Organiser un marché de Noël avec un cirque : la méthode

Un marché de Noël avec spectacle de cirque se prépare comme deux événements liés : un marché qui doit fonctionner toute la journée et un spectacle qui impose des horaires, des accès et des règles de sécurité. Commencez par confirmer la date, le terrain et le format du cirque avant de contacter les exposants. Le plan du site doit ensuite réunir les stands, la tente de cirque, les files d’attente, les branchements et les issues d’évacuation. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les réservations et à répartir les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l'événement
2 personnes
2
Délimiter le lieu et le terrain
2 personnes
3
Réserver un spectacle de cirque
4
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
5
Réserver des artistes de Noël
6
Demander les autorisations
7
Vérifier l’assurance
8
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
9
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
10
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
11
Créer le plan du site
2 personnes
12
Définir l'agencement du marché
2 personnes
13
Définir l’organisation du cirque
2 personnes
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Commander le catering
2 personnes
19
Confirmer les exposants
20
Enregistrer les réservations
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Diffuser les informations de stationnement
23
Concevoir les panneaux de direction
24
Préparer les bracelets
2 personnes
25
Vérifier les décorations de Noël
2 personnes
26
Tester l’éclairage
2 personnes
27
Vérifier le matériel de catering
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
30
Faire monter le chapiteau
6 personnes
31
Monter les stands de marché
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
34
Installer l'éclairage
4 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
41
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
42
Effectuer le contrôle du cirque
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
2 personnes
46
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Gérer l’entrée et les bracelets
3 personnes
49
Accompagner le marché de Noël
3 personnes
50
Accompagner les visiteurs du cirque
4 personnes
51
Animer le spectacle de cirque
4 personnes
52
Assurer la musique de Noël
53
Servir des boissons chaudes
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Maintenir le buffet propre
2 personnes
57
Collecter les déchets
2 personnes
58
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
59
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
60
Assurer le message de clôture
61
Fermer les stands du marché
3 personnes
62
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

63
Démonter le catering
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
66
Nettoyer le site
5 personnes
67
Démonter les stands du marché
6 personnes
68
Faire démonter le chapiteau
6 personnes
69
Retirer l'éclairage
4 personnes
70
Retirer la décoration
4 personnes
71
Rapporter le matériel
4 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes
74
Ranger les courses restantes
2 personnes
75
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
76
Nettoyer la vaisselle et le verrerie
3 personnes
77
Trier le matériel de décoration
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Canapés de salonqté 8
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Poids de standqté 24
Chaises de cirqueqté 300
Table d’accueilqté 2
Barrières de sécuritéqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Projecteurs LEDqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 20

Équipement

Tente de cirque
Valises de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Potelets de file d’attenteqté 12
Mégaphones portatifsqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Caisses de venteqté 3
Extincteursqté 6
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 32
Trousses de premiers secoursqté 2
Tonneaux de pluieqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 250
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de table de Noëlqté 20
Personnages de Noëlqté 10
Nappesqté 20
Porte-prixqté 30
Costume de Père Noël
Mur photo
Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux de parkingqté 12
Brochures du programmeqté 500
Plansqté 500
Braceletsqté 500
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Étiquettes de prixqté 200
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 500
Rouleaux de cordeqté 6
Jeux de ciseauxqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 8
Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 6
Essuie-toutqté 12
Spray désinfectantqté 6

Conseils

Bloquez d’abord la date, le terrain et le créneau du spectacle. Réservez le cirque avant de lancer les invitations : sa durée et ses besoins peuvent modifier l’emplacement des stands et la circulation du public.
Dessinez un plan du site avec les stands, la tente de cirque, les barrières, l’accueil et les sorties d’évacuation. Prévoyez aussi les câbles, les passe-câbles et les points d’alimentation avant l’installation des guirlandes et des projecteurs.
Demandez les autorisations et vérifiez l’assurance au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Le plan de sécurité doit préciser les capacités, les accès de secours et la personne qui coordonne les interventions.
Confirmez les exposants et leurs besoins alimentaires 2 à 3 semaines avant l’événement. Gardez une liste à jour des réservations, des besoins électriques et des moyens de paiement pour éviter les changements le jour même.
Donnez aux bénévoles des horaires et des rôles précis, notamment pour l’accueil, les files, le stationnement et les annonces. Préparez les bracelets, les panneaux et les talkies-walkies la veille, puis testez chaque terminal de paiement et chaque appareil électrique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec cirque ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les autorisations, l’assurance et la réservation du cirque doivent être lancées au moins 6 à 8 semaines avant l’événement, tandis que la promotion peut commencer 4 à 6 semaines avant.
Quand réserver le cirque et les artistes de Noël ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 3 à 6 mois à l’avance. Demandez immédiatement la durée du spectacle, les besoins techniques, l’heure d’arrivée et l’espace nécessaire pour l’installation.
Comment organiser la circulation entre le marché et le cirque ?: Séparez les zones du marché et du spectacle sur le plan du site, puis matérialisez les files avec des potelets ou des barrières. Vérifiez au moins 2 fois les issues d’évacuation : lors de la validation du plan et juste avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël avec cirque ?: Contrôlez les tentes, les poids de stand, l’éclairage, les rallonges, les passe-câbles, les caisses et les terminaux de paiement. Faites aussi un briefing de 15 à 30 minutes avec les bénévoles et confirmez les horaires d’arrivée des exposants et des artistes.

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