Zo organiseer je een kerstmarkt met kerstcircus

Een kerstmarkt met kerstcircus vraagt om twee plannen die op dezelfde locatie en tijd moeten werken: de markt en de voorstelling. Begin daarom met datum, terrein en circusreservering voordat je verkopers of artiesten vastlegt. Daarna regel je vergunningen, verzekering, veiligheidsplan en stroomvoorziening. Met een duidelijke plattegrond, vaste aanmeldtermijnen en een aparte bezoekersstroom voorkom je dat kramen, wachtrijen en circuspubliek elkaar in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementdatum bevestigen
2 personen
2
Locatie en terrein vastleggen
2 personen
3
Circusvoorstelling reserveren
4
Marktverkopers benaderen
2 personen
5
Kerstartiesten boeken
6
Vergunningen aanvragen
7
Verzekering controleren
8
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
9
Ontruimingsroutes bepalen
2 personen
10
Stroompunten inventariseren
2 personen
11
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
12
Marktindeling vastleggen
2 personen
13
Circusindeling vastleggen
2 personen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Promotie op sociale media starten
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Kraamhouders bevestigen
20
Reserveringen vastleggen
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Parkeerinformatie verspreiden
23
Routebordjes ontwerpen
24
Polsbandjes voorbereiden
2 personen
25
Kerstversiering controleren
2 personen
26
Verlichting testen
2 personen
27
Cateringmaterialen controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Materialen naar locatie brengen
4 personen
30
Circustent laten opbouwen
6 personen
31
Marktkramen opbouwen
6 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
33
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
34
Verlichting ophangen
4 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Cateringbuffet inrichten
4 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Kraamhouders ontvangen
3 personen
41
Kraamindeling controleren
2 personen
42
Circuscontrole uitvoeren
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Entreepost inrichten
2 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Entree en polsbandjes verzorgen
3 personen
49
Kerstmarkt begeleiden
3 personen
50
Circusbezoekers begeleiden
4 personen
51
Circusvoorstelling begeleiden
4 personen
52
Kerstmuziek verzorgen
53
Warme dranken serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet schoonhouden
2 personen
57
Afval inzamelen
2 personen
58
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
59
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
60
Eindomroep verzorgen
61
Marktkramen sluiten
3 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

63
Catering afbouwen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
5 personen
67
Marktkramen afbreken
6 personen
68
Circustent laten afbreken
6 personen
69
Verlichting verwijderen
4 personen
70
Versiering verwijderen
4 personen
71
Materialen terugbrengen
4 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
75
Koelmaterialen reinigen
2 personen
76
Servies en glaswerk reinigen
3 personen
77
Decoratiematerialen sorteren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Loungebankenaantal 8
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Kraamgewichtenaantal 24
Circusstoelenaantal 300
Entreetafelaantal 2
Afzethekkenaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
LED-schijnwerpersaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20

Apparatuur

Circustent
Kassakoffersaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Wachtrijpaaltjesaantal 12
Handmegafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verkoopkassa'saantal 3
Brandblussersaantal 6
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 32
EHBO-koffersaantal 2
Regentonnenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 250
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kersttafellopersaantal 20
Kerstfigurenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Prijshoudersaantal 30
Kerstmanpak
Fotowand
Routebordjesaantal 20
Parkeerbordjesaantal 12
Programmafoldersaantal 500
Plattegrondenaantal 500
Polsbandjesaantal 500
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 30
Prijskaartjesaantal 200
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 500
Touwrollenaantal 6
Schaarsetsaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 8
Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6

Tips

Leg eerst de terreinindeling vast met aparte zones voor marktkramen, circustent, entree, wachtrijen en ontruimingsroutes. Controleer daarna of kabels, afzethekken en routebordjes logisch en veilig geplaatst kunnen worden.
Reserveer het kerstcircus voordat je de rest van het programma definitief maakt. Neem in je planning tijd op voor opbouw, voorstelling, publiekswissel en afbouw; vooral de ruimte rond de circustent wordt vaak te laat ingetekend.
Vraag marktverkopers en kerstartiesten om een harde bevestiging met een sluitingsdatum. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat catering niet enkele dagen voor het evenement nog moet worden aangepast.
Maak één stroomplan voor lichtslingers, LED-schijnwerpers, koffiezetapparaten, waterkokers en pinapparaten. Leg verlengkabels onder kabelmatten en test alle stroompunten vóór de opbouw, niet pas wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.
Deel vrijwilligers in per taak en tijdsblok, met portofoons voor coördinatie en een handmegafoon voor instructies. Verspreid parkeerinformatie en routebordjes uiterlijk een week vooraf; bezoekers die moeten zoeken, veroorzaken direct drukte bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt met kerstcircus organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en reservering van het circus. Vraag vergunningen en verzekering daarna direct aan, omdat de beoordeling meerdere weken kan duren.
Wanneer moet je de vergunning voor een kerstmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum, terrein en programma op hoofdlijnen vaststaan, meestal minimaal 8 tot 12 weken voor het evenement. Voeg het veiligheidsplan, de plattegrond en de ontruimingsroutes toe als daarom wordt gevraagd.
Hoe deel je een kerstmarkt met circus logisch in?: Maak minimaal vier herkenbare zones: markt, circustent, entree en wachtrij. Houd doorgaande routes en ontruimingsroutes vrij en plan de kraamindeling vóór je marktkramen, partytenten en afzethekken definitief bestelt.
Wanneer moet je bezoekers en verkopers uitnodigen voor een kerstmarkt?: Benader verkopers en kerstartiesten enkele maanden vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de markt. Verstuur parkeerinformatie, route en reserveringsgegevens daarna opnieuw in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.