Zo organiseer je een kerstmarkt met kersttheater

Begin met de locatie en het theaterprogramma: die bepalen hoeveel ruimte, tijd en mensen je nodig hebt. Teken daarna de marktindeling, leg de kraamhouders vast en open de aanmeldingen. Regel vervolgens leveranciers, theaterbezetting, vrijwilligers en communicatie in een vaste volgorde. In de laatste week controleer je dieetwensen, materialen en het weer. Op de dag zelf bouw je eerst tenten, kramen en podium op; daarna richt je de markt en het kersttheater in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Theaterprogramma vastleggen
2 personen
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraaminschrijvingen verwerken
6
Theaterbezetting bevestigen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Sociale media publiceren
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen controleren
12
Leveranciers bevestigen
13
Theaterteksten afdrukken
14
Artiesteninformatie versturen
15
Plattegrond afdrukken
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
20
Theaterrekwisieten klaarzetten
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Terrein controleren
2 personen
23
Marktkramen lossen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Theaterpodium inrichten
4 personen
28
Theaterdecor plaatsen
3 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Theaterlicht installeren
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Theater doorlopen
5 personen
33
Kraamhouders ontvangen
2 personen
34
Kramen controleren
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Warme dranken voorbereiden
2 personen
39
Kassa inrichten
2 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen

Event

43
Entree openen
3 personen
44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
45
Kassa bedienen
2 personen
46
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten bijvullen
52
Eerste theater voorstelling
5 personen
53
Theaterpubliek begeleiden
3 personen
54
Theaterpauze verzorgen
2 personen
55
Tweede theater voorstelling
5 personen
56
Theatertechniek bedienen
2 personen
57
Fotohoek begeleiden
58
Bezoekers informeren
2 personen
59
Laatste verkoop aankondigen
60
Entree sluiten
2 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Kraamhouders uitchecken
2 personen
63
Theaterrekwisieten verzamelen
2 personen
64
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
65
Theaterdecor afbouwen
3 personen
66
Verlichting uitschakelen
2 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Materialen terugbrengen
2 personen
74
Koelboxen reinigen
2 personen
75
Servies terugzetten
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 16
Bistrotafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 120
Kassatafel
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Jassentassenrek
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Dessertbordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Vorkenaantal 180
Messenaantal 150
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstkransenaantal 8
Kerstslingersaantal 20
Kerststal
Theaterachterdoek
Theaterrekwisieten
Tafellopersaantal 20
Kerstfigurenaantal 10

Verlichting

Lichtnettenaantal 12
Ledlichtsnoerenaantal 16
Ledspotsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Betaalterminalaantal 2
Kassabox
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het theaterprogramma vast vóór je de marktindeling definitief maakt. Reserveer ruimte voor podiumdelen, een theaterachterdoek, rekwisieten en een publiekszone met vrije zichtlijnen.
Open de aanmeldingen pas nadat de kraamindeling en capaciteit zijn bepaald. Controleer uiterlijk één week vooraf welke kraamhouders definitief komen en welke tafel- of stroombehoefte zij hebben.
Plan vrijwilligers per onderdeel en tijdsblok. Zorg op de opbouwdag minimaal voor aparte aanspreekpunten voor marktkramen, theater, catering en publieksbegeleiding.
Verzamel dieetwensen niet pas bij het buffet. Sluit de inventarisatie enkele dagen vooraf en controleer daarna of soepkommen, dessertborden, bestek, kopjes en glazen schoon en compleet zijn.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, afzetpalen, lichtnetten en ledlichtsnoeren klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt met kersttheater organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het theaterprogramma en de eerste kraamhouders. Open de aanmeldingen daarna en bevestig leveranciers en theaterbezetting uiterlijk 2 weken voor de markt.
Wanneer maak je de indeling van een kerstmarkt?: Maak een eerste plattegrond zodra de locatie is gereserveerd en werk die bij nadat de kraaminschrijvingen binnen zijn. Druk de definitieve plattegrond uiterlijk 1 week vooraf af, zodat vrijwilligers en kraamhouders dezelfde versie gebruiken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt met theater?: Reken op minimaal 1 coördinator voor de markt, 1 aanspreekpunt voor het theater en per opbouwzone 2 mensen. Bij een markt met meerdere speelmomenten plan je daarnaast per voorstelling minstens 1 backstagevrijwilliger.
Wanneer bouw je een kerstmarkt met kersttheater op?: Plan de opbouw minimaal 3 uur vóór de opening. Bouw eerst de partytenten, marktkramen, tafels en het podium op; richt daarna decoratie, catering, theaterrekwisieten en bewegwijzering in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.