Organiser un marché de Noël avec des crèches

Un marché de Noël avec crèches se prépare d’abord comme un événement public, puis comme une exposition. Commence par bloquer la date, les horaires et le lieu, avant de réserver les crèches, les stands et les tentes. Les autorisations, l’assurance et les besoins des exposants doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, construis le plan de circulation, le programme, le planning des bénévoles et les quantités de restauration. Le jour venu, l’éclairage, la signalétique et l’encaissement font souvent la différence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2
Réserver le lieu
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver les crèches
6
Réserver les stands et les tentes
7
Contacter les exposants
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les exposants
12
Élaborer le programme
13
Créer le plan
14
Gérer les panneaux de signalisation
15
Planifier les bénévoles
16
Calculer les quantités de catering
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Commander les courses
19
Tester l’éclairage
2 personnes
20
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
21
Vérifier les crèches
2 personnes
22
Gérer la caisse et les moyens de paiement
23
Imprimer les cartes de prix
24
Imprimer le plan
25
Préparer les badges nominatifs
26
Créer les étiquettes de stock
27
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
28
Récupérer les courses
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Installer les crèches
3 personnes
32
Balisage du site
2 personnes
33
Monter les tentes
4 personnes
34
Monter les stands
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Suspendre les arches lumineuses
3 personnes
37
Brancher l’éclairage
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Installer le point café et thé
2 personnes
42
Installer la caisse
2 personnes
43
Installer les étiquettes de nom et de prix
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Présenter les crèches
2 personnes
48
Surveiller les bougies et la décoration lumineuse
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Servir du chocolat chaud
2 personnes
51
Servir le vin chaud
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Gérer la caisse
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Dégager les voies de circulation
2 personnes
59
Soutenir les exposants
2 personnes
60
Assurer le message de clôture
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
64
Couvrir les crèches
3 personnes
65
Retirer la décoration
4 personnes
66
Éteindre l’éclairage
2 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
70
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
73
Retourner les crèches
3 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger les stocks
2 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Ranger les décorations de Noël
2 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 36
Tabourets de barqté 12
Crèches de Noëlqté 6
Tables de présentationqté 6
Barrières de fouleqté 12
Portants de logeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 8
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Branches de sapinqté 30
Couronnes de Noëlqté 8
Nappesqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Badges nominatifsqté 40
Cartes de prixqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes LEDqté 24
Arches lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Microphone à main
Haut-parleur portable
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Balance de cuisine
Caisse d'espècesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et le lieu avant de contacter les exposants. Prévois au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et confirmer les réservations.
Demande à chaque exposant ses besoins alimentaires, électriques et d’installation dès l’inscription. Arrête la liste définitive 10 à 14 jours avant le marché afin de finaliser le plan et les achats.
Dessine un plan avec une zone distincte pour les crèches, les stands, l’accueil et la restauration. Imprime-le en deux formats : un exemplaire pour les bénévoles et un panneau visible à l’entrée.
Teste les guirlandes LED et les arches lumineuses avant le montage, pas le jour de l’ouverture. Vérifie aussi que les décorations de Noël ne gênent ni les passages ni les accès de secours.
Prépare la caisse, les moyens de paiement, les cartes de prix et les badges nominatifs la veille. Compte les espèces et teste chaque appareil de paiement avant l’arrivée du public, idéalement au moins 2 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec crèches ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un marché de taille courante. Ce délai permet de réserver le lieu et les crèches, demander les autorisations, recruter les exposants et finaliser le plan.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez les exposants 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez alors attribuer les stands, recueillir les besoins alimentaires et produire le plan, les badges et la signalétique.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour la caisse par tranche de 50 visiteurs attendus, avec 2 personnes supplémentaires pour l’installation et le rangement. Adaptez le nombre si le marché comporte plusieurs espaces ou des crèches fragiles.
Quand installer les crèches et les décorations de Noël ?: Installez les crèches et les éléments décoratifs la veille lorsque c’est possible, puis réservez au moins 2 heures le matin pour le contrôle final. Vérifiez les passages, l’éclairage, la stabilité des installations et la visibilité des panneaux avant l’ouverture.

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