Checklist voor een kerstmarkt in Haven organiseren

Een kerstmarkt in Haven vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je moet vroeg de locatie, vergunningen, stroomaansluiting en afvalinzameling vastleggen, terwijl kraamhouders en bezoekersinformatie daarna pas definitief kunnen worden gemaakt. In de laatste week verschuift de aandacht naar voorraad, verlichting, wisselgeld en weersverwachting. Deze checklist helpt je de 73 taken stap voor stap af te werken, zodat de opbouw op de dag zelf niet vastloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Marktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoopkramen reserveren
Stroomaansluiting reserveren
Afvalinzameling reserveren
Plattegrond publiceren
Deelnemerslijst afronden
Kraamlabels maken
2 personen
Prijskaarten maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Decoratie en verlichting testen
2 personen
Kerstbomen ophalen
2 personen
Verse boodschappen kopen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Kraamnummers klaarleggen
Contant wisselgeld klaarzetten
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Opbouwterrein vrijmaken
4 personen
Kramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kraamnummers bevestigen
2 personen
Stroomkabels leggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Cateringkraam inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Glühwein voorbereiden
3 personen
Warme chocolademelk voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Kassa's installeren
2 personen
Wisselgeld verdelen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kramen laten inrichten
4 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Looppaden vrijhouden
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Restanten veilig opslaan
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen schoon en droog opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Kerstbomen afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kraamhoezenaantal 12
Kerstboomvoetenaantal 4
Afzethekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 180
Herbruikbare glazenaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Opslagkratten serviesaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 16
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafellopersaantal 14
Kraamdoekenaantal 12
Krijtbordenaantal 14
Kraamnummerbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 20
LED-kaarsenaantal 40
Buitenverlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Glühweinverwarmersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminium bakplatenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je kraamhouders benadert. Zodra de marktindeling, stroompunten en toegangen duidelijk zijn, kun je verkoopkramen en partytenten gericht reserveren.
Maak de plattegrond niet pas op de opbouwdag. Nummer de kramen vooraf, publiceer de indeling en leg kraamnummerborden, kraamlabels en prijzkaarten per stand klaar.
Test verlichting en stroom buiten vóór de markt. Controleer lichtsnoeren, LED-lantaarns, buitenverlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten samen, zodat je op de dag zelf geen onveilige of te korte aansluiting ontdekt.
Plan vrijwilligers in twee blokken: voor opbouw en voor tijdens de markt. Laat minstens één persoon verantwoordelijk zijn voor stroom, afval en het aanvullen van servies, in plaats van deze taken bij alle kraamhouders neer te leggen.
Koop houdbare voorraad eerder en verse boodschappen pas kort voor de markt. Bewaar koelproducten direct gekoeld en zet herbruikbare mokken, glazen, borden en bestek in gelabelde opslagkratten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt in Haven organiseren?: Leg datum, locatie, vergunningen en stroomaansluiting bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader kraamhouders daarna, zodat je ongeveer 4 weken voor de markt de deelnemerslijst en plattegrond kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal 2 vrijwilligers voor de opbouw en 2 voor het opruimen, naast de mensen bij de kramen. Bij meerdere verkoopkramen werkt een extra coördinator voor stroom, afval en voorraad vanaf ongeveer 4 uur voorbereidingstijd merkbaar beter.
Wanneer moet ik de kerstverlichting testen?: Test alle lichtsnoeren, LED-lantaarns, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 7 dagen vooraf buiten en met de geplande aansluitingen. Controleer op de opbouwdag nog één keer of kabels met kabelmatten zijn afgedekt.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas de voorraad daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Houd glühweinverwarmers, koffiezetapparaten en extra herbruikbare mokken apart van de verkoopvoorraad klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.