Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszirkus planen
Ein Weihnachtsmarkt mit Zirkusvorstellung braucht zwei Abläufe, die auf demselben Gelände funktionieren: Markt, Gastronomie und Unterhaltung auf der einen Seite, Einlass und Sitzplätze im Zirkuszelt auf der anderen. Beginne mit Datum, Ort und reservierter Zirkusvorstellung, bevor du Verkäufer oder Künstler verbindlich zusagst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Gelände- und Sicherheitsplan. In den letzten Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Strom, Helfer, Reservierungen und klare Informationen für die Besucher.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsdatum bestätigen
2 Personen
- 2
Ort und Gelände abstecken
2 Personen
- 3
Circusvorstellung reservieren
- 4
Marktverkäufer ansprechen
2 Personen
- 5
Weihnachtskünstler buchen
- 6
Genehmigungen beantragen
- 7
Versicherung prüfen
- 8
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 9
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
- 10
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
- 11
Geländeplan erstellen
2 Personen
- 12
Marktaufteilung festlegen
2 Personen
- 13
Zirkusaufstellung festlegen
2 Personen
- 14
Einladungen verschicken
2 Personen
- 15
Social-Media-Werbung starten
- 16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Catering bestellen
2 Personen
- 19
Standbetreiber bestätigen
- 20
Reservierungen festhalten
2 Personen
- 21
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 22
Parkinformationen verteilen
- 23
Wegweiser gestalten
- 24
Armbänder vorbereiten
2 Personen
- 25
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
- 26
Beleuchtung testen
2 Personen
- 27
Cateringmaterialien prüfen
2 Personen
- 28
Einkaufen gehen
3 Personen
- 29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 30
Zelt aufbauen lassen
6 Personen
- 31
Marktstände aufbauen
6 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 33
Stromversorgung anschließen
3 Personen
- 34
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 36
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 41
Standaufteilung prüfen
2 Personen
- 42
Zirkuskontrolle durchführen
3 Personen
- 43
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 44
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 45
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 46
Geländesicherheit überprüfen
2 Personen
Event
- 47
Besucher empfangen
4 Personen
- 48
Einlass und Armbänder organisieren
3 Personen
- 49
Weihnachtsmarkt begleiten
3 Personen
- 50
Circusbesucher begleiten
4 Personen
- 51
Zirkusvorstellung betreuen
4 Personen
- 52
Weihnachtsmusik bereitstellen
- 53
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Buffet sauber halten
2 Personen
- 57
Müll einsammeln
2 Personen
- 58
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 59
Besucherströme lenken
3 Personen
- 60
Abschlussdurchsage übernehmen
- 61
Marktstände schließen
3 Personen
- 62
Besucher verabschieden
4 Personen
Nachbereitung
- 63
Catering abbauen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
- 66
Gelände reinigen
5 Personen
- 67
Marktstände abbauen
6 Personen
- 68
Zirkuszelt abbauen lassen
6 Personen
- 69
Beleuchtung entfernen
4 Personen
- 70
Dekoration entfernen
4 Personen
- 71
Materialien zurückbringen
4 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 74
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 75
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
- 76
Geschirr und Gläser reinigen
3 Personen
- 77
Dekorationsmaterial sortieren
2 Personen
- 78
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
- BiertischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- LoungebänkeAnz. 8
- StehtischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 8
- StandgewichteAnz. 24
- ZirkusstühleAnz. 300
- EmpfangstischAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 20
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LaternenAnz. 20
- LED-FlutlichterAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 20
Ausstattung
- Zirkuszelt
- KassakofferAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 3
- AbsperrpfostenAnz. 12
- HandmegafoneAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- VerkaufskassenAnz. 3
- FeuerlöscherAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 8
- BatterienAnz. 32
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- RegenfässerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 250
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 250
- SchälchenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 250
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- ScherenAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- LebensmittelboxenAnz. 20
- AluminiumfolieAnz. 6
- FrischhaltefolieAnz. 6
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 6
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtsgirlandenAnz. 20
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- WeihnachtssterneAnz. 12
- WeihnachtstischläuferAnz. 20
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- TischdeckenAnz. 20
- PreishalterAnz. 30
- Weihnachtsmannkostüm
- Fotowand
- WegweiserAnz. 20
- ParkschilderAnz. 12
- ProgrammhefteAnz. 500
- PläneAnz. 500
- ArmbänderAnz. 500
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 30
- PreisschilderAnz. 200
- KlebebandrollenAnz. 12
- KabelbinderAnz. 500
- SeilrollenAnz. 6
- Scheren-SetsAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallcontainerAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 20
- BesensetsAnz. 4
- BlechdosenAnz. 4
- WischmopsAnz. 6
- EimerAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 6
- PapierhandtücherAnz. 12
- DesinfektionssprayAnz. 6
Tipps
- Reserviere die Zirkusvorstellung zuerst und lege erst danach die Marktzeiten fest. Plane zwischen Marktöffnung, Einlass und Vorstellung mindestens 30 Minuten, damit sich keine Warteschlange vor dem Zirkuszelt mit den Marktständen vermischt.
- Zeichne das Gelände maßstabsgetreu auf und markiere Zirkuszelt, Marktstände, Absperrgitter, Fluchtwege und Stromanschlüsse. Prüfe den Plan mindestens zwei Wochen vor dem Termin vor Ort, weil Kabelwege und Abstände auf Papier oft anders wirken.
- Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung frühzeitig, idealerweise mehrere Monate vor dem Markt. Für Sicherheits- und Evakuierungswege brauchst du eine feste Zuständigkeit; teile am Veranstaltungstag Funkgeräte und Handmegafone bestimmten Personen zu.
- Erfasse bei jedem Standbetreiber den benötigten Strom und die Verkaufsfläche spätestens bei der Bestätigung. Plane Verlängerungskabel, Kabelmatten und Standgewichte gemeinsam mit dem Geländeplan, statt sie am Aufbautag nachträglich zu suchen.
- Lege Reservierungen, Ernährungswünsche und Parkinformationen spätestens sieben Tage vor dem Termin endgültig fest. Bereite Empfangstisch, Armbänder und Wegweiser am Vortag vor, damit der Einlass nicht gleichzeitig mit dem Aufbau organisiert werden muss.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszirkus planen?
- Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher. Die Zirkusvorstellung, Genehmigungen, Versicherung und Marktverkäufer brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Dekoration oder Wegweiser.
- Wann sollte man die Genehmigungen für einen Weihnachtsmarkt beantragen?
- Reiche die Anträge mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Veranstaltungstermin ein. Sicherheitsplan, Evakuierungswege, Geländeplan und Angaben zum Zirkuszelt sollten dabei bereits weitgehend feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Einlass zur Zirkusvorstellung?
- Plane mindestens 30 Minuten für den Einlass ein, bei vielen Reservierungen eher 45 Minuten. Teile Sitzplätze, Armbänder und Besucherinformationen vorab zu, damit die Kasse nicht zum Engpass wird.
- Wann muss der Geländeplan für Weihnachtsmarkt und Zirkus fertig sein?
- Der Plan sollte spätestens vier Wochen vorher feststehen und zwei Wochen vorher vor Ort geprüft werden. So bleiben noch einige Tage, um Stromanschlüsse, Fluchtwege, Standabstände oder die Position des Zirkuszelts zu ändern.
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