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Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël demande plusieurs semaines de préparation, surtout pour coordonner les exposants, les autorisations et l’installation des stands. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, les livraisons et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent à vérifier l’électricité, la météo, les produits frais et le matériel. Cette checklist rassemble les 61 tâches et les 63 fournitures nécessaires, dans l’ordre où elles doivent être traitées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Créer le plan du site

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier un message sur les réseaux sociaux

  • Accrocher les affiches

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver les livraisons

  • Vérifier l'électricité

    2 personnes

  • Tester les câbles d’alimentation et l’éclairage

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Distribuer le déroulé

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Trier les décorations de Noël

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre les produits réfrigérés au frais

    2 personnes

  • Préparer le vestiaire

    2 personnes

  • Marquer les stands

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Installer les tables des stands

    4 personnes

  • Installer les chaises et les mange-debout

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    4 personnes

  • Installer le sapin de Noël et la décoration

    3 personnes

  • Brancher l'alimentation électrique

    2 personnes

  • Brancher le matériel de sonorisation

    2 personnes

  • Aménager les tables de catering

    3 personnes

  • Réapprovisionner le coin café et thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les étiquettes de prix et la signalétique

    2 personnes

  • Vérifier les stands

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer la dernière ronde de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir les stands

    8 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Collecter la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Vérifier l'éclairage

  • Fournir la musique

  • Accompagner le Père Noël

    2 personnes

  • Finaliser les dernières commandes

    3 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Vider les stands

    6 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Démonter l’éclairage

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter les tentes et les tables

    6 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Ranger la décoration

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer et ranger le stock

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables de standqté 12
  • Tables hautesqté 6
  • Chaises pliantesqté 40
  • Portantsqté 2
  • Cintresqté 80
  • Panneaux arrière de standqté 8
  • Nappesqté 16

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Tasses à vin chaudqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Assiettes à dessertqté 100
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 80
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 16
  • Thermosqté 8
  • Tasses à vin chaud avec anseqté 100

Décoration

  • Sapin de Noël artificiel
  • Boules de Noëlqté 80
  • Guirlandes de Noëlqté 12
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Étoiles de Noëlqté 10
  • Costume de Père Noël
  • Neige artificielleqté 6
  • Étiquettes de prixqté 80
  • Stylosqté 20
  • Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 10
  • Guirlandes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 12
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Passe-câblesqté 10

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Lecteur audio
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Bains-marieqté 3
  • Glacièresqté 4
  • Grills de contactqté 2

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Verres doseursqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Cuillères de serviceqté 12
  • Thermomètreqté 2
  • Papier aluminiumqté 4
  • Boîtes de conservationqté 12
  • Tabourets de cuisineqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Pinces à déchetsqté 4
  • Balaiqté 4
  • Éléments pharesqté 4
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Brosses de toilettesqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifie dès le début les autorisations nécessaires et dessine un plan indiquant les stands, les circulations et les espaces de service.
  • Donne aux exposants une date limite d’inscription située 3 à 4 semaines avant le marché. Demande à ce moment-là leurs besoins en électricité, leur mobilier et leurs éventuelles contraintes alimentaires.
  • Teste les câbles d’alimentation et l’éclairage 2 à 3 jours avant l’ouverture, puis prévois un contrôle sur place le matin même. Les rallonges et les points électriques sont souvent oubliés jusqu’au montage.
  • Prépare le déroulé et la répartition des bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Prévois des relais de 2 à 3 heures pour l’accueil, le vestiaire, les stands et le rangement.
  • Réserve les livraisons et organise les produits réfrigérés avant la veille. Garde les boissons chaudes, les tasses, les louches et les thermos regroupés dans une zone de service clairement signalée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu et les exposants doivent être confirmés en premier, car ils conditionnent le plan du site et le matériel.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?
Prévois au moins 4 à 6 heures pour monter les tentes, placer les tables, installer les chaises et signaler les stands. Ajoute 30 à 60 minutes pour tester l’électricité et l’éclairage avant l’arrivée du public.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?
Contacte-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Tu auras ainsi le temps d’enregistrer les participants, de préparer le plan et de recueillir leurs besoins.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?
Vérifie la météo, les livraisons, les produits réfrigérés, les décorations, le vestiaire et la présence des fournitures. Fais aussi un dernier point avec les bénévoles et distribue le déroulé au plus tard la veille.

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