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Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsbäumen organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsbaumverkauf braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Markt: Neben Ständen, Essen und Getränken müssen Bäume bestellt, transportiert und sicher aufgestellt werden. Plane zuerst Standort, Genehmigungen und Stromversorgung, bevor du Händler und Helfer einteilst. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Sortiment und Marktaufteilung feststehen. Kurz vor der Veranstaltung zählen bestätigte Lieferungen, beschriftete Preise, funktionierende Zahlungssysteme und ein Plan für schlechtes Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Weihnachtsbaumverkäufer festlegen

  • Markthändler ansprechen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromversorgung überprüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Marktaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Verkaufsstände zuweisen

  • Weihnachtsbäume bestellen

  • Snackmenü zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränkesortiment festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Zahlungsmethode regeln

  • Preisschilder erstellen

    2 Personen

  • Wegweiser gestalten

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weihnachtsbäume abholen

    3 Personen

  • Einkäufe sortieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration bereitlegen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Weihnachtsbäume ausstellen

    4 Personen

  • Preisschilder aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Heiße Getränke zubereiten

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Eingangsschild aufstellen

    2 Personen

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

  • Markthändler empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Weihnachtsbäume verkaufen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Kalte Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Lichtstärke prüfen

  • Markthändler unterstützen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Marktstände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Dekoration abnehmen

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Weihnachtsbäume zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 10
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • WeihnachtsbaumständerAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4
  • TransportwagenAnz. 3

Dekoration

  • WeihnachtskugelnAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtsfigurenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 14
  • PreisschilderAnz. 40
  • WegweiserAnz. 8
  • Eingangsschild

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 20

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • SuppentöpfeAnz. 3
  • KellenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 80
  • GlühweintassenAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • SchälchenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Klär mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, ob der Standort reserviert ist und welche Genehmigungen für Marktstände, Verkauf und Beschallung nötig sind. Ohne diese Prüfung können Händler und Weihnachtsbaumverkäufer nicht verlässlich eingeplant werden.
  • Bestell die Weihnachtsbäume nicht erst in der Veranstaltungswoche. Leg Größen, Mengen und Abholzeit früh fest und reserviere für den Transport mindestens einen Transportwagen sowie ausreichend Weihnachtsbaumständer.
  • Plane Strom mit konkreten Verbrauchern: Lichterketten, LED-Laternen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Lautsprecher und Kartenterminals brauchen getrennte, geprüfte Anschlüsse. Kabel sollten vollständig in Kabelkanälen liegen, bevor Besucher eintreffen.
  • Teile Helfer in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden ein und besetze besonders Eingang, Baumverkauf, Kasse und Getränkestation. Eine Person sollte ausschließlich Lieferungen, Nachschub und den Transport der Bäume koordinieren.
  • Prüfe Wettervorhersage und Zeltplan spätestens 48 Stunden vorher. Partyzelte, Wegweiser, Eingangsschild, Preisschilder und Beleuchtung müssen so angebracht sein, dass sie auch bei Dunkelheit, Wind und nassem Boden gut funktionieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Genehmigungen und Weihnachtsbaumverkäufer. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Händler, Helfer, Marktaufteilung, Sortiment und Anmeldungen feststehen.
Wann sollte man Weihnachtsbäume für einen Weihnachtsmarkt bestellen?
Bestell die Bäume mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Markt und bestätige die Lieferung oder Abholung noch einmal 3 bis 5 Tage vorher. Plane am Veranstaltungstag genügend Zeit für Sortieren, Transport und das sichere Aufstellen ein.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsbaumverkauf?
Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 1 Person am Eingang, 2 an der Kasse, 2 beim Baumverkauf und 1 für Nachschub einplanen. Bei längeren Öffnungszeiten sind zwei Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden sinnvoll.
Was muss ich beim Strom für einen Weihnachtsmarkt beachten?
Prüfe die Stromversorgung spätestens 2 Wochen vorher und teste alle Geräte am Vortag. Rechne Lichterketten, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Lautsprecher und Kartenterminals getrennt durch und sichere jedes Kabel gegen Stolpern und Feuchtigkeit.

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