Kerstmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opening

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en lichtsnoeren ophangen. Je moet vroeg bepalen hoeveel verkopers, stroompunten, vrijwilligers en warme dranken nodig zijn. Deze checklist geeft de volgorde voor locatie, vergunningen, standplaatsen, betalingen, voorraad en decoratie. Ook de laatste controles komen aan bod: kabels afdekken, kerstverlichting testen, wisselgeld klaarzetten en gekoelde producten op tijd opslaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
3 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Kramen en materialen reserveren
2 personen
Stroompunten en kabelroute bepalen
2 personen
Verkoopkramen inventariseren
2 personen
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Standplaatsen en tijden bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen voor materiaal bevestigen
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Betaalwijze voor verkoop bepalen
2 personen
Kerstmuziek en afspeellijst kiezen
2 personen
Prijslijsten en menukaarten maken
2 personen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Decoratie en materialen labelen
2 personen
Contant geld en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Weersverwachting en kleding controleren
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringstand inrichten
4 personen
Drankenstand inrichten
3 personen
Verkoopstands nummeren
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Koelkasten en koelboxen vullen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Leveranciers ontvangen
2 personen
Verkopers naar stands begeleiden
3 personen
Opening van de kerstmarkt verzorgen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Catering serveren
5 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Verkoopkassa beheren
2 personen
Muziek afspelen
Verlichting controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Voorraad halverwege aanvullen
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Laatste bestellingen verwerken
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Verkopers uitchecken
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting en versiering verwijderen
4 personen
Terrein schoonvegen
3 personen
Cateringmateriaal afwassen
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Materialen controleren op schade
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Verkoopkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 20
Kraamzeilenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
Ledlampenaantal 24
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 20
Kerstboomstandaardsaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Touwrollenaantal 4
Prikbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 150
Permanent markersaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalsaantal 2
Steekwagensaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Laddersaantal 2
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Voedselbakkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiebekersaantal 250
Soepkommenaantal 150
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Theelepelsaantal 100
Glühweinbekersaantal 150
Servettenhoudersaantal 12

Catering

Boodschappen
Kassakistaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 2
Thermische voedselcontainersaantal 6
Drankkrattenaantal 12
Koelmattenaantal 12
Etikettenaantal 200
Allergenenkaartenaantal 20
Voorraadbakkenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 3
Afvalcontainersaantal 10
Handschoenenaantal 20
Schoonmaakdoekenaantal 30

Tips

Leg de plattegrond minimaal 2 weken vooraf vast. Plan verkoopkramen, partytenten, stroompunten en een kabelroute voordat je verkopers hun standplaats bevestigt.
Test alle lichtsnoeren, ledlampen, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik kabelmatten op looproutes en leg tie-wraps en touwrollen klaar voor losse decoratie.
Verzamel dieetwensen en verkoopinformatie tegelijk met de aanmeldingen. Bevestig per verkoper uiterlijk 1 week vooraf de standplaats, aankomsttijd en benodigde tafel- of stroomruimte.
Maak één voorraadcontrole voor houdbare en gekoelde producten. Zet koelproducten pas zo laat mogelijk gekoeld weg en controleer op de dag zelf koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudketels en warmhoudbakken.
Plan de opbouw met concrete tijdsblokken: reserveer minstens 2 uur voor kramen en tafels, daarna tijd voor decoratie, prijslijsten, muziek en verlichting. Leg contant geld en wisselgeld pas na de eindcontrole klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, openingstijden en vergunningen. Benader verkopers en reserveer kramen en materialen uiterlijk 6 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 5 tot 8 verkoopkramen tijdens de opening. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor opbouw en 2 voor afbouw, zodat verkoop en toezicht niet stilvallen.
Wanneer moet je de standplaatsen van verkopers bevestigen?: Bevestig standplaatsen, tijden en stroombehoefte uiterlijk 1 week vooraf. Stuur de plattegrond daarna nogmaals, zodat verkopers weten waar ze moeten lossen en opbouwen.
Wanneer moet je kerstverlichting en stroom controleren?: Test kerstverlichting, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 3 dagen vooraf en controleer de aansluitingen opnieuw op de opbouwdag. Leg kabels direct vast en dek looproutes af met kabelmatten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.