Kerstmarkt in een warenhuis organiseren: checklist

Een kerstmarkt in een warenhuis vraagt meer voorbereiding dan alleen kraampjes en kerstdecoratie. Je moet bezoekersstromen, leveranciers, catering, betalingen en stroomvoorziening op elkaar afstemmen. Begin met de ruimtes, datum en openingstijden en werk daarna toe naar een vaste kraamindeling en een duidelijke route. Deze checklist helpt je om 78 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief de spullen voor ontvangst, verkoop, eten, drinken en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Warenhuisruimtes reserveren
2 personen
Leveranciers voor kraampjes reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Kraamindeling vastleggen
2 personen
Prijzen en betaalwijze bepalen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route voor bezoekers uitwerken
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Menukaarten ontwerpen
Promotie op winkelkanalen plaatsen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ontvangen
2 personen
Levering controleren
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kerstdecoratie voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes en bewegwijzering maken
2 personen
Kassalade en wisselgeld klaarleggen
2 personen
Werkroosters uitdelen
Warenhuisvloer vrijmaken
4 personen
Kraamtafels opstellen
4 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Kraamproducten uitstallen
6 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entree en registratie inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Techniek en muziek testen
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Kraamverkoop ondersteunen
6 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Kerstmuziek verzorgen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen

Nazorg

Kraamproducten verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting loskoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Warenhuisvloer schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Restanten correct opslaan
2 personen
Betaalgegevens controleren
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Barkrukkenaantal 12
Stoelenaantal 36
Loungebankenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kerstboomstandaardsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 180
Schoteltjesaantal 180
Bordenaantal 220
Gebaksvorkjesaantal 220
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Kassaladesaantal 3
Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 90
Kerstslingersaantal 16
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 12
Tafellopersaantal 18
Kerstservettenhoudersaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 30
Kerststerrenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledkaarsenaantal 30
Lichtverdelersaantal 6
Reservebatterijenaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Controleer daarna of marktkramen, klaptafels, stroompunten en verlengkabels op dezelfde plattegrond passen zonder vluchtroutes te blokkeren.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de kerstmarkt door aan de catering. Zo kun je menukaarten en serveerschalen tijdig aanpassen.
Plan voor de eerste twee uur extra ondersteuning bij entree en betalingen. Test betaalterminals, kassalades en stroomaansluitingen minstens 1 dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt.
Zet dranken en koelproducten niet pas bij opening klaar. Ontvang en controleer de levering op de dag ervoor, sorteer alles per kraam en zet wat gekoeld moet blijven direct in koelboxen of koelingen.
Maak de bezoekersroute zichtbaar met de plattegrond en controleer die tijdens de opbouw opnieuw. Houd kapstokken, afvalbakken en zitplekken vrij van doorgangen en wijs vrijwilligers per zone toe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt in een warenhuis organiseren?: Leg datum, openingstijden en de warenhuisruimtes bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna leveranciers, catering en eventuele apparatuur, zodat je uiterlijk 2 weken voor opening de indeling kunt bevestigen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt in een warenhuis?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke zone, plus 2 mensen voor entree, betalingen en vervanging. Bij meerdere verdiepingen of een lange openingstijd werk je met diensten van ongeveer 3 uur.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstmarkt bestellen?: Plaats de eerste cateringbestelling ongeveer 4 weken vooraf en bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Controleer de levering en koelproducten op de dag vóór opening.
Wanneer moet ik de kerstmarkt inrichten?: Doe de volledige opbouw bij voorkeur 1 dag vooraf, inclusief kramen, tafels, decoratie, betaalpunten, speakers en bewegwijzering. Reserveer op de evenementdag nog minimaal 2 uur voor verse producten, koude dranken en een laatste veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.