Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Glühwein. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Gelände fest, bevor du Stände, Verkäufer und Strom planst. Danach folgen Anmeldungen, Lageplan, Zahlungsabläufe und die Materialkontrolle. Kurz vor dem Termin zählen vor allem getestete Beleuchtung, beschriftete Dekoration, Wechselgeld und ein Plan für kaltes oder nasses Wetter. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Ort und Gelände einteilen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Stände und Materialien reservieren
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
Verkaufsstände inventarisieren
2 Personen
Teilnehmende Verkäufer kontaktieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Standorte und Zeiten bestätigen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Materialreservierungen bestätigen
2 Personen
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
Zahlungsart für den Verkauf festlegen
2 Personen
Weihnachtsmusik und Playlist auswählen
2 Personen
Preislisten und Speisekarten erstellen
2 Personen
Bestandsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lagerbestände sortieren
2 Personen
Dekoration und Materialien beschriften
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Wettervorhersage und Kleidung prüfen
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Cateringstand einrichten
4 Personen
Getränkestand einrichten
3 Personen
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

Lieferanten empfangen
2 Personen
Verkäufer zu den Ständen begleiten
3 Personen
Eröffnung des Weihnachtsmarkts übernehmen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Catering ausgeben
5 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
3 Personen
Kasse verwalten
2 Personen
Musik abspielen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Vorrat zwischendurch auffüllen
2 Personen
Verkäufer unterstützen
2 Personen
Letzte Bestellungen bearbeiten
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Verkäufer auschecken
2 Personen
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beleuchtung und Dekoration entfernen
4 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Cateringmaterial abwaschen
3 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Materialien auf Schäden prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

VerkaufsständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
KlappischeAnz. 14
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 20
StandplanenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 24
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 6
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 10
TischdekorationAnz. 20
WeihnachtsbaumständerAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
SeilrollenAnz. 4
PinnwändeAnz. 12
PreisschilderAnz. 150
PermanentmarkerAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2
LeiternAnz. 2
BatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeebecherAnz. 250
SuppenschalenAnz. 150
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
TeelöffelAnz. 100
GlühweintassenAnz. 150
ServiettenhalterAnz. 12

Catering

Einkäufe
KassetteAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
Thermobehälter für LebensmittelAnz. 6
GetränkekistenAnz. 12
KühlmattenAnz. 12
EtikettenAnz. 200
AllergenkartenAnz. 20
VorratsboxenAnz. 20

Reinigung

BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
AbfallcontainerAnz. 10
HandschuheAnz. 20
PutzlappenAnz. 30

Tipps

Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Markt. Ohne diese Prüfung solltest du weder Verkäufer verbindlich einladen noch das Gelände endgültig aufteilen.
Plane Strom nicht erst am Aufbautag: Zeichne Anschlüsse und Kabelwege in den Lageplan ein und teste Lichterketten, LED-Lampen sowie Verlängerungskabel spätestens am Vortag.
Bestätige Standorte und Einsatzzeiten der Verkäufer mindestens 7 Tage vorher. So erkennst du rechtzeitig Lücken bei Ständen, Mobiliar oder freiwilligen Helfern.
Bereite Preislisten, Speisekarten, Preisschilder und Wechselgeld gemeinsam vor. Rechne pro Verkaufsstand mit einer eigenen beschrifteten Bargeldkasse und kontrolliere den Bestand vor dem Einkauf.
Lagere Kühlprodukte bis zum Einsatz gekühlt und prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher. Lege dann fest, welche Partyzelte, Standplanen, Kabelmatten und zusätzliche Beleuchtung tatsächlich gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Standplanung. Verkäufer, freiwillige Helfer und Material solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin anfragen oder reservieren.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarktstand?: Plane pro Stand das benötigte Mobiliar, eine Standplane oder ein Partyzelt, Beleuchtung, Preisschilder und eine klare Preisliste ein. Für warme Getränke kommen je nach Angebot Kaffeemaschine, Wasserkocher oder Warmhaltebehälter hinzu.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?: Rechne pro gleichzeitig geöffnetem Verkaufsstand mit mindestens 2 Personen: eine für Verkauf und eine für Nachschub, Fragen oder Pausen. Zusätzlich brauchst du mindestens 2 Personen für Aufbau, Abbau und spontane Aufgaben auf dem Gelände.
Wann sollte man den Lageplan für den Weihnachtsmarkt erstellen?: Erstelle einen ersten Lageplan etwa 4 Wochen vorher, sobald Stände und Verkäufer absehbar sind. Bestätige Standorte, Stromanschlüsse, Kabelwege und Beschilderung spätestens 7 Tage vor dem Markt.

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