Kerstmarkt organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en glühwein inschenken. Je moet eerst de datum, locatie, vergunningen en terreinindeling vastleggen, daarna kraamhouders en bezoekers regelen. In de laatste week verschuift de aandacht naar leveringen, stroom, vrijwilligers en weersverwachting. Op de dag zelf bepalen duidelijke markeringen, getest licht en een uitgedeeld draaiboek of alles soepel verloopt. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen reserveren
Elektriciteit controleren
2 personen
Stroomkabels en verlichting testen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitdelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Garderobe voorbereiden
2 personen
Kramen markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kraamtafels plaatsen
4 personen
Stoelen en statafels plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Cateringtafels inrichten
3 personen
Koffie- en theestation vullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Prijskaartjes en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kramen controleren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kramen bemannen
8 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Muziek verzorgen
Kerstman begeleiden
2 personen
Laatste bestellingen afronden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kramen leegmaken
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Voorraad schoonmaken en opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Kraamtafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Kraamachterwandenaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Glühweinbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 8
Glühweinbekers met handvataantal 100

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kerstmanpak
Kunstsneeuwaantal 6
Prijskaartjesaantal 80
Pennenaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslangenaantal 10
Ledlichtjesaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Contactgrillsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Thermometeraantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenkrukkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemaantal 4
Blikvangersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Markeer waar partytenten, kraamtafels, statafels, garderoberekken en looppaden komen, zodat leveranciers en vrijwilligers op de opbouwdag niet hoeven te improviseren.
Controleer elektriciteit en test stroomkabels en verlichting minimaal één dag vooraf. Plan geen verlichting of verkooppunt zonder vooraf te weten waar aansluitingen liggen en hoeveel kabels nodig zijn.
Verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden en geef ze uiterlijk vijf dagen voor de markt door aan degene die de hapjes voorbereidt. Houd aparte serveerschalen en opscheplepels klaar om verwisseling te voorkomen.
Maak de vrijwilligersindeling en deel het draaiboek minstens 48 uur vooraf uit. Zet per tijdsblok wie verantwoordelijk is voor opbouw, garderobe, kraamhouders, catering en afsluiting.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas de opbouw daarop aan. Leg kerstdecoratie, tafelkleden, pijlborden, verlengkabels en verlichting droog en gesorteerd klaar voordat de partytenten worden opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kerstmarkt organiseren en de vergunning regelen?: Bevestig datum en locatie eerst en controleer daarna direct de vergunningseisen. Doe dit bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor de kerstmarkt, omdat je zonder duidelijkheid over de locatie ook de plattegrond en kraamhouders niet definitief kunt regelen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 4 uur voor de opbouw van partytenten, kraamtafels, achterwanden, verlichting, decoratie en bewegwijzering. Laat stroomkabels en verlichting vooraf testen en houd minstens 30 minuten extra aan voor het oplossen van praktische problemen.
Wanneer moet ik kraamhouders voor een kerstmarkt benaderen?: Benader kraamhouders zodra datum, locatie en globale plattegrond vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen daarna direct en sluit de registratie uiterlijk 2 weken voor de markt, zodat je de kramen kunt markeren en indelen.
Hoeveel glühweinbekers en herbruikbare bekers heb ik nodig?: Reken per verwachte bezoeker op minimaal één beker per drinkmoment en voeg 15 tot 20 procent reserve toe. Bij 100 bezoekers zijn dat dus minstens 115 tot 120 bekers, verdeeld over glühweinbekers en herbruikbare bekers naar gelang je aanbod.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.