Checklist pour organiser un marché de Noël au grand magasin

Un marché de Noël dans un grand magasin demande plus qu’une décoration festive. Il faut coordonner les espaces, les stands, les fournisseurs, les inscriptions, le traiteur, les paiements et le parcours des visiteurs. Cette checklist de 78 tâches et 57 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Vous y trouverez aussi les vérifications souvent oubliées, comme les prises électriques, les produits réfrigérés et les issues de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver les espaces du grand magasin
2 personnes
Réserver des fournisseurs pour les stands
Passer la commande traiteur
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme et le plan
2 personnes
Définir l’agencement des stands
2 personnes
Déterminer les tarifs et le mode de paiement
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le parcours pour les visiteurs
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Concevoir les menus
Mettre la promotion sur les canaux de la boutique
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Recevoir les produits réfrigérés
2 personnes
Vérifier la livraison
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la décoration de Noël
3 personnes
Créer les badges nominatifs et la signalétique
2 personnes
Préparer le tiroir-caisse et la monnaie
2 personnes
Distribuer les plannings de travail
Dégager le sol du grand magasin
4 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Présenter les produits du stand
6 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tester la technique et la musique
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Soutenir la vente sur stand
6 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Assurer la musique de Noël
Annoncer le dernier tour de vente
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes

Suivi

Rassembler les produits du stand
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l'éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol du grand magasin
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker correctement les restes
2 personnes
Vérifier les informations de paiement
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Tabourets de barqté 12
Chaisesqté 36
Canapés de salonqté 4
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8
Pieds de sapinqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 180
Sous-tassesqté 180
Assiettesqté 220
Fourchettes à gâteauqté 220
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Tiroirs-caissesqté 3
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 3
Boules de Noëlqté 90
Guirlandes de Noëlqté 16
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 18
Porte-serviettes de Noëlqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Étoiles de Noëlqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Bougies LEDqté 30
Répartiteurs de lumièreqté 6
Piles de rechangeqté 40

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires d’ouverture et les espaces avant de confirmer les stands ou le traiteur. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour ajuster le plan, les fournisseurs et les inscriptions.
Dessinez le parcours des visiteurs avant d’installer les stands. Laissez des passages dégagés vers les sorties de secours et prévoyez les points de paiement sans créer de file devant les tables.
Vérifiez les besoins électriques au moins 7 jours avant l’ouverture. Les machines à café, bouilloires, enceintes et terminaux de paiement ne doivent pas dépendre d’une seule multiprise ou d’une seule rallonge.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le menu. Une dernière vérification 48 heures avant l’événement permet de corriger les quantités du traiteur et des boissons.
Réceptionnez les produits réfrigérés le jour prévu, puis contrôlez la livraison avant de trier les courses. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et gardez les produits sensibles dans des glacières si nécessaire.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël dans un grand magasin ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les espaces, les fournisseurs, le traiteur et les horaires doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les stands, les tables, les chaises, la décoration et les équipements. Ajoutez 30 minutes pour tester les prises, le son et les terminaux de paiement.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Transmettez un premier nombre environ 2 semaines avant l’événement, puis confirmez les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute.
Que vérifier le jour avant un marché de Noël ?: Contrôlez les stocks, la livraison, les boissons au frais, la liste des courses, les paiements et le plan des stands. Faites aussi une vérification finale des issues de secours et des points d’alimentation 24 heures avant l’ouverture.

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