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Checklist pour organiser un marché de Noël avec sapins

Un marché de Noël avec vente de sapins demande plus qu’une réservation de salle et quelques stands. Il faut coordonner les commerçants, les autorisations, les livraisons, l’électricité, les paiements et la circulation des visiteurs. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement des courses et à la récupération des sapins. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les étiquettes de prix et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Réserver le vendeur de sapins de Noël

  • Contacter les commerçants du marché

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’alimentation électrique

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Créer l'agencement du marché

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements de vente

  • Commander les sapins de Noël

  • Composer le menu des amuse-bouches

    2 personnes

  • Définir l’assortiment de boissons

    2 personnes

  • Confirmer les réservations

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Organiser le mode de paiement

  • Créer des étiquettes de prix

    2 personnes

  • Concevoir les panneaux de direction

  • Publier un message sur les réseaux sociaux

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer les livraisons

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les sapins de Noël

    3 personnes

  • Trier les courses

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer la décoration

    2 personnes

  • Préparer la caisse

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Monter les stands

    6 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Exposer les sapins de Noël

    4 personnes

  • Accrocher les étiquettes de prix

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Brancher la musique

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    3 personnes

  • Préparer des boissons chaudes

    3 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Installer le panneau d’entrée

    2 personnes

  • Accueillir les fournisseurs

    2 personnes

  • Accueillir les commerçants du marché

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Vendre des sapins de Noël

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    3 personnes

  • Servir les boissons froides

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Vérifier l'intensité lumineuse

  • Soutenir les marchands du marché

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

  • Éteindre l’éclairage

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les stands du marché

    6 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Vérifier l'équipement

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Retourner les sapins de Noël

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Stocker les restes alimentaires

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 10
  • Tablesqté 12
  • Chaises pliantesqté 40
  • Pieds de sapinqté 30
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Chariots de transportqté 3

Décoration

  • Boules de Noëlqté 12
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Guirlandes de Noëlqté 12
  • Personnages de Noëlqté 8
  • Nappesqté 14
  • Cartes de prixqté 40
  • Panneaux d’orientationqté 8
  • Panneau d’entrée

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lanternes LEDqté 10
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 8
  • Goulottes de câblesqté 20

Équipement

  • Terminaux de paiementqté 2
  • Caissesqté 2
  • Caisses à monnaieqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphone
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Bains-marieqté 3
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Casseroles à soupeqté 3
  • Louchesqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Pincesqté 6
  • Verres doseursqté 3
  • Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verres à théqté 80
  • Tasses à vin chaudqté 100
  • Verres à boireqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Petits bolsqté 80
  • Couvertsqté 120
  • Cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chariots de ménageqté 2
  • Gantsqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez le lieu et le vendeur de sapins dès que la date est fixée. Prévoyez une zone distincte pour la vente, le stockage temporaire et le retrait des sapins afin d’éviter les croisements avec les visiteurs.
  • Vérifiez les autorisations et l’alimentation électrique plusieurs semaines avant l’événement. Les guirlandes lumineuses, les machines à café, les bouilloires et les terminaux de paiement peuvent nécessiter plusieurs prises et rallonges sécurisées.
  • Attribuez les emplacements aux commerçants avant l’envoi des confirmations. Indiquez la taille de chaque stand, l’accès aux tables, les besoins électriques et l’horaire de livraison pour limiter les changements de dernière minute.
  • Prévoyez au moins deux bénévoles pour l’installation et deux personnes pour les paiements pendant les périodes d’affluence. Répartissez séparément l’accueil, l’orientation, le service des boissons, la caisse et la gestion des sapins.
  • Contrôlez la météo et confirmez les livraisons la veille. Vérifiez aussi les panneaux d’orientation, les cartes de prix, les caisses à monnaie, les câbles protégés et les glacières avant l’ouverture, car ces détails sont difficiles à corriger une fois le marché commencé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël avec sapins ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les réservations du lieu et du vendeur de sapins viennent en premier, suivies des autorisations, des commerçants et de la logistique électrique.
Combien de sapins commander pour un marché de Noël ?
Basez la commande sur les réservations recueillies, puis ajoutez une petite marge adaptée à votre public. Confirmez les quantités et la livraison au plus tard 7 jours avant l’événement pour pouvoir corriger une erreur.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché de Noël ?
Prévoyez des terminaux de paiement, des caisses et des caisses à monnaie, avec une personne responsable du contrôle. Testez tous les appareils 24 heures avant l’ouverture et préparez suffisamment de monnaie pour les premières ventes.
Quand envoyer les invitations et confirmer les exposants ?
Envoyez les invitations dès que le lieu, la date et les horaires sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Traitez les inscriptions au fur et à mesure et confirmez les emplacements au moins 10 jours avant le marché.

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