Kerstmarkt met kerststallen organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt met kerststallen vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en decoratie. Je regelt tegelijk een locatie, vergunningen, standhouders, kerststallen, betalingen en veilige verlichting. Begin met datum, openingstijden en locatie, en werk daarna toe naar een vaste plattegrond en een definitief programma. Deze checklist helpt je om reserveringen, boodschappen, vrijwilligers en laatste controles in de juiste volgorde af te handelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden bevestigen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Kerststallen reserveren
Kramen en tenten reserveren
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
Programma opstellen
Plattegrond maken
Verkeersborden regelen
Vrijwilligers inplannen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Verlichting testen
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Kerststallen controleren
2 personen
Kassa- en betaalmiddelen regelen
Prijskaarten afdrukken
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
Voorraadlabels maken
Route en parkeerinformatie delen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kerststallen klaarzetten
3 personen
Terrein afzetten
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Kramen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Lichtbogen ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Naam- en prijskaarten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kerststallen toelichten
2 personen
Kaarsen en lichtdecoratie bewaken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Glühwein uitschenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kassa beheren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Eindomroep verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Kerststallen afdekken
3 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten en kramen afbreken
5 personen
Kerststallen retourneren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Voorraad opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Kerstdecoratie opbergen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Barkrukkenaantal 12
Kerststallenaantal 6
Presentatietafelsaantal 6
Dranghekkenaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Theelepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 8
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Dennentakkenaantal 30
Kerstkransenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Prijskaartenaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 24
Lichtbogenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Handmicrofoon
Mobiele speaker
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenweegschaal
Contantgeldkistaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer kerststallen, marktkramen en partytenten vroeg en leg aantallen schriftelijk vast. Controleer uiterlijk een week vooraf of levering, opbouwtijd en retourafspraken nog kloppen.
Maak de plattegrond pas definitief nadat standhouders zijn bevestigd. Houd ruimte vrij voor looproutes, pijlborden, lichtbogen en een plek waar bezoekers veilig kunnen betalen.
Plan de verlichting vóór de opbouwdag: test ledlichtsnoeren en lichtbogen volledig en controleer of verlengsnoeren en aansluitpunten lang genoeg zijn. Een defect lichtsnoer valt buiten vaak pas op als het donker wordt.
Verzamel dieetwensen en bereken catering per openingsuur, niet alleen per totaal aantal bezoekers. Bestel glühweinbekers, koffiekopjes, theeglazen, waterglazen en bestek met een reserve voor piekmomenten.
Leg kassa- en betaalmiddelen, prijkaartjes, naambadges en een geprinte plattegrond klaar in één organisatiedoos. Controleer dit pakket de dag vóór de markt, zodat je niet tijdens de opbouw nog moet printen of zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerststallen organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, openingstijden en vergunningen. Reserveer kerststallen, kramen en tenten zodra de datum vaststaat, omdat deze materialen snel niet meer beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik de vergunning voor een kerstmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de markt aan. Controleer direct of ook verkeersborden, tijdelijke verlichting of extra verzekering moeten worden geregeld; lokale termijnen kunnen verschillen.
Hoeveel kerststallen en marktkramen heb ik nodig?: Tel eerst het aantal bevestigde standhouders en reserveer daarna per standhouder minimaal één passende kraam of verkoopplek. Plan daarnaast aparte ruimte voor de kerststallen, presentatietafels, catering en een vrije looproute op de plattegrond.
Wanneer moet ik de verlichting van een kerstmarkt testen?: Test alle ledlichtsnoeren en lichtbogen uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer dan ook aansluitpunten, kabels en de zichtbaarheid van het welkomstbord en de pijlborden in het donker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.