Organiser un marché de Noël à la mairie : la checklist

Un marché de Noël à la mairie demande surtout une bonne coordination entre les autorisations, les exposants, l’aménagement et la logistique du jour J. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe rapidement le plan des stands et les besoins électriques. Les inscriptions, les étiquettes, les bénévoles et les achats alimentaires doivent être suivis jusqu’à la dernière semaine. Cette checklist rassemble les 73 tâches et les 57 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les stands de vente
Réserver une prise électrique
Réserver l’enlèvement des déchets
Publier le plan du site
Finaliser la liste des participants
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
Planifier les bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Tester la décoration et l’éclairage
2 personnes
Récupérer les sapins de Noël
2 personnes
Acheter des courses fraîches
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les numéros des stands
Préparer la monnaie
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Dégager la zone de montage
4 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le panneau d'information
2 personnes
Aménager le stand de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le vin chaud
3 personnes
Préparer le chocolat chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Répartir la monnaie
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Faire aménager les stands
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Stocker le matériel au sec et propre
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les sapins de Noël
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Housses de standqté 12
Pieds de sapin de Noëlqté 4
Barrières de sécuritéqté 10

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Verres réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Caisses de stockage pour vaisselleqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 16
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Chemins de tableqté 14
Draps de standqté 12
Panneaux en ardoiseqté 14
Panneaux de numéro de standqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 20
Bougies LEDqté 40
Rallonges extérieuresqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12

Équipement

Réchauffeurs de vin chaudqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Glacièresqté 4
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Thermosqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Plaques de cuisson en aluminiumqté 8
Gants de cuisineqté 6
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de travailqté 12
Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le plan du marché avant de confirmer tous les stands : prévois les circulations, les barrières de sécurité, les accès de montage et les emplacements avec prise électrique. Publie ensuite le plan dès que la liste des participants est définitive.
Ne laisse pas les autorisations et l’enlèvement des déchets à la dernière semaine. Vérifie ces points dès la confirmation du lieu, puis reporte les horaires et les consignes dans le message envoyé aux exposants.
Prépare les numéros de stand, les étiquettes de prix et les panneaux en ardoise avant le montage. Compte une série complète par stand, avec quelques exemplaires de rechange pour les changements de dernière minute.
Teste l’éclairage et les rallonges extérieures avant l’installation : les guirlandes lumineuses, lanternes LED, multiprises et passe-câbles doivent être compatibles avec l’emplacement prévu. Vérifie aussi la météo avant de dégager la zone de montage.
Achète les produits longue conservation en avance, mais garde les courses fraîches pour la fin. Stocke les produits réfrigérés dès leur réception et prépare la monnaie, les gobelets réutilisables et les caisses de vaisselle avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël à la mairie ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les stands, l’électricité et l’enlèvement des déchets doivent être confirmés avant de communiquer le plan définitif.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demande les inscriptions environ 6 semaines avant le marché et finalise la liste 10 à 14 jours avant. Ce délai laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires et de créer les numéros et étiquettes de stand.
Quand acheter la nourriture pour un marché de Noël ?: Achète les produits longue conservation 2 à 3 semaines avant. Les produits frais se prennent idéalement 1 à 2 jours avant, puis sont stockés au réfrigérateur jusqu’au service.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Vérifie la météo, les prévisions de fréquentation, la monnaie, l’éclairage, les rallonges et les stocks réfrigérés la veille. Le jour du montage, dégage la zone et installe les stands, les barrières et la signalétique avant l’arrivée des exposants.

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