Zo organiseer je een kerstmarkt met kerststallen

Begin niet met de decoratie, maar met datum, locatie en vergunningen. Reserveer daarna de kerststallen, marktkramen en tenten, zodat je weet hoeveel ruimte en standhouders je kunt plaatsen. Werk vervolgens de plattegrond, het programma, de verkeersstromen en de vrijwilligersbezetting uit. In de laatste week controleer je verlichting, kerstdecoratie, betaalmiddelen, prijzkaarten en catering. Zo voorkom je dat praktische zaken op de marktdag nog moeten worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Kerststallen reserveren
6
Kramen en tenten reserveren
7
Standhouders benaderen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standhouders bevestigen
12
Programma opstellen
13
Plattegrond maken
14
Verkeersborden regelen
15
Vrijwilligers inplannen
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen bestellen
19
Verlichting testen
2 personen
20
Kerstdecoratie controleren
2 personen
21
Kerststallen controleren
2 personen
22
Kassa- en betaalmiddelen regelen
23
Prijskaarten afdrukken
24
Plattegrond afdrukken
25
Naambadges voorbereiden
26
Voorraadlabels maken
27
Route en parkeerinformatie delen
28
Boodschappen ophalen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Kerststallen klaarzetten
3 personen
32
Terrein afzetten
2 personen
33
Tenten opbouwen
4 personen
34
Kramen opstellen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Lichtbogen ophangen
3 personen
37
Verlichting aansluiten
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
41
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
42
Kassa inrichten
2 personen
43
Naam- en prijskaarten plaatsen
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Standhouders ontvangen
3 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Kerststallen toelichten
2 personen
48
Kaarsen en lichtdecoratie bewaken
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Warme chocolademelk serveren
2 personen
51
Glühwein uitschenken
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Kassa beheren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
2 personen
58
Looproutes vrijhouden
2 personen
59
Standhouders ondersteunen
2 personen
60
Eindomroep verzorgen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
64
Kerststallen afdekken
3 personen
65
Decoratie verwijderen
4 personen
66
Verlichting uitschakelen
2 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval sorteren
3 personen
69
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
70
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Tenten en kramen afbreken
5 personen
73
Kerststallen retourneren
3 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Voorraad opruimen
2 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Kerstdecoratie opbergen
2 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Barkrukkenaantal 12
Kerststallenaantal 6
Presentatietafelsaantal 6
Dranghekkenaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Theelepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 8
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Dennentakkenaantal 30
Kerstkransenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Prijskaartenaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 24
Lichtbogenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Handmicrofoon
Mobiele speaker
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenweegschaal
Contantgeldkistaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de indeling minimaal 4 weken vooraf vast. Zet kerststallen en marktkramen op de plattegrond, houd looproutes vrij en plaats pijlborden bij de ingang, uitgang en belangrijke kruisingen.
Regel vergunningen, verzekering en verkeersborden vroeg in het proces. Controleer uiterlijk 8 weken vooraf welke toestemming nodig is en wie verantwoordelijk is voor eventuele verkeersbegeleiding.
Bevestig standhouders pas nadat hun aanmelding, dieetwensen en benodigde plek zijn verwerkt. Stuur de definitieve informatie minstens 7 dagen vooraf, inclusief opbouwtijd, plattegrond en contactpersoon.
Test alle verlichting 2 tot 3 dagen vooraf, inclusief ledlichtsnoeren en lichtbogen. Controleer ook verlengsnoeren, aansluitpunten en de verlichting rond de kerststallen voordat bezoekers arriveren.
Bereken catering per openingsuur en niet alleen per bezoeker. Plan naast koffie, thee, glühwein en water ook voldoende kopjes, glazen, borden en bestek; bestel de boodschappen uiterlijk 3 dagen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Plan de definitieve standhouders, plattegrond en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoe deel je een kerstmarkt met kerststallen in?: Maak 3 tot 4 weken vooraf een plattegrond met aparte zones voor kerststallen, marktkramen, catering en zitplaatsen. Houd brede looproutes vrij en plaats de kerststallen niet voor uitgangen, betaalpunten of noodvoorzieningen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstmarkt?: Reken minimaal 4 uur voor de opbouw van tenten, kramen, kerststallen, verlichting en bewegwijzering. Laat standhouders eerder komen voor hun inrichting en plan na de opbouw nog 30 minuten voor een veiligheidscontrole.
Wat moet je de week voor een kerstmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de standhouders, vrijwilligers, catering, betaalmiddelen en plattegrond. Test de verlichting 2 tot 3 dagen vooraf en druk prijzkaarten, naambadges en plattegronden uiterlijk de dag ervoor af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.