Cómo organizar un mercado navideño con teatro

Un mercado navideño con teatro combina muchos equipos y horarios: puestos, artistas, decoración, público y montaje deben encajar desde el principio. Empieza reservando el recinto y fijando el programa teatral antes de abrir las inscripciones. Después organiza el plano del mercado, confirma a vendedores y elenco, y asigna responsables para cada zona. La última semana sirve para imprimir materiales, revisar suministros y comprobar que el espacio está listo para montar sin retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Registrar el programa de teatro
2 personas
3
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Procesar las inscripciones del puesto
6
Confirmar el elenco teatral
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir inscripciones
9
Publicar en redes sociales
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Comprobar las inscripciones
12
Confirmar proveedores
13
Imprimir los textos de teatro
14
Enviar la información de los artistas
15
Imprimir el plano
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Hacer la compra
3 personas
19
Clasificar decoración navideña
2 personas
20
Preparar los accesorios de teatro
2 personas
21
Llenar las neveras portátiles
2 personas
22
Inspeccionar el recinto
2 personas
23
Descargar los puestos del mercado
4 personas
24
Montar las carpas
4 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar el escenario de teatro
4 personas
28
Colocar la escenografía del teatro
3 personas
29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
30
Instalar la iluminación del teatro
2 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Recorrer el teatro
5 personas
33
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
34
Comprobar los puestos
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Preparar bebidas calientes
2 personas
39
Preparar la caja
2 personas
40
Colocar la señalización
2 personas
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Comprobar los baños
2 personas

Evento

43
Abrir la entrada
3 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Operar la caja
2 personas
46
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Servir las bebidas
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Reponer los baños
52
Primera función de teatro
5 personas
53
Guiar al público del teatro
3 personas
54
Organizar el intermedio del teatro
2 personas
55
Segunda función de teatro
5 personas
56
Operar la técnica teatral
2 personas
57
Atender el rincón fotográfico
58
Informar a los visitantes
2 personas
59
Anunciar la última venta
60
Cerrar la entrada
2 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
63
Reunir los accesorios de teatro
2 personas
64
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
65
Desmontar el decorado de teatro
3 personas
66
Apagar la iluminación
2 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Desmontar las carpas
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar el recinto
4 personas
73
Devolver los materiales
2 personas
74
Limpiar neveras portátiles
2 personas
75
Guardar la vajilla
2 personas
76
Devolver los objetos prestados
2 personas
77
Guardar los restos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 16
Mesas bistrocant. 6
Sillas plegablescant. 120
Mesa de caja
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 4
Perchero para bolsas de abrigos
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Platos de postrecant. 150
Tazones para sopacant. 100
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Coronas navideñascant. 8
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Belén
Telón de teatro
Atrezzo teatral
Manteles runnerscant. 20
Figuras navideñascant. 10

Iluminación

Luces de guirnaldacant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 16
Focos LEDcant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Portátil
Terminal de pagocant. 2
Caja registradora
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de servircant. 20
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Reserva el recinto y registra el programa de teatro antes de anunciar fechas o abrir inscripciones. Sin esos dos datos, los puestos y el elenco recibirán información que puede cambiar.
Dibuja el plano antes de confirmar los puestos: marca carpas, mesas, escenario, caja, guardarropa y pasillos. Imprímelo y entrega una copia a voluntarios, proveedores y artistas.
Cierra las inscripciones de los puestos con varios días de margen para revisar preferencias dietéticas, confirmar proveedores y preparar la distribución definitiva del mercado.
Envía la información del elenco y los textos impresos con antelación, y prepara el telón y el atrezzo en una zona identificada. Así no se mezclan los accesorios teatrales con la descarga de los puestos.
Programa el montaje por fases el mismo día: primero inspecciona el recinto, después descarga y monta carpas, mesas y escenario, y por último coloca decoración, luces y bebidas en las neveras portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con teatro?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, registrar el teatro y contactar con los puestos. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir el plano y revisar materiales.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los puestos?: Ábrelas cuando el recinto y la distribución provisional estén definidos, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Ciérralas al menos 10 días antes para comprobar datos y confirmar proveedores.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado con teatro?: Calcula como mínimo una persona para cada zona crítica: entrada, puestos, escenario, guardarropa y caja. Para un evento pequeño, reserva al menos 6 voluntarios y asigna sus funciones por escrito 3 días antes.
¿Cuándo se debe montar el escenario y las carpas?: Haz la inspección del recinto antes de descargar y monta primero las carpas y el escenario, seguido de las mesas. Reserva entre 3 y 4 horas de montaje para colocar también el telón, el atrezzo, la iluminación y la decoración.

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