Weihnachtsmarkt mit Krippen planen: der praktische Ablauf
Ein Weihnachtsmarkt mit Krippen braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnliches Winterfest: Neben Ständen und Verpflegung müssen die Krippen sicher präsentiert, Genehmigungen beantragt und Besucherwege geplant werden. Beginne mit Termin, Öffnungszeiten und Location, bevor du Standbetreiber oder Helfer anfragst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Reservierungen und die Aufteilung des Geländes. In der letzten Woche prüfst du Beleuchtung, Dekoration, Zahlungsmittel, Preisschilder und die bestellten Mengen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Krippen reservieren
- 6
Stände und Zelte reservieren
- 7
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Standbetreiber bestätigen
- 12
Programm erstellen
- 13
Lageplan erstellen
- 14
Verkehrsschilder organisieren
- 15
Freiwillige einplanen
- 16
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkäufe bestellen
- 19
Beleuchtung testen
2 Personen
- 20
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
- 21
Krippen kontrollieren
2 Personen
- 22
Kassen- und Zahlungsmittel organisieren
- 23
Preisschilder drucken
- 24
Lageplan drucken
- 25
Namensschilder vorbereiten
- 26
Lageretiketten erstellen
- 27
Routen- und Parkinformationen teilen
- 28
Einkäufe abholen
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Krippen aufstellen
3 Personen
- 32
Gelände absperren
2 Personen
- 33
Zelte aufbauen
4 Personen
- 34
Stände aufbauen
4 Personen
- 35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 36
Lichtbögen aufhängen
3 Personen
- 37
Beleuchtung anschließen
3 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
- 40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 41
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 42
Kasse einrichten
2 Personen
- 43
Namens- und Preisschilder aufstellen
2 Personen
- 44
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 45
Aussteller empfangen
3 Personen
- 46
Besucher begrüßen
3 Personen
- 47
Krippen erläutern
2 Personen
- 48
Kerzen und Lichtdekoration bewachen
2 Personen
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
- 51
Glühwein ausschenken
2 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Kasse betreuen
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 58
Laufwege freihalten
2 Personen
- 59
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 60
Abschlussdurchsage übernehmen
- 61
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Kasse abschließen
2 Personen
- 63
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
- 64
Krippen abdecken
3 Personen
- 65
Dekoration entfernen
4 Personen
- 66
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 67
Geschirr sammeln
3 Personen
- 68
Abfall trennen
3 Personen
- 69
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
- 70
Cateringstation reinigen
3 Personen
- 71
Gelände reinigen
4 Personen
- 72
Zelte und Stände abbauen
5 Personen
- 73
Krippen zurücksenden
3 Personen
- 74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 75
Vorräte aufräumen
2 Personen
- 76
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 77
Weihnachtsdekoration verstauen
2 Personen
- 78
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 79
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- StehtischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 36
- BarhockerAnz. 12
- KrippenAnz. 6
- PräsentationstischeAnz. 6
- AbsperrgitterAnz. 12
- UmkleideracksAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- TeegläserAnz. 120
- GlühweintassenAnz. 150
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Dekoration
- KunstweihnachtsbäumeAnz. 8
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtsgirlandenAnz. 20
- TannenzweigeAnz. 30
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 20
- WeihnachtsfigurenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 40
- PreisschilderAnz. 80
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 24
- LichtbögenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- SuppenkesselAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- Handmikrofon
- Mobiler Lautsprecher
- FeuerlöscherAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SchälchenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
- Küchenwaage
- BargeldkasseAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 8
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre zuerst Datum, Öffnungszeiten und Location und beantrage die nötigen Genehmigungen frühzeitig. Prüfe außerdem, ob die Versicherung den Markt, Verkaufsstände und die ausgestellten Krippen abdeckt.
- Reserviere Krippen, Marktstände und Partyzelte, bevor du das Programm veröffentlichst. Plane im Lageplan getrennte Bereiche für Krippen, Verkaufsstände, Sitzplätze, Verpflegung und Besucherwege ein.
- Bestätige Standbetreiber und Helfer spätestens in der letzten Planungsphase schriftlich. Erstelle Namensschilder und einen Einsatzplan, damit am Veranstaltungstag klar ist, wer Aufbau, Einlass, Kasse und Abbau übernimmt.
- Berechne Catering und Geschirr nach erwarteten Besuchern und Öffnungszeit, nicht nur nach der Zahl der Stände. Bestelle Kaffeetassen, Teegläser, Glühweintassen, Teller und Besteck mit Reserve und erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf.
- Teste Beleuchtung und Wegweisung vor dem Markt bei Dunkelheit. Kontrolliere LED-Lichterketten, Lichtbögen, Weihnachtsdekoration und Krippen am Vortag; drucke Lageplan, Preisschilder und Willkommensschild erst nach der letzten Änderung.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Weihnachtsmarkt mit Krippen planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Versicherung. Für Krippen, Zelte, Stände und Standbetreiber brauchst du oft zusätzliche Abstimmungen, daher sollte die Reservierung nicht bis zur letzten Woche warten.
- Welche Genehmigungen braucht ein Weihnachtsmarkt mit Krippen?
- Das hängt von Ort, Gelände und Verkaufsangebot ab. Kläre mindestens 8 Wochen vorher, welche Genehmigungen für Veranstaltung, Verkaufsstände, Verkehr, Strom und Ausschank erforderlich sind, und prüfe parallel den Versicherungsschutz.
- Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit Krippen?
- Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Aufbau und Ablauf, eine Person für Kasse oder Zahlungen sowie zusätzliche Helfer für Einlass, Standbetreuung und Abfall. Bei mehreren Marktständen solltest du die Aufgaben in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden einteilen.
- Wann sollte man die Beleuchtung und Krippen kontrollieren?
- Führe eine vollständige Kontrolle am Vortag und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag durch. Beleuchtung, Lichtbögen, Wegweiser und Krippen sollten spätestens 2 Stunden vor der Öffnung an ihrem Platz sein, damit Fehler noch behoben werden können.
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