Cómo organizar un mercado navideño con belenes

Un mercado navideño con belenes necesita más coordinación que un mercadillo común: hay que encajar los puestos, las carpas, las piezas expuestas y el recorrido del público. Empieza por la fecha, el lugar, los permisos y el seguro; después confirma belenes y expositores antes de dibujar el plano. En la última semana, céntrate en la iluminación, la señalización, la compra, los medios de pago y los turnos de voluntariado. Así evitarás montar deprisa lo que debía estar listo antes de abrir.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el horario
2
Reservar el lugar
3
Solicitar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Reservar belenes
6
Reservar puestos y carpas
7
Contactar con los expositores
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Fijar los soportes de los puestos
12
Elaborar el programa
13
Hacer el plano
14
Gestionar señales de tráfico
15
Programar voluntarios
16
Calcular las cantidades de catering
2 personas
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Pedir la compra
19
Probar la iluminación
2 personas
20
Comprobar la decoración navideña
2 personas
21
Comprobar los belenes
2 personas
22
Gestionar la caja y los medios de pago
23
Imprimir tarjetas de precios
24
Imprimir el plano
25
Preparar acreditaciones
26
Crear etiquetas de inventario
27
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
28
Recoger la compra
2 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
3 personas
31
Preparar pesebres
3 personas
32
Cerrar el recinto
2 personas
33
Montar tiendas
4 personas
34
Montar los puestos
4 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Colgar arcos de luz
3 personas
37
Conectar la iluminación
3 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
40
Montar el buffet de catering
3 personas
41
Montar el punto de café y té
2 personas
42
Preparar la caja
2 personas
43
Colocar carteles con nombres y precios
2 personas
44
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

45
Recibir a los expositores
3 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Explicar los belenes
2 personas
48
Vigilar velas y decoración luminosa
2 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Servir chocolate caliente
2 personas
51
Servir vino caliente
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Gestionar la caja registradora
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer el bufé
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
2 personas
58
Mantener libres las vías de paso
2 personas
59
Apoyar a los expositores
2 personas
60
Realizar el anuncio de cierre
61
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

62
Cerrar la caja
2 personas
63
Enfriar los productos perecederos
2 personas
64
Cubrir los belenes
3 personas
65
Retirar la decoración
4 personas
66
Apagar la iluminación
2 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Clasificar residuos
3 personas
69
Limpiar mesas y sillas
3 personas
70
Limpiar el punto de catering
3 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Desmontar tiendas y puestos
5 personas
73
Devolver belenes
3 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Ordenar el stock
2 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Guardar la decoración navideña
2 personas
78
Inventariar materiales
2 personas
79
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas altascant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 36
Taburetes de barcant. 12
Belenescant. 6
Mesas de presentacióncant. 6
Vallas de control de multitudescant. 12
Percheros para camerinoscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Tazas para vino calientecant. 150
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 100
Cucharillascant. 120
Cucharones de servircant. 12

Decoración

Árboles de Navidad artificialescant. 8
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Ramas de pinocant. 30
Coronas navideñascant. 8
Mantelescant. 20
Figuras navideñascant. 12
Credencialescant. 40
Tarjetas de precioscant. 80
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 24
Arcos de luzcant. 6
Faroles LEDcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 3
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Micrófono de mano
Altavoz portátil
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 6
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Balanza de cocina
Caja para efectivocant. 2
Datáfonoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar con al menos 8 semanas de antelación. Solicita los permisos y comprueba el seguro antes de confirmar públicamente la participación de los expositores.
Confirma los belenes, puestos y carpas antes de hacer el plano. Reserva pasillos de al menos 1,20 metros y deja una zona claramente accesible para carga, descarga y evacuación.
Pide a cada expositor sus necesidades de mesa, electricidad y montaje entre 3 y 4 semanas antes. Con esa información podrás fijar los soportes de los puestos y preparar acreditaciones sin improvisar el día del mercado.
Calcula la comida y la bebida por franjas, no solo por número total de visitantes. Para el primer servicio, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona y confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones.
Haz una prueba completa de iluminación y pagos 1 o 2 días antes. Comprueba las guirnaldas LED, los arcos de luz, la caja, los medios de pago, las tarjetas de precios, el plano impreso y los carteles direccionales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con belenes?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, el lugar, los belenes, las carpas y los expositores suelen requerir más tiempo que la decoración y la compra.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores del mercado navideño?: Confirma sus plazas y necesidades entre 3 y 4 semanas antes. Pide entonces los datos para las acreditaciones, el horario de montaje, las necesidades eléctricas y cualquier preferencia dietética.
¿Cuándo se debe preparar el plano de los puestos?: Haz un primer plano cuando estén confirmados los puestos, las carpas y los belenes, normalmente 2 o 3 semanas antes. Imprímelo de nuevo tras la revisión final y coloca una copia visible en la entrada.
¿Qué hay que revisar el día antes de un mercado navideño?: El día anterior prueba la iluminación, revisa los belenes y la decoración, comprueba la caja y los pagos, y verifica la señalización. Deja preparados los turnos de voluntarios, las acreditaciones, las tarjetas de precios y la compra.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.