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Weihnachtsmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Glühwein. Kläre zuerst Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Standbetreiber einlädst oder Poster aufhängst. Danach folgen Geländeplan, Anmeldungen, Lieferungen, Strom und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, gekühlte Produkte, getestete Beleuchtung und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste deckt 61 Aufgaben und 63 benötigte Dinge für die Vorbereitung und Durchführung ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Geländeplan erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferungen reservieren

  • Strom überprüfen

    2 Personen

  • Stromkabel und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan verteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Garderobe vorbereiten

    2 Personen

  • Stände markieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Messetische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum und Dekoration aufstellen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Cateringtische einrichten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation auffüllen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Preisschilder und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Stände kontrollieren

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Musik organisieren

  • Weihnachtsmann betreuen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen abschließen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Stände leeren

    6 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Zelte und Tische abbauen

    6 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Dekoration verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Vorräte reinigen und lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MessetischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 80
  • StandrückwändeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 16

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • GlühweintassenAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 8
  • Glühweintassen mit HenkelAnz. 100

Dekoration

  • Künstlicher Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtssterneAnz. 10
  • Weihnachtsmannkostüm
  • KunstschneeAnz. 6
  • PreisschilderAnz. 80
  • StifteAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichtschläucheAnz. 10
  • LED-LichterAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Musikplayer
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • KontaktgrillsAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ThermometerAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • KüchenhockerAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • BlickfängerAnz. 4
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort mindestens 8 Wochen vorher und prüfe vor der Einladung, ob Genehmigungen für Verkaufsstände, Strom und Zelte nötig sind.
  • Fordere Anmeldungen spätestens 3 Wochen vor dem Markt an. Erfasse dabei Ernährungswünsche und teile die Standplätze erst danach endgültig im Geländeplan ein.
  • Teste Stromkabel und Beleuchtung nicht erst beim Aufbau: Plane einen vollständigen Funktionstest 2 bis 3 Tage vorher und halte Verlängerungen sowie Ersatzlampen bereit.
  • Teile Freiwillige mindestens 1 Woche vorher in Schichten ein. Verteile den Ablaufplan mit Aufbau, Einlass, Garderobe, Standbetreuung und Abbau an alle Beteiligten.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und sichere Partyzelte, Dekoration und Wegweiser. Kühlprodukte kommen erst am Veranstaltungstag in die Kühlung, Snacks und Tischmaterial sollten vorher bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Standbetreiber für einen Weihnachtsmarkt kontaktieren?
Kontaktiere die Standbetreiber etwa 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 Wochen vor dem Markt. So bleibt Zeit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Standplätze zu bearbeiten.
Wann prüft man Strom und Beleuchtung beim Weihnachtsmarkt?
Führe den ersten Test spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Aufbau durch. Am Veranstaltungstag folgt vor der Öffnung ein zweiter kurzer Kontrollgang an allen Ständen und Wegen.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt an Ausstattung?
Plane je nach Standzahl Partyzelte, Messetische, Stehtische, Klappstühle und Standrückwände ein. Für die Ausgabe brauchst du unter anderem wiederverwendbare Becher, Glühweintassen, Teller, Besteck und Thermoskannen; rechne zusätzlich mit mindestens 10 Prozent Reserve bei Verbrauchsmaterialien.

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