Organiser un marché de Noël avec une pièce de théâtre

Un marché de Noël avec théâtre demande deux organisations en parallèle : les stands et le spectacle. Commencez par réserver le lieu et fixer le programme théâtral, puis construisez le plan du marché autour des circulations, de la scène et des espaces de restauration. Les inscriptions des exposants et du public doivent être suivies jusqu’à la dernière semaine. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour le déchargement, le montage, l’accueil et la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Arrêter le programme du théâtre
2 personnes
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions aux stands
6
Confirmer la présence de la troupe de théâtre
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Publier sur les réseaux sociaux
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les inscriptions
12
Confirmer les fournisseurs
13
Imprimer les textes de théâtre
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Imprimer le plan
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
3 personnes
19
Trier les décorations de Noël
2 personnes
20
Préparer les accessoires de théâtre
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Contrôler le site
2 personnes
23
Décharger les stands du marché
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Aménager la scène de théâtre
4 personnes
28
Installer le décor de théâtre
3 personnes
29
Raccorder la sonorisation
2 personnes
30
Installer l’éclairage du théâtre
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Faire un passage en revue du théâtre
5 personnes
33
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
34
Vérifier les stands
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

43
Ouvrir l’entrée
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Tenir la caisse
2 personnes
46
Soutenir les exposants
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Réapprovisionner les toilettes
52
Première représentation théâtrale
5 personnes
53
Accompagner le public du théâtre
3 personnes
54
Assurer l’entracte du théâtre
2 personnes
55
Deuxième représentation théâtrale
5 personnes
56
Gérer la technique du théâtre
2 personnes
57
Animer le coin photo
58
Informer les visiteurs
2 personnes
59
Annoncer la dernière vente
60
Fermer l'entrée
2 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
63
Rassembler les accessoires de théâtre
2 personnes
64
Démonter la sono
2 personnes
65
Démonter le décor de théâtre
3 personnes
66
Éteindre l’éclairage
2 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Rapporter le matériel
2 personnes
74
Nettoyer les glacières
2 personnes
75
Remettre la vaisselle en place
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables bistrotqté 6
Chaises pliantesqté 120
Table de caisse
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteaux pour sacs
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 150
Bol à soupeqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateauxqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Couronnes de Noëlqté 8
Guirlandes de Noëlqté 20
Crèche de Noël
Fond de scène de théâtre
Accessoires de théâtre
Chemins de tableqté 20
Personnages de Noëlqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Guirlandes LEDqté 16
Projecteurs LEDqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez la troupe au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez dès ce moment les dimensions disponibles pour les tentes, les stands et les éléments de podium.
Dessinez le plan avant d’ouvrir les inscriptions aux stands. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et séparez la file de la caisse, l’espace théâtre et les zones de circulation.
Demandez aux exposants leurs besoins électriques, alimentaires et de mobilier avec l’inscription. Relancez les réponses manquantes 10 jours avant le marché afin d’éviter les changements de dernière minute.
Préparez les textes imprimés, le fond de scène et les accessoires au plus tard la veille. Contrôlez aussi les guirlandes lumineuses et les éclairages LED avant l’installation, plutôt que le jour de la représentation.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par mission : montage, accueil, stands, restauration et théâtre. Prévoyez au minimum 30 minutes entre la fin du montage et l’ouverture au public pour contrôler le site et les circulations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec théâtre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer la troupe, recruter les exposants et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite 10 à 14 jours avant l’événement pour confirmer les stands, les besoins alimentaires et le mobilier.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du marché ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour 10 à 15 exposants, auxquels s’ajoutent 2 personnes pour l’accueil et 2 à 4 personnes pour le théâtre et la régie. Renforcez l’équipe pendant le montage et juste avant la représentation.
Quand installer les tentes et les stands du marché ?: Installez les tentes, les tables et les stands le matin même si le lieu est disponible assez tôt, ou la veille pour les structures autorisées à rester en place. Terminez le montage au moins 30 minutes avant l’arrivée du public et vérifiez la météo avant de commencer.

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