Checkliste für den Weihnachtsmarkt im Warenhaus

Ein Weihnachtsmarkt im Warenhaus braucht mehr als Stände und Dekoration. Räume, Anbieter, Besucherroute, Strom, Bezahlung und Fluchtwege müssen vorab zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung über Einladungen und Warenbestellung bis zur Vorbereitung am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Kühlmöglichkeiten, genügend Verlängerungskabel, klare Zuständigkeiten und ein belastbarer Lageplan.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Warenhausräume reservieren
2 Personen
Anbieter für Stände reservieren
Cateringbestellung aufgeben
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
Standaufteilung festlegen
2 Personen
Preise und Zahlungsart festlegen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Besucherroute ausarbeiten
2 Personen
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Speisekarten entwerfen
Promotion in den Verkaufskanälen platzieren
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren entgegennehmen
2 Personen
Lieferung prüfen
2 Personen
Einkäufe sortieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Weihnachtsdekoration vorbereiten
3 Personen
Namensschilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
Kassenschublade und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
Arbeitspläne verteilen
Warenhausfläche freiräumen
4 Personen
Standtische aufstellen
4 Personen
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Standprodukte auslegen
6 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Preisliste aufhängen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingang und Anmeldung einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Technik und Musik testen
2 Personen

Event

Freiwillige empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Standverkauf unterstützen
6 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Heiße Getränke servieren
2 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Weihnachtsmusik bereitstellen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen

Nachbereitung

Standprodukte zusammenstellen
4 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Warenhausboden reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestände ordnungsgemäß lagern
2 Personen
Zahlungsdaten kontrollieren
2 Personen
Lieferantenrechnungen sammeln
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 14
BarhockerAnz. 12
StühleAnz. 36
LoungebänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
WeihnachtsbaumständerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 180
UntertassenAnz. 180
TellerAnz. 220
GebäckgabelnAnz. 220
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenterminalsAnz. 3
KassenladeAnz. 3
HandmikrofoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 90
WeihnachtsgirlandenAnz. 16
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischläuferAnz. 18
WeihnachtsserviettenhalterAnz. 12
PreisschildständerAnz. 30
WeihnachtssterneAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 30
LichtverteilerAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 40

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Anbieter und Warenhausräume reservierst. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau und 30 Minuten für den Abbau ein.
Erstelle den Lageplan spätestens 14 Tage vor dem Markt. Markiere Stände, Sitzplätze, Kassen, Besucherroute und Fluchtwege, damit Aufbauhelfer und Gäste dieselbe Orientierung haben.
Bestätige Lieferanten und Catering spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe bei der Lieferung sofort Mengen, Kühlwaren und Ernährungswünsche, statt Abweichungen erst während des Markts zu entdecken.
Plane für jede Verkaufs- oder Getränkestelle eine verantwortliche Person und teile Freiwillige in Schichten von höchstens 3 bis 4 Stunden ein. So bleiben Kasse, Nachfüllen und Besucherfragen abgedeckt.
Teste Stromanschlüsse, Kartenterminals, Mikrofone und Lautsprecher am Vortag. Getränke sollten rechtzeitig kalt gestellt werden; Thermokannen und Warmhaltebehälter gehören vor Öffnung an ihre vorgesehenen Plätze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Warenhaus planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Räume, Anbieter, Catering, Einladungen, Freiwillige und Technik noch koordiniert organisieren.
Wann müssen Anbieter für den Weihnachtsmarkt reserviert werden?: Reserviere die Anbieter etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bestätige ihre Standfläche, benötigte Anschlüsse und Lieferzeiten spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Warenhaus?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Stand oder Funktionsbereich ein und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Einlass, Nachfüllen und Besucherfragen. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden bleibt die Besetzung zuverlässig.
Wann sollte die Lieferung für den Weihnachtsmarkt geprüft werden?: Prüfe jede Lieferung direkt bei der Annahme und spätestens am Vortag der Veranstaltung. Kühlwaren kommen danach sofort in Kühlboxen oder andere geeignete Kühlung; Mengen und fehlende Artikel werden dann noch rechtzeitig bemerkt.

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