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Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Glühwein. Lege zuerst Datum, Ort, Marktaufteilung und Genehmigungen fest, bevor du Stände und Lieferanten verbindlich zusagst. In den letzten zwei Wochen werden Helfer, Speisekarten, Preise, Stromanschlüsse und Zahlungssysteme konkret. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, klare Standnummern und ein vorbereiteter Schlechtwetterplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standverkauf bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromanschlüsse festlegen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Menükarten erstellen

  • Preisschilder machen

  • Standnummern vorbereiten

  • Zahlungssystem testen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

  • Social-Media-Werbung posten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Schlechtwetterplan bereitlegen

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Stromkabel ausrollen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Standtische aufstellen

    5 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Verlängerungskabel anschließen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Verkaufstische einrichten

    6 Personen

  • Catering vorbereiten

    5 Personen

  • Glühwein erhitzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Bargeld bereitlegen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Standbetreiber empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    5 Personen

  • Glühwein ausschenken

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks nachfüllen

    3 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Verkauf abschließen

    4 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geld und Ausrüstung sichern

    3 Personen

  • Catering abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • KlappischeAnz. 18
  • StehtischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 24
  • StandregaleAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 6

Geschirr

  • TassenAnz. 120
  • GlühweintassenAnz. 150
  • SoftdrinkgläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • SchälchenAnz. 80
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 12

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • KunstzweigeAnz. 20
  • Rote TischläuferAnz. 24
  • StandnummernAnz. 18
  • PreisschilderAnz. 100
  • MenükartenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • WäscheklammernAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • LaternenAnz. 12
  • BatterienAnz. 48

Ausstattung

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KassenboxenAnz. 4
  • KartenlesegeräteAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ScherenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ZangenAnz. 10
  • OfenhandschuheAnz. 8
  • AluminiumschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungsschwämmeAnz. 12
  • HandfegerAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • PapierhandtuchhalterAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Sonstiges

  • GeldkassettenAnz. 4
  • PortemonnaiesAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 24
  • KlebebandrollenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 200
  • SeilrollenAnz. 6
  • RegenschirmeAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Marktaufteilung früh und nummeriere jeden Stand. So kannst du Stromanschlüsse, Wegweiser, Standregale und die Einteilung der Betreiber eindeutig zuordnen.
  • Bestätige Standbetreiber und Lieferanten spätestens zwei Wochen vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Menükarten und Einkauf nicht erst am Vortag angepasst werden müssen.
  • Teste das Zahlungssystem mindestens 48 Stunden vor dem Markt und lege Wechselgeld, Preisschilder und Menükarten gemeinsam bereit. Ein fehlendes Kabel oder ein falscher Preis fällt sonst erst beim ersten Verkauf auf.
  • Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib jeder Person eine konkrete Aufgabe. Für Aufbau, Verkauf, Nachfüllen und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten, nicht nur eine allgemeine Helferliste.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und halte den Schlechtwetterplan sichtbar bereit. Partyzelte, LED-Lichterketten, Aufbewahrungsboxen und warme Getränke sollten dann bereits erreichbar sein, nicht noch beim Lieferanten liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Standbetreiber, Lieferanten und Freiwillige sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Verkaufsstand und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Aufbau, Nachfüllen, Kasse und Abbau ein. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du entsprechend Ersatz für Pausen.
Wann sollte man Glühwein und Getränke einkaufen?
Haltbare Vorräte kannst du 1 bis 2 Wochen vorher bereitstellen. Kühlpflichtige Getränke und Glühwein organisierst du so, dass sie spätestens am Vortag gekühlt beziehungsweise zum Erwärmen bereitstehen.
Was braucht ein Weihnachtsmarkt bei schlechtem Wetter?
Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Bereiche in Partyzelte verlegt werden und wo Wege frei bleiben. Prüfe außerdem Beleuchtung, trockene Aufbewahrungsboxen, zusätzliche Sitzmöglichkeiten und den Zugang zu Stromanschlüssen.

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