Kerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en glühwein inschenken. Je moet eerst datum, locatie, indeling en vergunningen vastleggen, daarna kraamhouders, leveranciers en vrijwilligers coördineren. In de laatste week draait het om betaalterminals, bewegwijzering, menuborden, voorraad en decoratie. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat je op de dag zelf niet nog achter stroompunten, dieetwensen of prijskaartjes aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders uitnodigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Kraamverkoop bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Vergunningen controleren
Stroompunten vastleggen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Menukaarten maken
Prijskaartjes maken
Kraamnummers voorbereiden
Betaalsysteem testen
2 personen
Routeborden voorbereiden
Sociale promotie plaatsen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Weerplan klaarleggen
Terrein vrijmaken
4 personen
Stroomkabels uitrollen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kraamtafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Verlengkabels aansluiten
3 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Verkooptafels inrichten
6 personen
Catering voorbereiden
5 personen
Glühwein verwarmen
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Catering serveren
5 personen
Glühwein serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Betalingen verwerken
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten bijvullen
Verlichting controleren
Laatste ronde aankondigen
Verkoop afsluiten
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geld en apparatuur veiligstellen
3 personen
Catering afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 24
Kraamrekkenaantal 12
Opbergboxenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6

Servies

Mokkenaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Frisdrankglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 12

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kunsttakkenaantal 20
Rode tafellopersaantal 24
Kraamnummersaantal 18
Prijskaartjesaantal 100
Menubordenaantal 8
Routebordenaantal 10
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Apparatuur

Warmhoudketelsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Kassabakkenaantal 4
Pinapparatenaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 10
Ovenwantenaantal 8
Aluminium bakkenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 6

Overig

Geldkistjesaantal 4
Portemonneetjesaantal 4
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 24
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Touwrollenaantal 6
Paraplu'saantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Geef iedere kraam een nummer en noteer per plek de benodigde tafelruimte, stroomaansluiting en route voor bezoekers.
Vraag dieetwensen en allergieën tegelijk met de aanmeldingen uit. Verwerk die informatie uiterlijk een week vooraf op menuborden en in de afspraken met de kraamhouders.
Test het betaalsysteem minimaal drie dagen voor de markt op elke gebruikte telefoon of terminal. Leg daarnaast prijskaartjes, menuborden en contante betaalinstructies per kraam klaar.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur. Zorg dat er bij de start minstens één persoon bij de entree, één bij de verkoop en één aanspreekpunt voor kraamhouders staat.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en gebruik die controle om tenten, verlichting, kleding en een alternatief voor de buitenopstelling definitief te maken. Koel dranken pas nadat de verwachte bezoekersstroom duidelijk is, zodat je minder lang opslagruimte nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en vergunningen. Nodig kraamhouders en vrijwilligers uiterlijk vier tot zes weken vooraf uit, zodat je open plekken en ontbrekende hulp nog kunt opvangen.
Wanneer moet ik kraamhouders voor een kerstmarkt uitnodigen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur zes weken voor de markt. Vraag aanmeldingen binnen twee weken terug en bevestig daarna kraamverkoop, kraamnummer, plaats, stroombehoefte en eventuele dieet- of verkoopinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Reken tijdens de opbouw op minstens één vrijwilliger per drie tot vier kramen. Tijdens openingstijden heb je daarnaast minimaal drie vaste rollen nodig: ontvangst of entree, aanspreekpunt voor kraamhouders en ondersteuning bij verkoop of opruimen.
Wanneer moet ik een weerplan voor de kerstmarkt maken?: Maak een basisplan bij de start van de organisatie en controleer het opnieuw 48 uur voor opening. Leg uiterlijk de dag ervoor vast waar partytenten, verlichting, tafels en routeborden komen en wat je doet bij regen, wind of gladheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.