Checklist pour organiser un marché de Noël

Un marché de Noël demande plus qu’une décoration festive et quelques stands. Il faut bloquer la date et le lieu, coordonner les exposants, vérifier les autorisations, organiser les bénévoles et prévoir une solution météo. Cette checklist rassemble 75 tâches et 80 fournitures pour avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’installation des tables, tentes, panneaux, boissons et décorations.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Inviter les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer la vente sur stand
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
Répertorier les points d’alimentation électrique
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Créer les menus
Créer les étiquettes de prix
Préparer les numéros de stand
Tester le système de paiement
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer le plan météo
Dégager le site
4 personnes
Dérouler les câbles électriques
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables de stand
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher des rallonges
3 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Préparer le service traiteur
5 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire une ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le service traiteur
5 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Traiter les paiements
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le dernier tour
Clôturer les ventes
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Sécuriser l’argent et le matériel
3 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 24
Présentoirs de standqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Tassesqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Verres à boissons fraîchesqté 120
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Branches décorativesqté 20
Chemins de table rougesqté 24
Numéros des standsqté 18
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux de menuqté 8
Panneaux de directionqté 10
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pilesqté 48

Équipement

Bains-marieqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Tiroirs-caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Ciseauxqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 10
Gants de cuisineqté 8
Bacs en aluminiumqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Porte-essuie-tout en papierqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Autre

Caisses à monnaieqté 4
Petits portefeuillesqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 24
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200
Rouleaux de cordeqté 6
Parapluiesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les réservations : prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les exposants, les fournisseurs et les autorisations nécessaires.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques avant de dessiner l’aménagement. Cela évite de déplacer les stands ou de découvrir trop tard qu’un point d’alimentation manque.
Préparez les numéros de stand, les étiquettes de prix, les menus et les panneaux de direction avant le jour J. Gardez un exemplaire de chaque modèle dans une boîte de rangement.
Testez le système de paiement au moins 48 heures avant l’ouverture et désignez un responsable pour les stocks, les boissons refroidies et le réassort pendant chaque créneau.
Consultez les prévisions météo 3 à 5 jours avant le marché, puis activez votre plan B : tentes, mobilier déplacé, éclairage LED et signalétique doivent être compatibles avec ce scénario.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et confirmer les exposants.
Quand faut-il inviter les exposants pour un marché de Noël ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription, puis confirmez la vente sur stand et les besoins alimentaires de chaque participant.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 visiteurs attendus, avec des personnes dédiées à l’accueil, au paiement, au réassort et à l’installation. Ajoutez 2 personnes disponibles en renfort pendant l’ouverture.
Quand préparer les boissons et les décorations ?: Triez les décorations et vérifiez le matériel 3 à 5 jours avant. Refroidissez les boissons la veille et installez les stocks non périssables avant l’arrivée des exposants, afin de garder le matin du marché pour la mise en place finale.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.