Cómo organizar un mercado navideño con circo de Navidad

Organizar un mercado navideño con circo requiere coordinar dos eventos en un mismo recinto: los puestos y el espectáculo. Empieza cerrando la fecha y el terreno, y después reserva el circo antes de contactar con vendedores y artistas. Los permisos, el seguro, la electricidad y las rutas de evacuación deben estar resueltos antes de montar el plano. Este plan reúne 78 tareas y 84 materiales para llegar al día del evento con accesos, equipos, voluntarios y atención al público preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del evento
2 personas
2
Definir la ubicación y el terreno
2 personas
3
Reservar el espectáculo de circo
4
Contactar a los vendedores del mercado
2 personas
5
Contratar artistas de Navidad
6
Solicitar permisos
7
Comprobar el seguro
8
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
9
Definir las rutas de evacuación
2 personas
10
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
11
Hacer el plano del recinto
2 personas
12
Fijar la distribución del mercado
2 personas
13
Confirmar la distribución del circo
2 personas
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Iniciar la promoción en redes sociales
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Pedir el catering
2 personas
19
Fijar los portatarimas
20
Registrar las reservas
2 personas
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Difundir la información de aparcamiento
23
Diseñar carteles de ruta
24
Preparar las pulseras
2 personas
25
Comprobar la decoración navideña
2 personas
26
Probar la iluminación
2 personas
27
Comprobar los materiales de catering
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Llevar materiales al lugar
4 personas
30
Encargar el montaje de la carpa de circo
6 personas
31
Montar los puestos del mercado
6 personas
32
Colocar mesas y sillas
5 personas
33
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
34
Colgar la iluminación
4 personas
35
Colgar la decoración
4 personas
36
Montar el buffet de catering
4 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
41
Comprobar la distribución del stand
2 personas
42
Realizar la inspección del circo
3 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas
44
Montar el puesto de entrada
2 personas
45
Comprobar los baños
2 personas
46
Revisar la seguridad del recinto
2 personas

Evento

47
Recibir a los visitantes
4 personas
48
Gestionar la entrada y las pulseras
3 personas
49
Guiar el mercado navideño
3 personas
50
Guiar a los visitantes del circo
4 personas
51
Coordinar la función de circo
4 personas
52
Poner música de Navidad
53
Servir bebidas calientes
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Mantener limpio el buffet
2 personas
57
Recoger la basura
2 personas
58
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
59
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
60
Realizar el anuncio de cierre
61
Cerrar los puestos del mercado
3 personas
62
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

63
Desmontar el catering
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
66
Limpiar el recinto
5 personas
67
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
68
Desmontar la carpa del circo
6 personas
69
Retirar la iluminación
4 personas
70
Retirar la decoración
4 personas
71
Devolver los materiales
4 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Entregar la ubicación
2 personas
74
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
75
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
76
Limpiar vajilla y cristalería
3 personas
77
Clasificar los materiales de decoración
2 personas
78
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Sofás loungecant. 8
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 8
Pesos para carpascant. 24
Sillas de circocant. 300
Mesa de entradacant. 2
Vallas de separacióncant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 20
Focos LEDcant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 20

Equipo

Carpa de circo
Cajas de la caja registradoracant. 2
Datáfonoscant. 3
Postes de filacant. 12
Megáfonos de manocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cajas registradoras de ventascant. 3
Extintorescant. 6
Linternascant. 8
Bateríascant. 32
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Tambores de lluviacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 250
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 250
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Bandejas de comidacant. 20
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Caminos de mesa navideñoscant. 20
Figuras navideñascant. 10
Mantelescant. 20
Portaprecioscant. 30
Disfraz de Papá Noel
Photowall
Carteles de rutacant. 20
Señales de estacionamientocant. 12
Folletos del programacant. 500
Planoscant. 500
Pulserascant. 500
Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 30
Etiquetas de preciocant. 200
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Bridascant. 500
Rollos de cuerdacant. 6
Sets de tijerascant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Contenedores de basuracant. 8
Papeleracant. 20
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 6
Toallas de papelcant. 12
Spray desinfectantecant. 6

Consejos

Cierra primero la fecha, el terreno y la reserva del circo. Hasta saber dónde se instalará la carpa y cuánto espacio ocupa, no podrás fijar la distribución del mercado ni calcular las rutas de entrada y evacuación.
Haz el plano con varias semanas de margen e incluye puestos, carpa de circo, zonas de espera, entrada, catering y salidas. Comprueba también cuántos puntos de corriente hay y dónde pasarán los cables para evitar improvisaciones el día del montaje.
No dejes los permisos, el seguro y el plan de seguridad para el final. Define las rutas de evacuación, coloca vallas de separación y asigna walkie-talkies o megáfonos a responsables concretos antes de abrir las puertas.
Confirma a los vendedores y artistas por escrito y registra las reservas de los visitantes. Recoge las preferencias dietéticas con antelación para que el pedido de catering no se base en estimaciones de última hora.
Planifica la llegada del público como una operación aparte: publica la información de aparcamiento, prepara carteles de ruta y pulseras, y asigna voluntarios a la entrada, las filas y la orientación. Comprueba la decoración, la iluminación y los equipos de cobro antes de que llegue el primer visitante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con circo?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. La reserva del circo, los permisos, el seguro y el contacto con vendedores suelen marcar el calendario; deja las últimas 2 semanas para confirmar voluntarios, catering, señalización y materiales.
¿Qué hay que reservar primero para un mercado navideño con circo?: Reserva primero el terreno y el espectáculo de circo, porque determinan el espacio y la fecha disponibles. Después confirma vendedores y artistas, y solicita los permisos en cuanto tengas esos datos.
¿Cómo se distribuyen los puestos y la carpa de circo?: Dibuja el plano antes de contratar o colocar el mobiliario. Separa la circulación del público de las zonas de servicio, deja libres las rutas de evacuación y reserva espacio para filas, entrada, catering y conexiones eléctricas; revisa el plano al menos 2 semanas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para el evento?: El número depende del aforo y del horario, pero asigna como mínimo una persona responsable de entrada, otra para orientar las filas y otra para coordinar el recinto por cada turno. Confirma los turnos y los teléfonos de contacto 7 días antes.

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