Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, vendedores, permisos, electricidad y horarios antes de pensar en la decoración. Esta checklist te ayuda a seguir un orden: primero defines el lugar y el recorrido, después confirmas reservas, participantes y pagos, y al final preparas compras, frío, luces y señalización. También incluye los detalles que suelen llegar tarde, como el cambio en efectivo, los cables protegidos y la confirmación de los puestos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
3 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Reservar puestos y materiales
2 personas
Definir los puntos de corriente y el recorrido de cables
2 personas
Inventariar los puestos de venta
2 personas
Contactar a los vendedores participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Confirmar los puestos y los horarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar las reservas de material
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Determinar el método de pago para la venta
2 personas
Elegir música navideña y lista de reproducción
2 personas
Crear listas de precios y menús
2 personas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Etiquetar la decoración y los materiales
2 personas
Preparar efectivo y cambio
2 personas
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
Probar las luces de Navidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo y la ropa
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el puesto de catering
4 personas
Montar el puesto de bebidas
3 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Llenar neveras y cajas frigoríficas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los proveedores
2 personas
Guiar a los vendedores a sus puestos
3 personas
Organizar la apertura del mercado navideño
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Servir el catering
5 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Gestionar la caja de ventas
2 personas
Poner música
Comprobar la iluminación
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Reponer existencias a mitad del evento
2 personas
Apoyar a los vendedores
2 personas
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación y la decoración
4 personas
Barrer el recinto
3 personas
Lavar el material de catering
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Comprobar si los materiales tienen daños
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de ventacant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesas plegablescant. 14
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 8
Manteles para mesascant. 20
Lonas para standcant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas LEDcant. 24
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 10
Decoración de mesacant. 20
Soportes para árbol de Navidadcant. 6
Bridascant. 200
Rollos de cuerdacant. 4
Tableros de corchocant. 12
Etiquetas de preciocant. 150
Rotuladores permanentescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Terminales de pagocant. 2
Carros de manocant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Cajas de herramientascant. 2
Escalerascant. 2
Bateríascant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Bandejas de comidacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 250
Tazones para sopacant. 150
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Cucharillascant. 100
Tazas para vino calientecant. 150
Porta-servilletascant. 12

Catering

Compras
Caja registradoracant. 2
Cajitas para cambiocant. 2
Contenedores térmicos para alimentoscant. 6
Cajas de bebidascant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Etiquetascant. 200
Tarjetas de alérgenoscant. 20
Cajas de almacenamientocant. 20

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Limpiacristalescant. 3
Contenedores de basuracant. 10
Guantescant. 20
Paños de limpiezacant. 30

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución del terreno antes de reservar materiales. Dibuja el recorrido de visitantes y marca dónde irán los puestos, las carpas, las mesas y las sillas.
Comprueba los permisos y las notificaciones con antelación, especialmente si habrá venta de alimentos, música o instalaciones eléctricas. No esperes a tener todos los vendedores confirmados para iniciar este trámite.
Confirma a cada vendedor dos veces: una al gestionar la inscripción y otra cuando cierres los puestos y sus horarios. Recoge también las preferencias dietéticas antes de preparar los menús y las compras.
Planifica la electricidad sobre el mapa, no el mismo día. Define los puntos de corriente, mide el recorrido de los cables y prepara alargadores, regletas y cubrecables para evitar zonas de paso peligrosas.
Deja para las últimas horas solo lo que depende de la frescura o del tiempo: guarda los productos refrigerados en frío, prueba las luces de Navidad y revisa el pronóstico para ajustar la ropa y la protección de los puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Usa las primeras semanas para fijar fecha, lugar, permisos y materiales; deja las confirmaciones finales, las compras y la decoración para los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del Mercado de Navidad?: Confírmalos al menos 2 semanas antes, con vendedor, horario, ubicación y necesidades de corriente. Así puedes cerrar el mapa, la señalización, los menús y la lista de compras sin cambios de última hora.
¿Cuánto efectivo y cambio necesito para un Mercado de Navidad?: Calcula el cambio según el número de puestos y el método de pago, y prepara pequeñas denominaciones para las primeras 2 o 3 horas. Sepáralo por puesto y verifica el importe antes de abrir, en lugar de improvisarlo durante la venta.
¿Cuándo se deben probar las luces y preparar los cables?: Prueba todas las guirnaldas y lámparas entre 1 y 3 días antes. El día del montaje coloca alargadores, regletas y cubrecables siguiendo el recorrido marcado, y revisa cada conexión antes de que lleguen los visitantes.

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