Checklist para organizar un mercado navideño con árboles

Organizar un mercado navideño con venta de árboles requiere coordinar proveedores, puestos, permisos y logística en un orden concreto. Empieza reservando el lugar y comprobando la electricidad; después confirma vendedores, árboles, inscripciones y distribución. En los últimos días tendrás que cerrar entregas, compras, voluntarios y previsión meteorológica. Esta checklist reúne 71 tareas y 55 artículos para que puedas preparar el montaje, la atención al público y el desmontaje sin improvisar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Confirmar al vendedor de árboles de Navidad
Contactar a los vendedores del mercado
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el suministro eléctrico
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Asignar puestos de venta
Pedir árboles de Navidad
Preparar menú de aperitivos
2 personas
Definir el surtido de bebidas
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Asignar voluntarios
Gestionar el método de pago
Hacer carteles de precios
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Publicar en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los árboles de Navidad
3 personas
Clasificar las compras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la decoración
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Conectar la corriente
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar árboles de Navidad
4 personas
Colgar tarjetas de precios
2 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la música
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Colocar el cartel de entrada
2 personas
Recibir a los proveedores
2 personas
Recibir a los vendedores del mercado
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Vender árboles de Navidad
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la intensidad de la luz
Apoyar a los vendedores del mercado
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los árboles de Navidad
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Soportes para árbol de Navidadcant. 30
Percheroscant. 4
Carros de transportecant. 3

Decoración

Bolas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Figuras navideñascant. 8
Mantelescant. 14
Tarjetas de precioscant. 40
Carteles de rutacant. 8
Cartel de entrada

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 10
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Mantener calientecant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Ollas para sopacant. 3
Cucharonescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Tazas para vino calientecant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 120
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y revisa los permisos con varias semanas de margen; confirma también cuántos puestos caben y dónde se conectarán las luces y los equipos.
Cierra la distribución antes de asignar los puestos: deja pasillos claros para los carros de transporte y espacio suficiente para colocar los árboles en soportes sin bloquear la entrada.
Confirma el suministro eléctrico al menos una semana antes. Cuenta las guirnaldas de luces, cafeteras, altavoces y terminales de pago que funcionarán a la vez, y protege los cables con canaletas.
Pide los árboles y confirma su entrega o recogida con fecha y hora concretas. Clasifica las compras al recibirlas para separar decoración, bebidas, aperitivos y material de cada vendedor.
Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y asigna voluntarios por turnos. Prepara los carteles de precios y de ruta antes del día del mercado, no durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar, comprueba los permisos y contacta con vendedores al principio; deja la compra y la confirmación de entregas para la última semana.
¿Cuántos árboles de Navidad hay que pedir?: Pide la cantidad basándote en las reservas confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen si esperas ventas sin inscripción. Confirma el número final con el vendedor antes de cerrar la distribución del mercado.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad del mercado?: Haz una primera comprobación al reservar el lugar y una prueba definitiva entre 3 y 7 días antes. Verifica enchufes, alargadores, regletas y la carga necesaria para luces, cafeteras, altavoces y terminales de pago.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Como mínimo, asigna una persona para la entrada y las inscripciones, otra para coordinar vendedores y otra para apoyar la logística durante cada turno. Añade un voluntario de reserva por cada 4 o 5 personas si el mercado dura varias horas.

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