Weihnachtsmarkt mit Weihnachtstheater organisieren
Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtstheater braucht zwei sauber abgestimmte Abläufe: den Markt und die Aufführung. Beginne mit Standort, Theaterprogramm und einem Lageplan, bevor du Stände, Mitwirkende und Helfer einteilst. Öffne Anmeldungen erst, wenn Zeiten, Standflächen und Informationen für Betreiber feststehen. In den letzten Tagen entscheiden Wettercheck, Ausdrucke, Requisiten und ein klarer Aufbauplan darüber, ob der Veranstaltungstag ruhig startet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Theaterprogramm festhalten
2 Personen
- 3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Standanmeldungen bearbeiten
- 6
Theaterbesetzung bestätigen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen öffnen
- 9
In sozialen Medien veröffentlichen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Anmeldungen prüfen
- 12
Lieferanten bestätigen
- 13
Theatertexte ausdrucken
- 14
Künstlerinformationen versenden
- 15
Lageplan drucken
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
- 20
Theaterrequisiten bereitstellen
2 Personen
- 21
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 22
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 23
Marktstände entladen
4 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Theaterbühne einrichten
4 Personen
- 28
Theaterdeko aufstellen
3 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 30
Theaterbeleuchtung installieren
2 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Theaterprobe durchführen
5 Personen
- 33
Standbetreiber empfangen
2 Personen
- 34
Stände kontrollieren
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 37
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 38
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
- 39
Kasse einrichten
2 Personen
- 40
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 43
Eingang öffnen
3 Personen
- 44
Besucher begrüßen
3 Personen
- 45
Kasse bedienen
2 Personen
- 46
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten auffüllen
- 52
Erste Theateraufführung
5 Personen
- 53
Theaterpublikum begleiten
3 Personen
- 54
Theaterpause betreuen
2 Personen
- 55
Zweite Theateraufführung
5 Personen
- 56
Theatertechnik bedienen
2 Personen
- 57
Fotoecke betreuen
- 58
Besucher informieren
2 Personen
- 59
Letzten Verkauf ankündigen
- 60
Eingang schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Kasse abschließen
2 Personen
- 62
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 63
Theaterrequisiten sammeln
2 Personen
- 64
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 65
Theaterdekoration abbauen
3 Personen
- 66
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 68
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 69
Dekoration entfernen
3 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Abfall sammeln
3 Personen
- 72
Gelände reinigen
4 Personen
- 73
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 74
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 75
Geschirr zurückstellen
2 Personen
- 76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 77
Reste einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 16
- BistrotischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 120
- Kassatisch
- BühnenelementeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- Garderobentaschenständer
- AbsperrpfostenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- GläserAnz. 180
- DesserttellerAnz. 150
- SuppenschalenAnz. 100
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- TablettsAnz. 12
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- WeihnachtsgirlandenAnz. 20
- Krippe
- Theater-Hintervorhang
- Theaterrequisiten
- TischläuferAnz. 20
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
Beleuchtung
- LichtnetzeAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 16
- LED-SpotsAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
Ausstattung
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- KartenterminalAnz. 2
- Kassabox
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- SuppenkesselAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- ServierschalenAnz. 20
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst den Lageplan fest: Plane Marktstände, Partyzelte, Bühne, Kassentisch, Sitzplätze und Absperrpfosten ein. So erkennst du früh, ob Wege, Einlass und Fluchtbereiche frei bleiben.
- Bestätige Standbetreiber und Theaterbesetzung spätestens 7 Tage vorher schriftlich. Bitte dabei auch um Ernährungswünsche und fehlende Angaben für die Anmeldeliste.
- Verschicke Theatertexte, Künstlerinformationen und den endgültigen Ablauf spätestens 3 Tage vor dem Markt. Am Veranstaltungstag selbst sollten nur noch Rückfragen geklärt werden.
- Teile freiwillige Helfer in feste Schichten für Einlass, Marktstände, Kasse, Garderobe und Bühnenbereich ein. Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person ein, die Entscheidungen treffen kann.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere das Gelände am Aufbau-Tag. Stelle Zelte, Tische, Bühnenelemente, Dekoration, Kühlboxen und Requisiten erst nach dieser Kontrolle an die vorgesehenen Plätze.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtstheater planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Standorts und der Festlegung des Theaterprogramms. Standbetreiber, Besetzung und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin angesprochen werden.
- Wann sollte man die Anmeldungen für einen Weihnachtsmarkt öffnen?
- Öffne die Anmeldung, sobald Standort, Marktaufteilung, Teilnahmebedingungen und wichtige Zeiten feststehen. Eine Anmeldefrist von mindestens 14 Tagen lässt genug Zeit, Wünsche zu prüfen und freie Standflächen nachzubesetzen.
- Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?
- Drucke Lageplan und Theatertexte aus, bestätige Lieferanten und kontrolliere die Wettervorhersage. Sortiere außerdem Weihnachtsdekoration und Theaterrequisiten und teile die Helfer für den Aufbau in konkrete Aufgaben ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts mit Theater?
- Plane für das Entladen, den Zelt- und Standaufbau, Tische, Bühne und Dekoration mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für Geländekontrolle, Technikprüfung und eine kurze Ablaufbesprechung.
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