stocks, aux boissons et à la mise en place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Établir le programme musical
2 personnes
5
Confirmer les musiciens
6
Vérifier les autorisations
7
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
8
Réserver les toilettes
9
Répartir les exposants
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier l’événement en ligne
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
15
Imprimer le plan
16
Imprimer le programme
17
Attribuer les stands du marché
2 personnes
18
Confirmer les livraisons
19
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Acheter des produits frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Remplir les sachets-cadeaux
3 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Informer les exposants
28
Dégager le lieu
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer les stands du marché
5 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer des tables hautes
2 personnes
33
Réserver la zone de scène
2 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
36
Installer l'éclairage
4 personnes
37
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
38
Installer le matériel sonore
3 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Tester la playlist musicale
41
Accrocher les étiquettes de stand
2 personnes
42
Aménager le point d’information
2 personnes
43
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
44
Dresser les amuse-bouches
3 personnes
45
Mettre en place le point café
2 personnes
46
Installer le stand de vin chaud
2 personnes
47
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
2 personnes
49
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
50
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
51
Accueillir les musiciens
2 personnes

Événement

52
Lancer la musique d’ouverture
53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Distribuer le programme
2 personnes
55
Tenir le point d'information
2 personnes
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Servir des boissons chaudes
3 personnes
58
Servir du vin chaud
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
2 personnes
63
Vider les poubelles
2 personnes
64
Accompagner la première prestation musicale
2 personnes
65
Accompagner le deuxième spectacle musical
2 personnes
66
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
67
Accompagner le moment Père Noël
2 personnes
68
Gérer le spectacle lumineux
69
Assurer les annonces
70
Accompagner la dernière prestation musicale
2 personnes
71
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
72
Passer la musique de fin
73
Faire partir les exposants
2 personnes

Suivi

74
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
75
Ranger le service traiteur
4 personnes
76
Rassembler les déchets
4 personnes
77
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
78
Retirer la décoration en toute sécurité
3 personnes
79
Démonter l’éclairage
3 personnes
80
Démonter les tentes de fête
6 personnes
81
Démonter les stands du marché
5 personnes
82
Ranger le matériel audio
3 personnes
83
Faire la vaisselle
3 personnes
84
Nettoyer le lieu
4 personnes
85
Réfrigérer les restes
2 personnes
86
Compter le stock
2 personnes
87
Vérifier le matériel
2 personnes
88
Rendre les articles empruntés
2 personnes
89
Retourner le matériel loué
2 personnes
90
Évacuer les déchets
2 personnes
91
Informer les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Jupes de standqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs LEDqté 6
Lanternesqté 12
Lampes à pileqté 20
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 50
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 12
Panneaux de standqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Chaise du Père Noël

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à vin chaudqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateauxqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloires électriquesqté 2
Machines à caféqté 2
Chauffeurs de vin chaudqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Balais à mainqté 4
Conteneurs à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Dessinez l’aménagement avant d’attribuer les stands : prévoyez les passages du public, une zone pour les musiciens et des accès dégagés pour les livraisons. Imprimez ensuite le plan et les panneaux indicateurs.
Confirmez les exposants et leurs besoins suffisamment tôt, puis attribuez chaque stand par écrit. Demandez notamment l’espace nécessaire, les horaires de livraison et les besoins en alimentation électrique.
Traitez les autorisations, les toilettes et les points d’alimentation avant la communication publique. À défaut, vous risquez de modifier le plan après l’envoi des invitations et l’impression des affiches.
Testez la sonorisation et l’éclairage avant l’ouverture : table de mixage, microphones sans fil, lecteur audio, rallonges et passe-câbles doivent être vérifiés sur place. Gardez des piles de rechange et des lampes à pile pour les zones moins éclairées.
Ne gardez pas les boissons, les produits frais et les sachets-cadeaux pour le matin même. Refroidissez les boissons la veille, préparez les encas à l’avance et vérifiez la liste des stocks avant de faire les dernières courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël en musique ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les exposants, les musiciens et les autorisations. Commencez plutôt 4 mois à l’avance si le programme musical ou le nombre de stands est important.
Quand faut-il confirmer les musiciens et les exposants ?: Confirmez les musiciens et les exposants environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps d’établir le programme, d’attribuer les stands et d’intégrer leurs besoins techniques au plan.
Comment prévoir l’électricité pour un marché de Noël ?: Vérifiez les points d’alimentation au moins 3 semaines avant l’installation et recensez les besoins de chaque stand ainsi que de la sonorisation. Testez les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur sur place avant l’ouverture.
Quand préparer les boissons et les produits frais ?: Vérifiez les stocks et achetez les produits non périssables quelques jours avant. Achetez les produits frais la veille ou le jour même, puis refroidissez les boissons suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à l’accueil du public.

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