Checkliste für einen Weihnachtsmarkt mit Krippen
Ein Weihnachtsmarkt mit Krippen braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Adventsbasar: Neben Ständen und Verpflegung müssen die Krippen sicher präsentiert, Genehmigungen geklärt und Wege gut ausgeschildert werden. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Standortplanung bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag. Plane die Standbetreiber, Helfer und Einkäufe frühzeitig, damit fehlende Zusagen oder Tassen nicht erst beim Aufbau auffallen. Besonders Beleuchtung, Zahlungsmittel und wetterfeste Ausstattung werden häufig zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
Location reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Krippen reservieren
Stände und Zelte reservieren
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
Programm erstellen
Lageplan erstellen
Verkehrsschilder organisieren
Freiwillige einplanen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkäufe bestellen
Beleuchtung testen
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Krippen kontrollieren
2 Personen
Kassen- und Zahlungsmittel organisieren
Preisschilder drucken
Lageplan drucken
Namensschilder vorbereiten
Lageretiketten erstellen
Routen- und Parkinformationen teilen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Krippen aufstellen
3 Personen
Gelände absperren
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Stände aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Lichtbögen aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Namens- und Preisschilder aufstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Krippen erläutern
2 Personen
Kerzen und Lichtdekoration bewachen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Glühwein ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kasse betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Laufwege freihalten
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Abschlussdurchsage übernehmen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
Krippen abdecken
3 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
Cateringstation reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Zelte und Stände abbauen
5 Personen
Krippen zurücksenden
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Vorräte aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Weihnachtsdekoration verstauen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- StehtischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 36
- BarhockerAnz. 12
- KrippenAnz. 6
- PräsentationstischeAnz. 6
- AbsperrgitterAnz. 12
- UmkleideracksAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- TeegläserAnz. 120
- GlühweintassenAnz. 150
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Dekoration
- KunstweihnachtsbäumeAnz. 8
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtsgirlandenAnz. 20
- TannenzweigeAnz. 30
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 20
- WeihnachtsfigurenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 40
- PreisschilderAnz. 80
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 24
- LichtbögenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- SuppenkesselAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- Handmikrofon
- Mobiler Lautsprecher
- FeuerlöscherAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SchälchenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
- Küchenwaage
- BargeldkasseAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 8
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Datum, Öffnungszeiten und Standort zuerst und beantrage erforderliche Genehmigungen mehrere Wochen vor dem Markt. Prüfe außerdem, ob die Versicherung den Aufbau, die Stände und die ausgestellten Krippen abdeckt.
- Bestätige Standbetreiber nicht nur mündlich, sondern halte Zu- und Absagen, Ernährungswünsche und benötigte Standflächen schriftlich fest. So kannst du Lageplan, Beschilderung und Verpflegungsmengen rechtzeitig anpassen.
- Erstelle den Lageplan mit Ständen, Krippen, Eingängen und Wegweisern spätestens eine Woche vor dem Termin. Drucke mehrere Exemplare aus und plane zusätzlich ein gut sichtbares Willkommensschild ein.
- Teste LED-Lichterketten und Lichtbögen vor dem Aufbau vollständig und prüfe, ob Kabel und Stromanschlüsse für die Außenfläche geeignet sind. Weihnachtsdekoration, Krippen und Beleuchtung sollten am Vortag noch einmal auf Schäden kontrolliert werden.
- Berechne Geschirr, Getränke und Speisen anhand der erwarteten Besucherzahl und bestelle mit einigen Tagen Puffer. Kassen- und Zahlungsmittel, Preisschilder sowie Namensschilder gehören in eine beschriftete Kiste, die beim Aufbau direkt ausgegeben wird.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Krippen planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Versicherung. Standbetreiber, Krippen und Zelte solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Markt anfragen und reservieren.
- Welche Genehmigungen braucht ein Weihnachtsmarkt mit Krippen?
- Das hängt von Standort, Größe und Nutzung der Fläche ab. Kläre mindestens 6 Wochen vorher bei der zuständigen Stelle, ob eine Veranstaltungsgenehmigung, Verkehrsregelung, Ausschank- oder Sondernutzungserlaubnis erforderlich ist.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Plane pro Schicht mindestens 1 verantwortliche Person für Organisation und Kasse sowie zusätzlich Helfer für Aufbau, Stände, Verpflegung und Abbau ein. Für einen Markt mit mehreren Ständen sind zwei Schichten à 3 bis 4 Stunden meist übersichtlicher als ein durchgehender Einsatz.
- Wann sollte man Krippen und Weihnachtsdekoration kontrollieren?
- Kontrolliere Krippen, Figuren, Girlanden, Tannenzweige und Weihnachtsbäume spätestens 7 Tage vor dem Markt auf Vollständigkeit und Schäden. Eine zweite Prüfung am Vortag verhindert, dass beim Aufbau defekte Beleuchtung oder fehlende Dekoration auffällt.
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