Checklist pour organiser un marché de Noël avec crèches

Un marché de Noël avec crèches demande une préparation précise, car il faut coordonner les exposants, les installations et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et vérifier les autorisations et l’assurance. Ensuite, structurez les inscriptions, le plan des stands, le programme et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à contrôler l’éclairage, la décoration, les crèches, la caisse et les supports imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires d'ouverture
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver les crèches
Réserver les stands et les tentes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Élaborer le programme
Créer le plan
Gérer les panneaux de signalisation
Planifier les bénévoles
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les courses
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Vérifier les crèches
2 personnes
Gérer la caisse et les moyens de paiement
Imprimer les cartes de prix
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
Créer les étiquettes de stock
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les crèches
3 personnes
Balisage du site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Monter les stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre les arches lumineuses
3 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer les étiquettes de nom et de prix
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter les crèches
2 personnes
Surveiller les bougies et la décoration lumineuse
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir le vin chaud
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Gérer la caisse
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Assurer le message de clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Couvrir les crèches
3 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
Retourner les crèches
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les décorations de Noël
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 36
Tabourets de barqté 12
Crèches de Noëlqté 6
Tables de présentationqté 6
Barrières de fouleqté 12
Portants de logeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 8
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Branches de sapinqté 30
Couronnes de Noëlqté 8
Nappesqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Badges nominatifsqté 40
Cartes de prixqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes LEDqté 24
Arches lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Microphone à main
Haut-parleur portable
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Balance de cuisine
Caisse d'espècesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, les tentes, les stands et les crèches plusieurs mois à l’avance : les disponibilités diminuent fortement à l’approche de décembre.
Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 4 semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de confirmer leurs besoins et de finaliser le plan.
Préparez le plan des stands et les panneaux de signalisation au moins 7 jours avant l’événement. Imprimez aussi un plan d’accueil et les badges nominatifs avec une marge de quelques exemplaires.
Calculez les quantités de restauration séparément pour le café, le thé, le vin chaud et l’eau. Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée prévue.
Testez les guirlandes LED et les arches lumineuses la veille, puis contrôlez les prises et les câbles le matin même. Vérifiez également que les cartes de prix et les moyens de paiement sont prêts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël avec crèches ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant l’événement. Les premières étapes sont la date, le lieu, les autorisations, l’assurance et la réservation des crèches, des tentes et des stands.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture et fixez la clôture des inscriptions environ 4 semaines avant. Cela laisse le temps de recueillir leurs besoins alimentaires et de confirmer leur emplacement.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôlez les crèches, la décoration, l’éclairage, les panneaux, les badges, les cartes de prix et la caisse. Faites aussi une dernière vérification des tables, chaises, tentes et fournitures de restauration.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, en répartissant les quantités entre café, thé, vin chaud et eau. Ajoutez une marge si l’événement dure plusieurs heures ou accueille principalement des adultes.

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