Checklist voor een kerstmarkt met kerstbomen organiseren
Een kerstmarkt met kerstbomen vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je regelt tegelijk de verkoop van bomen, marktkooplieden, hapjes, warme dranken, betalingen en veilige verlichting. Begin met de locatie, vergunningen en stroomvoorziening en werk daarna toe naar de marktindeling, bestellingen en vrijwilligersplanning. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde moet regelen en welke praktische zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Kerstboomverkoper vastleggen
Marktkooplieden benaderen
2 personen
Vergunningen controleren
Stroomvoorziening controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Marktindeling maken
2 personen
Verkoopplekken toewijzen
Kerstbomen bestellen
Hapjesmenu samenstellen
2 personen
Drankenassortiment bepalen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
Betalingsmethode regelen
Prijskaarten maken
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Socialmediabericht plaatsen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Kerstbomen ophalen
3 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Decoratie klaarleggen
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kerstbomen uitstallen
4 personen
Prijskaarten ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Warme dranken bereiden
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Entreebord plaatsen
2 personen
Leveranciers ontvangen
2 personen
Marktkooplieden ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kerstbomen verkopen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Lichtsterkte controleren
Marktkooplieden ondersteunen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Nazorg
Marktkramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Kerstbomen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 10
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Kerstboomstandaardsaantal 30
- Kledingrekkenaantal 4
- Transportkarrenaantal 3
Decoratie
- Kerstballenaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstfigurenaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Prijskaartenaantal 40
- Routebordjesaantal 8
- Entreebord
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- LED-lantaarnsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 20
Apparatuur
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoon
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudketelsaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Soeppannenaantal 3
- Pollepelsaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Opslagbakkenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 80
- Glühweinbekersaantal 100
- Drinkglazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Kommetjesaantal 80
- Besteksetsaantal 120
- Serveerlepelsaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de stroomindeling vast vóór je lichtsnoeren, waterkokers en koffiezetapparaten aansluit. Tel het vermogen per kraam op en plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten zodat bezoekers niet over kabels kunnen struikelen.
- Bestel kerstbomen pas nadat de verkoophoeveelheid en afmetingen van de verkoopplek duidelijk zijn. Reserveer ook kerstboomstandaards en transportkarren; zonder die twee spullen wordt het ophalen en rechtop presenteren onnodig lastig.
- Maak de marktindeling met aparte zones voor kerstbomen, marktkramen, eten en betalen. Zet prijzkaarten en routebordjes vóór de openingsdag klaar, zodat bezoekers niet bij elke kraam hoeven te vragen waar ze moeten afrekenen.
- Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 2 uur en wijs per blok iemand aan voor betalingen, iemand voor de kerstbomen en iemand voor het aanvullen van hapjes en dranken. Regel minstens één reservepersoon voor uitval op de dag zelf.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal dan waar partytenten, LED-lantaarns en extra tafels komen. Bevestig leveringen opnieuw en sorteer boodschappen en decoratie per kraam, niet pas bij aankomst op de markt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstbomen organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, kerstboomverkoper en marktkooplieden; vergunningen en stroomvoorziening mogen niet tot de laatste week blijven liggen.
- Hoeveel kerstbomen moet ik bestellen voor een kerstmarkt?
- Gebruik het aantal voorafgaande reserveringen als basis en bestel daarnaast ongeveer 10% extra voor onverwachte verkoop. Bevestig de definitieve hoeveelheid uiterlijk 1 tot 2 weken voor de markt, zodat transport en opslag geregeld zijn.
- Wanneer moet ik de marktindeling en verkoopplekken maken?
- Maak een eerste indeling 3 tot 4 weken vooraf, zodra de kramen en verkopers bekend zijn. Bevestig de definitieve plekken uiterlijk 1 week vooraf en deel routebordjes en entreebord op basis daarvan in.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met kerstbomen?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger per actief onderdeel: betalingen, kerstbomen, catering en publieksbegeleiding. Voor een kleine markt zijn 4 mensen tegelijk een bruikbaar minimum; plan daarnaast minstens 1 reservepersoon per dienst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!